W związku z wejściem w życiem ustawy z dnia 14 czerwca 2024 r. o ochronie sygnalistów (Dz. U. 2024 r., poz. 928), Ministerstwo Obrony Narodowej, w celu zapewnienia realizacji przepisów ww. ustawy – zapewnieniu bezpiecznej drogi przekazywania zgłoszeń zaobserwowanych naruszeń prawa, wdrożyło Wewnętrzną Procedurę Dokonywania Zgłoszeń Wewnętrznych  w Ministerstwie Obrony Narodowej.

Zgłoszenia może dokonać osoba fizyczna, która zgłasza lub ujawnia publicznie informacje o naruszeniu prawa w kontekście związanym z pracą. Sygnalistą może być, w szczególności :

• Obecny lub były pracownik Ministerstwa lub funkcjonariusz pełniący służbę w Ministerstwie;
• kandydat do pracy/służby w Ministerstwie, który uzyskał informację o naruszeniu prawa w procesie rekrutacji lub negocjacji poprzedzających zawarcie umowy;
• osoba świadcząca pracę na innej podstawie niż stosunek pracy, w tym na podstawie umowy cywilnoprawnej;
• przedsiębiorca wykonujący usługi na rzecz Ministerstwa;
• osoba świadcząca pracę pod nadzorem i kierownictwem wykonawcy, podwykonawcy lub dostawcy, w tym na podstawie umowy cywilnoprawnej;
• praktykant, stażysta i wolontariusz.

Przedmiotem zgłoszenia naruszenia prawa jest działanie lub zaniechanie niezgodne z prawem lub mające na celu obejście prawa dotyczące:

• korupcji;
• zamówień publicznych;
• usług, produktów i rynków finansowych;
• przeciwdziałania praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu;
• bezpieczeństwa produktów i ich zgodności z wymogami;
• bezpieczeństwa transportu;
• ochrony środowiska;
• ochrony radiologicznej i bezpieczeństwa jądrowego;
• bezpieczeństwa żywności i pasz;
• zdrowia i dobrostanu zwierząt;
• zdrowia publicznego;
• ochrony konsumentów;
• ochrony prywatności i danych osobowych;
• bezpieczeństwa sieci i systemów teleinformatycznych;
• interesów finansowych Skarbu Państwa Rzeczypospolitej Polskiej, jednostki samorządu terytorialnego oraz Unii Europejskiej;
• rynku wewnętrznego Unii Europejskiej, w tym publicznoprawnych zasad konkurencji i pomocy państwa oraz opodatkowania osób prawnych;
• konstytucyjnych wolności i praw człowieka i obywatela – występujące w stosunkach jednostki z organami władzy publicznej i niezwiązane z dziedzinami wskazanymi w pkt 1–16.

Uwaga – procedury nie stosuje się do:

Informacji objętych:

• przepisami o ochronie informacji niejawnych oraz innych informacji, które nie podlegają ujawnieniu z mocy przepisów prawa powszechnie obowiązującego ze względów bezpieczeństwa publicznego;
• tajemnicą zawodową zawodów medycznych oraz prawniczych;
• tajemnicą narady sędziowskiej;
• postępowaniem karnym - w zakresie tajemnicy postępowania przygotowawczego oraz tajemnicy rozprawy sądowej prowadzonej z wyłączeniem jawności.

Naruszeń prawa w zakresie:

• zamówień publicznych w dziedzinach obronności i bezpieczeństwa w rozumieniu art. 7 pkt 36 ustawy z dnia 11 września 2019 r. – Prawo zamówień publicznych, do których nie stosuje się przepisów tej ustawy,
• umów offsetowych zawieranych na podstawie ustawy z dnia 26 czerwca 2024 r. o niektórych umowach zawieranych w związku z realizacją zamówień o podstawowym znaczeniu dla bezpieczeństwa państwa,
• innych interesów podejmowanych w celu ochrony podstawowych lub istotnych interesów bezpieczeństwa państwa na podstawie art. 346 Traktatu o funkcjonowaniu Unii Europejskiej.

Zgłoszenie wewnętrzne może być dokonywane poprzez następujące kanały zgłaszania:

• listownie na adres: Biuro Dyrektora Generalnego Ministerstwa Obrony Narodowej, Al. Niepodległości 218, 00-911 Warszawa – z dopiskiem na kopercie „Zgłoszenie naruszenia prawa”;
• poprzez pocztę elektroniczną na adres: sygnalista@mon.gov.pl.

Zgłoszenie wewnętrzne powinno zawierać, w szczególności:

• imię i nazwisko sygnalisty;
• adres;
• szczegółowy opis zgłaszanego naruszenia prawa;
• wskazanie osoby lub osób dokonujących naruszenia prawa;
• wskazanie ewentualnych środków dowodowych.

Do przyjmowania zgłoszeń wewnętrznych w Ministerstwie i podejmowania działań następczych upoważnione jest Biuro Dyrektora Generalnego.

Dyrektor Biura Dyrektora Generalnego, upoważnia pracowników Ministerstwa do przyjmowania zgłoszeń wewnętrznych, potwierdzania przyjęcia zgłoszenia oraz podejmowania działań następczych.

Osoby upoważnione są zobowiązane do zachowania w tajemnicy informacji uzyskanych w toku obsługi zgłoszeń. W szczególności są zobowiązane do nieujawniania informacji, które mogą skutkować ustaleniem tożsamości sygnalisty, osób pomagających mu w zgłoszeniu lub osoby, której dotyczy zgłoszenie. Ujawnienie tych danych jest możliwe tylko w przypadkach określonych przepisami prawa.

Wobec sygnalisty nie mogą być podejmowane działania odwetowe ani próby lub groźby zastosowania takich działań .

Działanie odwetowe to bezpośrednie lub pośrednie działanie lub zaniechanie w kontekście związanym z pracą, które jest spowodowane zgłoszeniem lub ujawnieniem publicznym i które narusza lub może naruszać prawa sygnalisty lub może wyrządzić nieuzasadnioną szkodę sygnaliście, w tym bezpodstawne inicjowanie postępowań przeciwko sygnaliście.

Do takich działań można zaliczyć między innymi:

• odmowe nawiązania stosunku pracy;
• wypowiedzenie lub rozwiązanie bez wypowiedzenia stosunku pracy;
• pominięcie przy przyznawaniu innych niż wynagrodzenie świadczeń związanych z pracą lub obniżeniu wysokości tych świadczeń;
• przeniesienie na niższe stanowisko pracy;
• zawieszenie w wykonywaniu obowiązków pracowniczych lub służbowych;
• przekazanie innemu pracownikowi dotychczasowych obowiązków sygnalisty;
• nałożenie lub zastosowanie środka dyscyplinarnego, w tym kary finansowej, lub środka o podobnym charakterze.

Za działanie odwetowe może zostać uznane wszelkie niesprawiedliwe traktowanie, jakiego sygnalista doświadczy jako konsekwencja swojego zgłoszenia.

• dokonanie zgłoszenia wewnętrznego – od tego momentu sygnalista podlega ochronie;
• upoważniony, przez Dyrektora Biura Dyrektora Generalnego, pracownik Ministerstwa dokonuje przyjęcia zgłoszenia wewnętrznego oraz potwierdza przyjęcie zgłoszenia (w terminie 7 dni od otrzymania zgłoszenia);
• weryfikacja i postępowanie wyjaśniające w przedmiocie zgłoszenia;
• działania następcze - w celu oceny prawdziwości informacji zawartych w zgłoszeniu oraz w celu przeciwdziałania naruszeniu prawa będącemu przedmiotem zgłoszenia;
• przekazanie informacji zwrotnej dla sygnalisty (w terminie 3 miesięcy od dnia potwierdzenia przyjęcia zgłoszenia wewnętrznego lub w przypadku nieprzekazania potwierdzenia przyjęcia zgłoszenia wewnętrznego w terminie 3 miesięcy od upływu 7 dni od dokonania zgłoszenia wewnętrznego, informacje zwrotną na temat planowanych lub podjętych działań następczych oraz powodów takich działań). 

Warunki objęcia ochroną

Sygnalista podlega ochronie od chwili dokonania zgłoszenia lub ujawnienia publicznego, pod warunkiem że miał uzasadnione podstawy sądzić, że informacja będąca przedmiotem zgłoszenia lub ujawnienia publicznego jest prawdziwa w momencie dokonywania zgłoszenia lub ujawnienia publicznego i że stanowi informację o naruszeniu prawa.

Ochrona danych osobowych

Ministerstwo gwarantuje, że procedura zgłoszeń wewnętrznych oraz związane z przyjmowaniem zgłoszeń przetwarzanie danych osobowych uniemożliwiają nieupoważnionym osobom uzyskanie dostępu do informacji objętych zgłoszeniem oraz zapewniają ochronę poufności tożsamości sygnalisty, osoby, której dotyczy zgłoszenie, oraz osoby trzeciej wskazanej w zgłoszeniu. Ochrona poufności dotyczy informacji, na podstawie których można bezpośrednio lub pośrednio zidentyfikować tożsamość takich osób.

DANE OSOBOWE ZAWARTE W ZGŁOSZENIU SĄ PRZETWARZANE WYŁĄCZNIE W ZAKRESIE NIEZBĘDNYM DO PRZYJĘCIA ZGŁOSZENIA oraz PODJĘCIA DZIAŁAŃ NASTĘPCZYCH.

• Dyrektywa Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2019/1937 z dnia 23.10.2019 r.
  https://eur-lex.europa.eu/legal-content/PL/TXT/PDF/?uri=CELEX:32019L1937&qid=1707937286830 
• Ustawa z dnia 14 czerwca 2024 r. o ochronie sygnalistów  https://isap.sejm.gov.pl/isap.nsf/download.xsp/WDU20240000928/O/D20240928.pdf