Zgodnie z art. 16 ust. 1 ustawy o działalności lobbingowej w procesie stanowienia prawa organy władzy publicznej są obowiązane niezwłocznie udostępniać w BIP informacje o działaniach podejmowanych wobec nich przez podmioty wykonujące zawodową działalność lobbingową wraz ze wskazaniem oczekiwanego przez te podmioty sposobu rozstrzygnięcia.

Informację tą sporządzają kierownicy urzędów obsługujących organy władzy publicznej, w przypadku ministerstw właściwi ministrowie, w terminie raz w roku do końca lutego.

Stosownie do postanowień art. 16 ust. 2 ustawy Minister Obrony Narodowej wydał Zarządzenie Nr 7/MON Ministra Obrony Narodowej z dnia 9 lutego 2007 r. określające sposoby postępowania w Ministerstwie Obrony Narodowej przy załatwianiu spraw z zakresu działalności lobbingowej (Dz. Urz. z 2007 r. Nr 4, poz. 37).

Zarządzenie to określa szczegółowy sposób postępowania w Ministrowie Obrony Narodowej w kontaktach z podmiotami wykonującymi zawodową działalność lobbingową lub realizującymi czynności wchodzące w zakres tej działalności jednak nie wpisanymi do rejestru. Celem kontaktów jest reprezentowanie interesów osób lub jednostek, na rzecz których podmioty te działają.

Koordynatorem wystąpień skierowanych do Ministerstwa Obrony Narodowej jest Biuro Ministra Obrony Narodowej.

Wspomniane wystąpienia mogą przybrać następującą formę:

• pisemnego wniosku o podjęcie określonej inicjatywy legislacyjnej;
• propozycji spotkania w celu omówienia określonej kwestii uregulowanej prawnie lub wymagającej takiej regulacji;
• zgłoszenia zainteresowania pracami nad projektem ustawy lub rozporządzenia.

Zadania Koordynatora:

• Rejestruje wystąpienie i datę jego wpływu;
• Sprawdza czy podmiot zgłaszający wystąpienie jest zarejestrowany w rejestrze podmiotów prowadzących zawodową działalność lobbingową;
• Weryfikuje wystąpienie pod względem właściwości MON (w tym przekazuje wg. właściwości);
• Przekazuje sprawę jednostce właściwej.
• Umieszcza wystąpienie w Biuletynie Informacji Publicznej MON w przypadku gdy nie posiada ono formy zgłoszenia zainteresowania pracami nad projektem ustawy lub rozporządzenia.
• Gdy wystąpienie przybiera postać zgłoszenia zainteresowania pracami nad projektem ustawy lub rozporządzenia przesyła je do jednostki właściwej oraz do Departamentu Prawnego, który staje się odpowiedzialny za umieszczenie go w BIP MON.
• Prowadzi ewidencję spraw załatwianych na podstawie wystąpień podmiotów wykonujących działalność lobbingową (zawodową i niezawodową).
• Opracowuje raz w roku, do końca lutego, informację o działaniach podejmowanych wobec Ministerstwa w roku poprzednim przez podmioty wykonujące zawodową działalność lobbingową i niezwłocznie udostępnia ją na stronach BIP MON.

Jednostka właściwa po otrzymaniu wystąpienia za pośrednictwem Koordynatora udziela pisemnej odpowiedzi na wystąpienie bądź wyznacza termin spotkania w celu omówienia zagadnień zawartych w wystąpieniu. Ze spotkania sporządza się notatkę służbową.

W przypadku zgłoszenia jednostka właściwa może uwzględnić bądź odrzucić propozycje rozwiązań w zaproponowanych przez podmiot prowadzący działalność lobbingową. Przyczyny odmowy umieszcza się w odpowiedniej części uzasadnienia do projektu.

Informację o sposobie załatwienia sprawy jednostka właściwa przesyła Koordynatorowi.

Powyższą informację sporządza się przy współudziale Departamentu Prawnego, jeżeli dotyczy ona projektu ustawy lub rozporządzenia przekazanego do uzgodnień z członkami Rady Ministrów.

Podmioty niezarejestrowane

W przypadku kiedy wystąpienie pochodzi od podmiotu nieprowadzącego zawodowej działalności lobbingowej traktuje się je jako wniosek lub petycję i nadaje bieg stosownie do przepisów KPA. Jednocześnie Koordynator niezwłocznie przygotowuje projekt pisma ministra ON w tej sprawie do ministra SWiA.

Jeżeli jednak wystąpienie podmiotu niezarejestrowanego w rejestrze podmiotów prowadzących zawodową działalność lobbingową ma formę zgłoszenia, to kieruje się je do Departamentu Prawnego.