Jak przedsiębiorca może założyć adres do e-Doręczeń?

Podmioty wpisane do rejestru przedsiębiorców KRS mogą wnioskować o założenie adresu do e-Doręczeń przez:

1. Biznes.gov.pl - bezpłatny wniosek o założenie adresu do e-Doręczeń powiązanego z bezpłatną skrzynką w Koncie Przedsiębiorcy na portalu Biznes.gov.pl
2. KRS - wniosek o adres do e-Doręczeń składany razem z wnioskiem o rejestrację lub zmianę danych w rejestrze przedsiębiorców KRS - ważne! wnioski rejestracyjne i zmianowe w KRS są płatne; adres do e-Doręczeń założony w ten sposób też jest powiązany z bezpłatną skrzynką w Koncie Przedsiębiorcy na portalu Biznes.gov.pl
3. komercyjnego dostawcę - na warunkach oferowanych przez poszczególnych kwalifikowanych dostawców usługi e-Doręczeń

UWAGA: za rozpatrzenie wniosku i utworzenie adresu do e-Doręczeń odpowiada Ministerstwo Cyfryzacji.

Jak założyć adres i skrzynkę do e-Doręczeń na Biznes.gov.pl?

W przypadku podmiotów wpisanych do KRS:

1) wniosek muszą podpisać elektronicznie osoby uprawnione do reprezentacji przedsiębiorcy albo pełnomocnik/ prokurent, który ma umocowanie do złożenia wniosku

Po przejściu przez kreator znajdziesz się na stronie podpisywania dokumentu. Możesz wybrać podpis osobisty, podpis zaufany lub podpis kwalifikowany. Po podpisaniu dokumentu sprawozdania kliknij przycisk „Wyślij”.

Nie musisz podpisać wniosku od razu po przejściu kreatora. Jeśli wniosek ma podpisać kilka osób, możesz zebrać wymagane podpisy i wrócić do kreatora w późniejszym czasie, aby dołączyć i wysłać podpisany dokument. W tym celu skorzystaj z opcji „wiele podpisów”. Po przejściu kreatora, na stronie „Podpis” kliknij przycisk „Wiele podpisów”. System wyświetli ekran umożliwiający popranie dokumentu. Wybierz przycisk „Pobierz dokument” i zapisz plik na dysku. Do podpisu można użyć usługi podpisywania dokumentów Podpisem Zaufanym lub użyć podpisu osobistego oraz podpisu kwalifikowanego. Aby dodać gotowy dokument zaloguj się ponownie do swojego konta Biznes.gov.pl. Dodaj podpisany dokument XML lub XADES. Podpisany dokument musi być dokładnie tym samym, który został pobrany podczas realizacji tej usługi.

2) jeśli wniosek składa pełnomocnik, prokurent albo członek organu uprawnionego do reprezentacji, którego uprawnienie do złożenia wniosku w imieniu przedsiębiorcy wynika z KRS to nie musi dołączać dokumentu pełnomocnictwa.

Ale jeśli to uprawnienie nie wynika z KRS to do wniosku na Biznes.gov musi dołączyć:

• pełnomocnictwo podpisane elektronicznie przez przedsiębiorcę albo kopię pełnomocnictwa potwierdzoną elektronicznie za zgodność z oryginałem przez przedsiębiorcę, notariusza albo profesjonalnego pełnomocnika przedsiębiorcy dowód zapłacenia opłaty skarbowej za złożenie pełnomocnictwa (sprawdź praktyczne informacje na temat opłaty skarbowej) bądź dokument potwierdzający reprezentację albo jego kopię, potwierdzoną elektronicznie za zgodność z oryginałem przez przedsiębiorcę, notariusza albo profesjonalnego pełnomocnika przedsiębiorcy. Wielkość wszystkich plików łącznie nie może przekroczyć 3,7 MB.

Uwaga! Opłatę skarbową za złożenie pełnomocnictwa lub prokury trzeba zapłacić na konto urzędu miasta lub gminy właściwego dla siedziby mocodawcy - czyli przedsiębiorcy, który udzielił pełnomocnictwa/ ustanowił prokurę. Tu szczegóły: praktyczne informacje na temat opłaty skarbowej

Wzór pełnomocnictwa do pobrania: https://www.biznes.gov.pl/pl/portal/ou709

3) administrator

Przedsiębiorca z KRS musi wyznaczyć administratora skrzynki do e-Doręczeń. Jest to osoba, która obsługuje (zarządza) tą skrzynką. Między innymi aktywuje adres po jego utworzeniu przez Ministra Cyfryzacji. Na adres e-mail administratora przychodzi powiadomienie systemowe z linkiem aktywacyjnym.

Zarządzanie skrzynką doręczeń obejmuje w szczególności:
1) dokonywanie na skrzynce doręczeń następujących operacji:

    a) wysyłania i odbierania korespondencji,

    b) zarządzania korespondencją zgromadzoną w skrzynce doręczeń, w tym wprowadzania reguł definiowania przekazywania korespondencji do innych systemów teleinformatycznych w sposób automatyczny,

    c) konfigurowania skrzynki doręczeń;

2) wskazywanie osób fizycznych upoważnionych do dokonywania na skrzynce doręczeń operacji, o których mowa w pkt 1. 

O czym musisz pamiętać składając wniosek na Biznes.gov.pl?

Aby skutecznie złożyć wniosek o adres do e-Doręczeń, pamiętaj!

• Wniosek musi być podpisany elektronicznie. Możesz wybrać podpis osobisty, podpis zaufany lub podpis kwalifikowany.
• Wniosek podpisują osoby uprawnione do reprezentacji (na przykład zarząd, wspólnicy) albo prokurent lub pełnomocnik, który ma umocowanie do złożenia wniosku. Ważne! Minister Cyfryzacji odrzuci wniosek podpisany niezgodnie z zasadami reprezentacji.
• Jeśli reprezentujesz przedsiębiorcę (na przykład jako pełnomocnik), a twoje uprawnienie do złożenia wniosku wynika z CEIDG albo KRS, nie musisz dołączać do wniosku pełnomocnictwa, ani innego dokumentu uprawniającego do reprezentacji.
• Jeśli dołączasz pełnomocnictwo albo inny dokument uprawniający do działania w imieniu przedsiębiorcy pamiętaj, że musi mieć formę elektroniczną – czyli być podpisany podpisem kwalifikowanym.
• Jeśli dołączasz kopię pełnomocnictwa albo innego dokumentu uprawniającego do działania w imieniu przedsiębiorcy musi być potwierdzona elektronicznie za zgodność z oryginałem przez przedsiębiorcę, notariusza albo profesjonalnego pełnomocnika przedsiębiorcy.
• Do dokumentu pełnomocnictwa i prokury dołącz dowód zapłacenia opłaty skarbowej. Zapłać ją na konto urzędu miasta lub gminy właściwego dla siedziby lub miejsca zamieszkania mocodawcy. Mocodawcą jest przedsiębiorca, który udzielił pełnomocnictwa lub ustanowił prokurę. Sprawdź praktyczne informacje na temat opłaty skarbowej.
• Wielkość wszystkich załączanych plików łącznie nie może przekroczyć 3,7 MB.

Aby wysłać wniosek, po podpisaniu dokumentu kliknij przycisk „Wyślij”.

Jakich dokładnie podmiotów dotyczy termin 1 kwietnia 2025?

Obowiązek posiadania adresu do e-Doręczeń dotyczy wszystkich podmiotów zarejestrowanych w rejestrze przedsiębiorców KRS, czyli:

1. spółek jawnych
2. europejskich zgrupowań interesów gospodarczych
3. spółek partnerskich
4. spółek komandytowych
5. spółek komandytowo-akcyjnych
6. spółek z ograniczoną odpowiedzialnością
7. prostych spółek akcyjnych
8. spółek akcyjnych
9. spółek europejskich
10. spółdzielni
11. spółdzielni europejskich
12. przedsiębiorstw państwowych
13. instytutów badawczych i instytutów działających w ramach Sieci Badawczej Łukasiewicz
14. towarzystw ubezpieczeń wzajemnych
15. towarzystw reasekuracji wzajemnej
16. innych osób prawnych, jeżeli wykonują działalność gospodarczą i podlegają obowiązkowi wpisu do rejestru, o którym mowa w art. 1 ust. 2 pkt 2 – na przykład fundacje
17. oddziałów przedsiębiorców zagranicznych działających na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej
18. głównych oddziałów zagranicznych zakładów ubezpieczeń
19. głównych oddziałów zagranicznych zakładów reasekuracji
20. instytucji gospodarki budżetowej.