Zgodnie z przepisami ustawy z dnia 6 kwietnia 1984 roku o fundacjach (Dz. U. z 2023 r.,poz. 166) każda fundacja posiada organ sprawujący nad nią nadzór.

Informacja o organie sprawującym nadzór nad fundacją znajduje się w Krajowym Rejestrze Sądowym. Wyszukiwarka KRS znajduje się pod adresem https://ekrs.ms.gov.pl/web/wyszukiwarka-krs/strona-glowna/index.html.

Minister Obrony Narodowej jest ministrem właściwym jedynie dla fundacji, których cele statutowe związane są z zakresem działania ministra.

Zgodnie z art. 12 ust. 2 ustawy z dnia 6 kwietnia 1984 roku o fundacjach (Dz. U. z 2023 r., poz. 166) fundacje mają obowiązek składania corocznie właściwemu ministrowi (wskazanemu w Krajowym Rejestrze Sądowym) sprawozdań ze swojej działalności obejmujące najważniejsze informacje o działalności fundacji w okresie sprawozdawczym, pozwalające ocenić prawidłowość realizacji przez fundację jej celów statutowych.

Sprawozdanie, o którym mowa w ust. 2, sporządza się w postaci elektronicznej, na formularzu udostępnionym w Biuletynie Informacji Publicznej na stronie podmiotowej urzędu obsługującego Ministra Sprawiedliwości, oraz opatruje się kwalifikowanym podpisem elektronicznym, podpisem zaufanym albo podpisem osobistym (art. 12 ust. 2b). W myśl art. 12 ust. 3, ustawy, sprawozdanie jest przez fundację udostępnione do publicznej wiadomości.

Wzór formularza określono w Rozporządzeniu Ministra Sprawiedliwości z dnia 20 grudnia 2022 roku w sprawie jednolitego wzoru formularza sprawozdania z działalności fundacji (Dz. U. poz. 2791).

Sprawozdanie należy opatrzyć kwalifikowanym podpisem elektronicznym, podpisem zaufanym albo podpisem osobistym. Sprawozdanie podpisują osoby uprawnione do reprezentacji Fundacji, zgodnie z zasadami określonymi w statucie w zakresie oświadczeń woli lub reprezentacji. Złożenie sprawozdania niespełniającego wymogów oraz zakresu określonego w powołanym Rozporządzeniu będzie równoznaczne z jego niezłożeniem.

Sprawozdania dotyczące okresów przed 1 stycznia 2023 roku również należy składać na wzorze wprowadzonym Rozporządzeniem Ministra Sprawiedliwości z dnia 20 grudnia 2022 roku.

Z obowiązku sprawozdawczego nie zwalnia brak prowadzenie działalności w danym okresie sprawozdawczym.

Edytowalny formularz sprawozdania z działalności fundacji udostępniono na stronach BIP Ministerstwa Sprawiedliwości.

Fundacje nie mają obowiązku przedstawiania sprawozdania finansowego organowi sprawującemu nadzór w rozumieniu przepisów ustawy o rachunkowości, a informacje o charakterze finansowym przedstawiają jedynie w zakresie wynikającym ze wzoru wprowadzonego przez powyższe Rozporządzenie Ministra Sprawiedliwości.

Każda fundacja składa sprawozdanie do właściwego organu nadzoru zgodnie z wpisem
w Krajowym Rejestrze Sądowym. W przypadku, gdy ministrem właściwym dla danej fundacji jest Minister Obrony Narodowej, wypełnione i podpisane sprawozdanie fundacji nadzorowanej należy przesłać zgodnie z jednym z poniższych sposobów:

1. za pośrednictwem Elektronicznej Platformy Usług Administracji Publicznej (ePUAP) na adres skrytki: /MON_KANCELARIA/SkrytkaESP.
2. przesyłając opatrzone klasyfikowanym podpisem elektronicznym sprawozdanie na adres
   e-mailowy – sekretariat.dks@mon.gov.pl (ze wskazanym tytułem: „sprawozdanie
   z działalności Fundacji” wraz z jej nazwą).
3. wykorzystując pocztę tradycyjną, usługi kurierskie lub składając osobiście na adres: Departament Edukacji, Kultury i Dziedzictwa MON, 00-911 Warszawa, al. Niepodległości 218 (ze wskazanym dopiskiem: „sprawozdanie z działalności Fundacji” wraz z jej nazwą).

Uwaga:

Pismo wnoszone w formie dokumentu elektronicznego, powinno zawierać adres elektroniczny oraz zostać podpisane przez stronę albo jej przedstawiciela ustawowego lub pełnomocnika kwalifikowanym podpisem elektronicznym, podpisem zaufanym albo podpisem osobistym. Opatrzenie pisma przewodniego zaufanym podpisem elektronicznym nie skutkuje podpisaniem całego dokumentu elektronicznego.

Wszelkie załączniki należy podpisać osobno.

Brak technicznej możliwości podpisania załączników z poziomu ePUAP nie wyklucza w ogóle możliwości podpisania takiego dokumentu w innym miejscu, a następnie dołączenia do korespondencji.

Do podpisywania podpisem zaufanym można posłużyć się tzw. podpisywarkami, zamieszczonymi na platformie gov.pl:

1. https://e-sprawozdania.mf.gov.pl/ap/#/step2-start;
2. https://www.gov.pl/web/gov/podpisz-dokument-elektronicznie-wykorzystaj-podpis-zaufany.

Do złożenia podpisu kwalifikowanego służą narzędzia komercyjne, zaś do złożenia podpisu osobistego należy skorzystać z aplikacji e-dowód.

Sprawozdanie z działalności fundacji jest sporządzane w formie pisemnej i obejmuje okres roku kalendarzowego.

Termin: w przepisach nie został określony, można więc przyjąć, że do końca roku kalendarzowego (np. sprawozdanie za rok 2023 fundacja musi złożyć do końca roku 2024).

Do końca roku następującego po roku, w którym fundacja została zarejestrowana w Krajowym Rejestrze Sądowym. Przykładowo, jeżeli fundacja została zarejestrowana 1 grudnia 2023 roku, to pierwsze sprawozdanie za rok 2023 była obowiązana złożyć do końca 2024 roku (pomimo, iż w praktyce obejmowało jedynie ostatni miesiąc okresu sprawozdawczego).

W takiej sytuacji należy niezwłocznie złożyć zaległe sprawozdanie wraz z pismem wyjaśniającym powód niedopełnienia obowiązku. Ze względu na podejmowane procedury kontrolne wskazane jest również skontaktowanie się z urzędnikiem komórki, który w ramach ministerstwa zajmuje się realizacją nadzoru nad fundacjami. W przypadku Ministerstwa Obrony Narodowej jest to Departament Edukacji, Kultury i Dziedzictwa – Wydział Nadzoru.

Konsekwencją niewywiązania się z obowiązku sprawozdawczego może być m.in. zawieszenie przez sąd zarządu fundacji i wyznaczenie zarządu przymusowego.

Organy fundacji – upoważnione do ich reprezentowania, zobowiązane są do aktualizacji podjętych postanowień w statutach oraz odpowiednio zgłaszania wniosków o zmianę wpisów w Krajowym Rejestrze Sądowym w zakresie informacji określonych w przepisach ustawy
z dnia 20 sierpnia 1997 roku o Krajowym Rejestrze Sądowym (Dz. U. z 2023 r., poz. 685).

Wniosek o wpis do Rejestru powinien być złożony nie później niż w terminie 7 dni od dnia zdarzenia uzasadniającego dokonanie wpisu.

Zgodnie z przepisami Rozdziału 6 ustawy z dnia 1 marca 2018 roku o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy i finansowaniu terroryzmu (Dz. U. z 2024 r., poz. 1222), fundacje obowiązane są do dokonania, przez osoby uprawnione do reprezentacji, zgłoszenia wymaganych ustawą, informacji do Centralnego Rejestru Beneficjentów Rzeczywistych.

Dokonanie zgłoszenia jest bezpłatne.

Więcej informacji na stronie: https://www.podatki.gov.pl/crbr/.

Zgodnie z art. 21 ustawy z dnia 13 maja 2016 roku o przeciwdziałaniu zagrożeniom przestępczością na tle seksualnym  i ochronie małoletnich (Dz. U. z 2024 r. poz. 1228), przed nawiązaniem stosunku pracy lub przed dopuszczaniem jakiejkolwiek osoby do innej działalności związanej z wychowaniem, edukacją, wypoczynkiem, leczeniem małoletnich lub opieką nad nimi (np. wyjazdy na ferie zimowe, agroturystyka, obozy jeździeckie) każdy pracodawca lub organizator w zakresie takiej działalności ma obowiązek sprawdzenia, czy dane zatrudnianej lub dopuszczanej osoby znajdują się w Rejestrze Sprawców Przestępstw na Tle Seksualnym (RSPTS).

W celu uzyskania informacji z Rejestru z dostępem ograniczonym należy:

1. założyć na stronie internetowej https://rps.ms.gov.pl/pl-PL/Public#/ konto użytkownika instytucjonalnego;
2. przesłać pisemne zgłoszenie utworzenia konta do Biura Informacyjnego Krajowego Rejestru Karnego (BI KRK);
3. po aktywowaniu konta przez BI KRK należy wygenerować pytanie do Systemu RSPTS, które należy opatrzyć kwalifikowanym podpisem elektronicznym lub podpisem potwierdzonym profilem zaufanym ePUAP.

Za udzielenie informacji z Rejestru nie pobiera się opłaty.

Informacje uzyskane z RSPTS udostępniane są w sposób umożliwiający sporządzenie z nich wydruku. Strona https://rps.ms.gov.pl/pl-PL/Public#/ umożliwia sprawdzenie autentyczności wydruku informacji z RSPTS.

Zgodnie z art. 23 ustawy o przeciwdziałaniu zagrożeniom przestępczością na tle seksualnym, dopuszczenie osoby do pracy lub innej działalności opisanej powyżej bez uzyskania informacji z RSPTS podlega karze aresztu, ograniczenia wolności albo grzywny nie niższej niż 1000 zł.

Więcej informacji na stronie: www.gov.pl/web/sprawiedliwosc/rejestr-sprawcow-przestepstw-na-tle-seksualnym.

Stosownie do art. 12 ust. 2a ustawy z dnia 6 kwietnia 1984 roku o fundacjach (Dz. U. z 2023 r., poz. 166), przepisu ust. 2 nie stosuje się do fundacji posiadających status organizacji pożytku publicznego, które zamieściły na stronie podmiotowej Narodowego Instytutu Wolności – Centrum Rozwoju Społeczeństwa Obywatelskiego w Biuletynie Informacji Publicznej sprawozdanie merytoryczne z działalności oraz sprawozdanie finansowe zgodnie z przepisami ustawy z dnia 24 kwietnia 2003 r. o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie (Dz. U. z 2024 r. poz. 834.).

Działając na podstawie art. 13 ust. 1 i 2 RODO tj. rozporządzenia Parlamentu Europejskiego
i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) - informuję, że:

Administratorem danych osobowych jest Minister Obrony Narodowej z siedzibą:

Al. Niepodległości 218, 00-911 Warszawa

tel. 22 628 0031, adres e-mail: kontakt@mon.gov.pl

Administrator wyznaczył Inspektora Ochrony Danych, z którym można się kontaktować poprzez pocztę elektroniczną na adres: iod@mon.gov.pl, lub listownie na adres: Ministerstwo Obrony Narodowej Al. Niepodległości 218, 00-911 Warszawa, z dopiskiem „Inspektor Ochrony Danych”.

Dane osobowe będą przetwarzane na podstawie art. 6 ust. 1 lit. c RODO (wypełnienie obowiązku prawnego) tj. ustawy z dnia 14 grudnia 1995 r. o urzędzie Ministra Obrony Narodowej (tj. Dz.U. 2024 poz. 1222), rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 18 grudnia 2023 r. w sprawie szczegółowego zakresu działania Ministra Obrony Narodowej (tj. Dz.U. poz. 2707) i ustawy z 6 kwietnia 1984 r. o fundacjach (tj. Dz.U. 2023 poz. 166) w celu realizacji obowiązków Ministra Obrony Narodowej jako ministra właściwego względem fundacji.

Dane mogą być przekazywane podmiotom przetwarzającym dane osobowe na zlecenie administratora, a także innym podmiotom uprawnionym na podstawie przepisów prawa, w tym jednostkom organizacyjnym podległym lub nadzorowanym przez Ministra Obrony Narodowej w przypadku, gdy zapytanie skierowane na ten adres będzie dotyczyło zagadnień pozostających we właściwości określonej jednostki organizacyjnej resortu obrony narodowej.

Dane nie będą przekazywane do państwa trzeciego ani do organizacji międzynarodowej.

Dane będą przechowywane przez okres wynikający z przepisów prawa o archiwizacji oraz zgodnie z obowiązującą w Ministerstwie Obrony Narodowej instrukcją kancelaryjną.

Ma Pani/Pan prawo:

• dostępu do swoich danych osobowych,
• żądania ich sprostowania,
• ograniczenia przetwarzania, w przypadkach wymienionych w RODO.

W związku z tym, że przetwarzanie danych osobowych odbywa się na podstawie przepisów prawa, osobie której dane dotyczą nie przysługuje prawo do usunięcia danych, przenoszenia danych ani prawo do wniesienia sprzeciwu.

Osobie, której dane dotyczą przysługuje prawo wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych (adres: 00-193 Warszawa, ul. Stawki 2).

Podanie danych osobowych jest dobrowolne. Konsekwencją ich niepodania będzie brak możliwości udzielenia odpowiedzi.

W trakcie przetwarzania danych pozyskanych nie będzie dochodziło do zautomatyzowanego podejmowania decyzji ani do profilowania.

Ustawa z dnia 6 kwietnia 1984 r. o fundacjach:

https://isap.sejm.gov.pl/isap.nsf/DocDetails.xsp?id=WDU19840210097

Ustawa z dnia 1 marca 2018 roku o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy oraz finansowania terroryzmu: https://isap.sejm.gov.pl/isap.nsf/DocDetails.xsp?id=WDU20220000593

Rozporządzenie Ministra Sprawiedliwości z dnia 20 grudnia 2022 r. w sprawie jednolitego wzoru formularza sprawozdania z działalności fundacji:

https://isap.sejm.gov.pl/isap.nsf/DocDetails.xsp?id=WDU20220002791