Rozporządzenie 2019/787 wymaga, aby operacje leżakowania napojów spirytusowych odbywały się pod nadzorem skarbowym państwa członkowskiego lub nadzorem zapewniającym równoważne gwarancje. W tym celu każdy kraj UE wyznacza organy odpowiedzialne za nadzorowanie takich procesów starzenia i informuje o tym KE w celu publikacji takich informacji. Ponadto, państwa członkowskie wyznaczają właściwe organy odpowiedzialne za zapewnienie zgodności z rozporządzeniem 2019/787.

Na stronie Komisji Europejskiej opublikowano dane kontaktowe do właściwych organów odpowiedzialnych za:

• nadzór nad procesem leżakowania napojów spirytusowych,
• kontrole napojów spirytusowych pod kątem ich zgodności z rozporządzeniem 2019/787.

Podawanie okresu leżakowania napoju spirytusowego

Przedsiębiorcy, którzy zamierzają wprowadzać do obrotu napoje spirytusowe oznakowane na etykiecie okresem leżakowania, powinni zwrócić uwagę na obowiązki wynikające z przepisów UE i krajowych.

Zgodnie z art. 13 ust. 6 i 7 rozporządzenia 2019/787 w opisie, prezentacji lub etykietowaniu napoju spirytusowego można podawać okres leżakowania lub dojrzewania, tylko w przypadku gdy odnosi się on do najmłodszego składnika alkoholowego napoju spirytusowego, a w każdym razie pod warunkiem że wszystkie czynności związane z dojrzewaniem napoju spirytusowego odbywały się pod nadzorem skarbowym państwa członkowskiego lub nadzorem zapewniającym równoważne gwarancje.

Nadzór nad procesem leżakowania

Zasady nadzoru, o którym mowa w przepisach UE, zostały doprecyzowane w ustawie o wyrobie napojów spirytusowych. Ustawa określa, że przedsiębiorcy, którzy produkują alkohol etylowy lub leżakują taki alkohol etylowy, mają dodatkowe obowiązki w przypadku przeznaczenia takiego alkoholu do wyrobu napojów spirytusowych, w których oznakowaniu będą umieszczane informacje o okresie leżakowania. Co istotne, jako alkohol etylowy rozumie się wszystkie napoje spirytusowe, destylaty pochodzenia rolniczego oraz alkohol etylowy pochodzenia rolniczego (rektyfikat) w rozumieniu przepisów rozporządzenia 2019/787.

Umieszczanie na etykiecie napoju spirytusowego informacji o okresie jego leżakowania jest możliwe, gdy przedsiębiorca produkujący lub leżakujący alkohol etylowy:

1. prowadzi takie czynności w składzie podatkowym,
2. prowadzi i przechowuje ewidencję leżakowanego alkoholu etylowego,
3. sporządza i przechowuje karty leżakowania (stosowane przy przewozie alkoholu etylowego oraz jego dystrybucji detalicznej),
4. informuje właściwego naczelnika urzędu celno-skarbowego o najważniejszych procesach produkcyjnych związanych z leżakowanym alkoholem etylowym.

Za nadzór nad procesem leżakowania odpowiadają organy Krajowej Administracji Skarbowej (KAS), których zadaniem jest kontrola celno-skarbowa w zakresie zgodności ze stanem faktycznym ewidencji leżakowania i kart leżakowania. Natomiast kontrola znakowania napojów spirytusowych prowadzona jest przez organy Inspekcji Jakości Handlowej Artykułów Rolno-Spożywczych (IJHARS). Działania KAS w zakresie nadzoru nad leżakowaniem oraz kontrole jakości handlowej prowadzone przez IJHARS stanowią gwarancję właściwej informacji o okresie leżakowania napoju spirytusowego wskazywanej na etykiecie.

Dzięki temu konsumenci mają pewność, że zakupiony przez nich napojów spirytusowy, np. whisky lub okowita zbożowa, faktycznie był leżakowany, np. przez 5 lub 10 lat, zgodnie z informacją podaną przez producenta na opakowaniu napoju spirytusowego.

Dokumentacja związana z leżakowaniem

Ustawa o wyrobie napojów spirytusowych określa informacje, które należy umieścić w ewidencji leżakowania w podziale na dane dotyczące:

• wprowadzania alkoholu etylowego do składu podatkowego,
• przetwarzania lub leżakowania alkoholu etylowego w ramach składu podatkowego,
• leżakowanego alkoholu etylowego, który opuszcza skład podatkowy.

Obowiązkiem przedsiębiorcy jest odnotowanie w ewidencji poszczególnych czynności, które pozwolą na monitorowanie procesów produkcyjnych leżakowanego alkoholu w ramach składu podatkowego, w tym jego leżakowanie. Zakres gromadzonych informacji dotyczy również mieszania różnych partii leżakowanego alkoholu oraz rozlewu napojów spirytusowych z poszczególnych partii leżakowanego alkoholu.

Należy pamiętać o przestrzeganiu terminów:

• odnotowywania w ewidencji informacji odnośnie czynności związanych z leżakowanym alkoholem – nie później niż w dniu roboczym następującym po dniu, w którym została wykonana dana czynność,
• informowania właściwego naczelnika urzędu celno-skarbowego o czynnościach związanych z leżakowanym alkoholem – nie później niż na 1 dzień roboczy przed planowanym wykonaniem danej czynności.

Ewidencja leżakowania może mieć formę elektroniczną lub papierową i powinna być prowadzona odrębnie dla każdego składu podatkowego. Wymagania w tym zakresie są zbliżone do rozwiązań zawartych w przepisach o podatku akcyzowym odnośnie do formy i sposobu prowadzenia ewidencji.

W przypadku ewidencji prowadzonej w postaci papierowej przed rozpoczęciem jej wypełniania należy ją przeszyć i ponumerować strony, natomiast właściwy naczelnik urzędu celno-skarbowego lub upoważniony funkcjonariusz Służby Celno-Skarbowej powinien opatrzyć przeszycia pieczęcią urzędu i na ostatniej stronie ewidencji leżakowania wpisać liczbę jej stron oraz złożyć podpis.

Do prowadzenia ewidencji w formie elektronicznej należy posiadać odpowiedni program komputerowy, który zapewnia ochronę przechowywanych danych przed zniekształceniem lub utratą, Program komputerowy do prowadzenia ewidencji powinien umożliwiać dokonywanie korekty danych wraz z identyfikacja osoby dokonującej tej korekty oraz daty jej dokonania, a także generowanie w porządku chronologicznym wszystkich wpisów i ich wydruk. Ważną funkcjonalnością takiego programu jest uniemożliwianie usuwania wpisów. Przedsiębiorca powinien zapisywać tak prowadzoną ewidencję leżakowania na informatycznym nośniku danych.

Przedsiębiorca ma również obowiązek sporządzania zgodnie z informacjami zawartymi w ewidencji leżakowania karty informacyjnej leżakowanego alkoholu etylowego, który jest wyprowadzany ze składu podatkowego do innego składu podatkowego na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej albo wyprowadzany ze składu podatkowego jako napój spirytusowy (rozlany do opakowań jednostkowych). Informacje zawarte w karcie leżakowania są niezbędne dla weryfikacji danych dotyczących alkoholu etylowego przemieszczanego między składami podatkowymi, a także alkoholu wprowadzanego do obrotu.

Istotne jest także właściwe przechowywanie dokumentacji. Przedsiębiorca powinien przechowywać ewidencję leżakowania przez 5 lat, licząc od dnia wyprowadzenia ostatniej partii leżakowanego alkoholu ze składu podatkowego prowadzonego przez tego przedsiębiorcę. Obowiązek 5-letniego okresu przechowywania dotyczy również kart leżakowania, które sporządził przedsiębiorca oraz otrzymanych kopii kart leżakowania z innego składu podatkowego.