Powiatowa Stacja Sanitarno-
Epidemiologiczna w Krakowie

Nasz znak:                 Data:

AD.2600.323.2022     24 listopada 2022 r.

ZAPYTANIE OFERTOWE

Postępowanie prowadzone będzie bez stosowania przepisów ustawy z dnia 11 września 2019 r. Prawo zamówień publicznych (Dz. U. z 2022 r. poz. 1710 ze zm.), na podstawie art. 2 ust. 1 pkt. 1 tej ustawy.

Powiatowa Stacja Sanitarno-Epidemiologiczna w Krakowie ul. Makuszyńskiego 9, 31-752 Kraków zwraca się z prośbą o przedstawienie oferty cenowej na sukcesywną bezgotówkową dostawę paliw płynnych poprzez tankowanie samochodów służbowych PSSE w Krakowie.

1. Opis przedmiotu zamówienia:

1. Przedmiotem zamówienia jest sukcesywny zakup paliw: etyliny Pb-95 oraz oleju napędowego dla potrzeb PSSE w Krakowie w 2023 r. z zapewnieniem bezgotówkowego rozliczania transakcji w systemie elektronicznych kart paliwowych. Szacunkowe zapotrzebowanie na paliwa do pojazdów służbowych w przewidzianym okresie realizacji przedmiotu zamówienia wynosi odpowiednio:

• benzyna bezołowiowa 95 – około 3700 litrów;
• olej napędowy ON – około 2000 litrów.

2. Tankowania odbywać się będą na podstawie rzeczywistego zużycia i bieżących potrzeb Zamawiającego w okresie trwania umowy do jej wyczerpania. Zamawiający informuje, iż podana wielkość zamówienia jest wielkością szacunkową i zastrzega sobie prawo do zmiany zakresu zakupów co do ilości, ze względu na aktualne potrzeby w takim wypadku Wykonawca nie będzie żądał realizacji pozostałej ilości oraz odszkodowania.
3. Każdorazowo sprzedaż paliwa będzie dokonywana po cenie obowiązującej na danej stacji paliw Wykonawcy w momencie realizacji transakcji, przy uwzględnieniu stałego rabatu wyrażonego w złotych polskich, naliczanego od ceny brutto. W/w rabat będzie stały i niezmienny w czasie całego trwania umowy.
4. Rozliczenie pomiędzy Wykonawcą a Zamawiającym dokonywane będzie na podstawie faktycznie zakupionych przez Zamawiającego ilości paliw. Dokonywane zakupy rozliczane będą raz w miesiącu. Okres rozliczeniowy trwać będzie od pierwszego do ostatniego dnia danego miesiąca. Każdorazowo do faktury VAT Wykonawca dołączy dokładną ewidencję wykonanych transakcji. Zamawiający dopuszcza możliwość generowania e-faktur.
5. Wykonawca będzie prowadził ewidencję zakupionego paliwa przez każdy z pojazdów Zamawiającego – w systemie elektronicznym za pomocą karty paliwowej posiadającej kod przypisany do każdego pojazdu. Wykonawca zapewni Zamawiającemu bieżący monitoring transakcji na swoich stronach internetowych.
6. Wykonawca zobowiązuje się do wydania Zamawiającemu 4 kart paliwowych na numery rejestracyjne pojazdów (z możliwością zwiększenia ich ilości) oraz 2 kart na okaziciela niezwłocznie po zawarciu umowy, jednak nie później niż w ciągu 15 dni roboczych licząc od daty podpisania umowy. Dokonanie pierwszej transakcji przy użyciu karty rozpocznie działanie całego systemu tankowania bezgotówkowego. Zamawiający zastrzega sobie prawo do zmniejszenia lub zwiększenia liczby kart paliwowych w trakcie obowiązywania umowy w sytuacji, gdy zmianie ulegnie liczba samochodów służbowych Zamawiającego, numer rejestracyjny samochodu, a także gdy karta ulegnie zniszczeniu.
7. W przypadku utraty, zniszczenia lub kradzieży karty paliwowej, Wykonawca, po telefonicznym zgłoszeniu tego faktu przez Zamawiającego, dokona natychmiastowego zablokowania karty. Wykonawca wyda duplikat karty nieprawidłowo funkcjonującej z winy Wykonawcy bez dodatkowych opłat ze strony Zamawiającego. Za kartę nową (na nowy pojazd) lub zniszczoną/zablokowaną z winy Zamawiającego, Zamawiający zapłaci opłatę zgodną z cennikiem opłat i stawek Wykonawcy, a Wykonawca ma obowiązek wydać ją Zamawiającemu, nie później niż w ciągu 15 dni roboczych od dnia zgłoszenia takiego zapotrzebowania.
8. Oferowane paliwo musi spełniać wymagania określone w Polskich Normach Jakościowych.
9. Wykonawca zobowiązuje się do okazywania świadectwa jakości sprzedawanych paliw na każde wezwanie Zamawiającego.

2. Termin wykonania zamówienia i warunki płatności:

1. Termin wykonania zamówienia od dnia 1 stycznia 2023 r. do dnia 31 grudnia 2023 r.
2. Płatność przelewem po wykonaniu przedmiotu zamówienia w terminie 14 dni od otrzymania faktury.
3. Miejsce i termin składania ofert:

1. Ofertę należy złożyć na adres e-mail zampub.psse.krakow@sanepid.gov.pl w nieprzekraczalnym terminie do dnia 5 grudnia 2022 r. godz. 11:00, podając cenę netto i brutto za całość zamówienia.
2. Ofertę cenową należy złożyć na formularzu ofertowym stanowiącym załącznik nr 1 do niniejszego zapytania ofertowego.
3. Oferta cenowa winna być sporządzona w języku polskim i musi obejmować całość zamówienia.
4. Oferty złożone po terminie nie będą rozpatrywane.

4. Kontakt:

Kontakt od poniedziałku do piątku w godzinach 8:00 – 14:00 telefonicznie pod numerem 12 430 70 69 lub na adres e-mail: zampub.psse.krakow@sanepid.gov.pl

5. Uwagi:

1. Zamawiający będzie rozpatrywał ofertę całościowo.
2. Z wybranym Wykonawcą zostanie podpisana umowa na bezgotówkową dostawę paliwa.
3. Zamawiający zastrzega sobie prawo unieważnienia postępowania na każdym etapie bez podania przyczyny.

Klauzula obowiązku informacyjnego w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego – dotyczy Wykonawcy będącego osobą fizyczną

W wykonaniu obowiązku określonego w art. 13 ust. 1 i 2 Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (dalej „RODO”) Powiatowa Stacja Sanitarno-Epidemiologiczna w Krakowie reprezentowana przez Państwowego Powiatowego Inspektora Sanitarnego w Krakowie (będącego jednocześnie Dyrektorem PSSE w Krakowie) informuje:

1. Administratorem danych osobowych, czyli podmiotem decydującym o celach i sposobach ich przetwarzania, jest Powiatowa Stacja Sanitarno-Epidemiologiczna w Krakowie będąca jednostką budżetową oraz podmiotem leczniczym wpisanym do Rejestru Podmiotów Wykonujących Działalność Leczniczą w księdze rejestrowej prowadzonej przez Wojewodę Małopolskiego o numerze 000000024349.
2. Dane kontaktowe Administratora: ul. K. Makuszyńskiego 9, 31 - 752 Kraków, tel. centrala: (12) 644-91-33, adres e-mail: psse.krakow@sanepid.gov.pl, strona internetowa: https://bip.malopolska.pl/pssekrakow/, skrytka w ePUAP: /pssekrakow/SkrytkaESP
3. W sprawach dotyczących danych osobowych mogą się Państwo kontaktować z:

1. Inspektorem Ochrony Danych tel. (12) 644-91-33 wew. 150, adres e-mail: iod.psse.krakow@sanepid.gov.pl.
2. Sekretariatem PSSE w Krakowie tel. (12) 644-09-35, adres e-mail: psse.krakow@sanepid.gov.pl.

4. Podane dane osobowe we wszelkich dokumentach składanych przez Wykonawcę będą przetwarzane na podstawie art. 6 ust. 1 lit. c RODO w celu związanym z postępowaniem o udzielenie zamówienia publicznego w zapytaniu ofertowym, znak sprawy AD.2600.323.2022.
5. Podanie danych osobowych jest obowiązkiem ustawowym określonym w przepisach ustawy z dnia 11 września 2019 r. Prawo zamówień publicznych (Dz. U. z 2022 poz. 1710 ze zm.) i jest niezbędne dla potrzeb uczestnictwa w postepowaniu o udzielenie zamówienia. Konsekwencją niepodania określonych danych może być nierozpatrzenie złożonej oferty.
6. W ramach przetwarzania danych osobowych Administrator nie stosuje zautomatyzowanego przetwarzania, w tym profilowania (zgodnie z art. 22 RODO).
7. Dane przetwarzane przez administratora przechowywane będą przez okres 5 lat zgodnie z odpowiednimi symbolami obowiązującego w PSSE w Krakowie jednolitego rzeczowego wykazu akt określającymi kategorię archiwalną (zgodnie z rozporządzeniem Prezesa Rady Ministrów z dnia 18 stycznia 2011 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych (Dz.U. Nr 14, poz. 67 z zm.)). Natomiast umowy cywilno-prawne wraz z dokumentacją dotyczącą ich realizacji, niezależnie od trybu w jakim zostały zawarte, przechowywane są przez okres 10 lat.
8. Wykonawcy przysługuje:

1. na podstawie art. 15 RODO prawo dostępu do danych osobowych Pani/Pana dotyczących;
2. na podstawie art. 16 RODO prawo do sprostowania lub uzupełnienia Pani/Pana danych osobowych, przy czym skorzystanie z prawa do sprostowania lub uzupełnienia nie może skutkować zmianą wyniku postępowania o udzielenie zamówienia publicznego ani zmianą postanowień umowy w sprawie zamówienia publicznego w zakresie niezgodnym z ustawą Pzp oraz nie może naruszać integralności protokołu postępowania oraz jego załączników;
3. na podstawie art. 18 RODO prawo żądania od administratora ograniczenia przetwarzania danych osobowych z zastrzeżeniem przypadków, o których mowa w art. 18 ust. 2 RODO, przy czym prawo do ograniczenia przetwarzania nie ma zastosowania w odniesieniu do przechowywania, w celu zapewnienia korzystania ze środków ochrony prawnej lub w celu ochrony praw innej osoby fizycznej lub prawnej, lub z uwagi na ważne względy interesu publicznego Unii Europejskiej lub państwa członkowskiego, a także nie ogranicza przetwarzania danych osobowych do czasu zakończenia postępowania o udzielenie zamówienia.

9. Wykonawcy przysługuje prawo do wniesienia skargi do organu nadzorującego przestrzeganie przepisów ochrony danych osobowych to jest do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych w Warszawie.
10. Wykonawcy nie przysługuje prawo do:

1. usunięcia danych osobowych (w związku z art. 17 ust. 3 lit. b, d lub e RODO),
2. prawo do przenoszenia danych osobowych (o którym mowa w art. 20 RODO),
3. prawo sprzeciwu, wobec przetwarzania danych osobowych (na podstawie art. 21 RODO), gdyż podstawą prawną przetwarzania danych osobowych wykonawcy jest art. 6 ust. 1 lit. c RODO.

Załączniki:

Załącznik nr 1 – Formularz ofertowy