Zgłoszenia są kierowane do Ministerstwa:

1. poprzez formularz elektroniczny zapewniający poufność zgłoszeń;
2. listownie na adres: Ministerstwo Rozwoju i Technologii, Plac Trzech Krzyży 3/5, 00-507 Warszawa; z dopiskiem na kopercie „Zgłoszenie naruszenia prawa – do rąk własnych Koordynatora do spraw przyjmowania zgłoszeń naruszeń prawa”;
3. w trakcie osobistego spotkania z Koordynatorem – na prośbę i z inicjatywy sygnalisty. O osobiste spotkanie można wystąpić:

• pisemnie na adres siedziby MRiT z dopiskiem na kopercie: „Do rąk własnych Koordynatora do spraw przyjmowania zgłoszeń naruszeń prawa” lub
• telefonicznie (rozmowy telefoniczne nie są nagrywane): 22 411 95 01 (Koordynator) lub 22 411 98 37 (Zastępca Koordynatora) lub
• mailowo na adres poczty elektronicznej: sygnalista@mrit.gov.pl.

1. Za działanie odwetowe rozumie się bezpośrednie lub pośrednie działanie lub zaniechanie w kontekście związanym z pracą, które jest spowodowane zgłoszeniem lub ujawnieniem publicznym i które narusza lub może naruszyć prawa sygnalisty lub wyrządza lub może wyrządzić nieuzasadnioną szkodę sygnaliście, w tym bezpodstawne inicjowanie postępowań przeciwko sygnaliście.
2. Sygnalista jest objęty ochroną przed działaniami odwetowymi od chwili dokonania zgłoszenia, pod warunkiem, że miał uzasadnione podstawy sądzić, że informacja którą zgłosił:

• jest prawdziwa w momencie dokonywania zgłoszenia i
• stanowi informację o naruszeniu prawa.

3. Na żądanie sygnalisty MRiT wydaje zaświadczenie, w którym potwierdza, że sygnalista podlega ochronie przed działaniami odwetowymi.
4. Przykładowy katalog działań odwetowych  został określony w art. 12 ustawy z dnia 14 czerwca 2024 r. o ochronie sygnalistów (Dz. U. 2024 poz. 928).

1. Zgłoszenie naruszenia prawa jest procedowane zgodnie z przyjętą w MRiT Procedurą przyjmowania zgłoszeń zewnętrznych oraz podejmowania działań następczych, stanowiącą załącznik nr 2 do Zarządzenia nr 24 Ministra Rozwoju i Technologii z dnia 12 września 2024 r. w sprawie procedur zgłaszania informacji o naruszeniach prawa i podejmowania działań następczych w Ministerstwie Rozwoju i Technologii (Dz. Urz. Min. Roz. i Tech. poz. 26), dalej jako: Procedura. Szczegółowe informacje na ten temat zostały zawarte w Rozdziale 4 i 5 Procedury.
2. Przedmiotem zgłoszenia są naruszenia prawa dotyczące dziedzin określonych w art. 3  ustawy o ochronie sygnalistów.
3. W MRiT przyjmowane są zgłoszenia naruszeń prawa, które zawierają informacje o  tożsamości sygnalisty, jak i zgłoszenia anonimowe.
4. Sygnalista podaje w zgłoszeniu dane osobowe i informacje, które sam uzna za stosowne, może też dołączyć załączniki.
5. Zgłoszenie wpływa do Koordynatora, który po usunięciu ewentualnych danych osobowych sygnalisty, kieruje je do postępowania wyjaśniającego.
6. Zakres podanych w zgłoszeniu danych i informacji jest istotny dla efektywnego ustalenia okoliczności naruszenia w postępowaniu wyjaśniającym.
7. Jeżeli sygnalista podał swoje dane kontaktowe, w razie takiej potrzeby, może być poproszony o uzupełnienie zgłoszenia o informacje niezbędne do jego rozpatrzenia.
8. W przypadku kiedy sygnalista sprzeciwia się przesłaniu dodatkowych wyjaśnień lub informacji, bądź przesłanie ich mogłoby zagrozić ochronie jego tożsamości,  odstępuje się od pozyskiwania tych informacji.
9. Jeżeli zgłoszenie nie może być rozpatrzone w trybie Procedury, jest ono kierowane do rozpoznania zgodnie z właściwością, do odpowiedniego organu publicznego, o czym informowany jest sygnalista.
10. Po zakończeniu postępowania wyjaśniającego do sygnalisty wysyłana jest informacja zwrotna.

1. MRiT przekazuje sygnaliście informację zwrotną w terminie 3 miesięcy od dnia przyjęcia zgłoszenia zewnętrznego – o ile sygnalista podał dane kontaktowe.
2. Informacja zwrotna odnosi się do planowanych lub podjętych działań następczych  wynikających ze zgłoszenia naruszenia prawa, jak również powodów podjęcia takich działań.
3. Sygnalista jest też informowany o przekazaniu zgłoszenia do rozpatrzenia według właściwości do innego organu, jak również o zamknięciu sprawy z  uzasadnieniem przyczyn odstąpienia od jej rozpatrywania.
4. W uzasadnionych przypadkach, np. przedłużającego się postępowania wyjaśniającego, udzielenie informacji zwrotnej może być przedłużone do 6 miesięcy od dnia przyjęcia zgłoszenia zewnętrznego.
5. W przypadku konieczności przedłużenia terminu na udzielenie informacji zwrotnej, MRiT informuje o tym sygnalistę przed upływem 3 miesięcy od dnia przyjęcia zgłoszenia zewnętrznego.

1. Dane osobowe sygnalisty w MRiT przetwarzać może jedynie wyznaczony Koordynator lub podczas jego nieobecności – Zastępca Koordynatora. Osoby te posiadają niezbędną wiedzę z zakresu ochrony danych osobowych oraz bezpieczeństwa informacji.
2. Dane osobowe sygnalisty nie są ujawniane, chyba że wyraził on na to wyraźną zgodę (co jest uprawnieniem sygnalisty wynikającym z art. 8 ust. 5 ustawy o ochronie sygnalistów) bądź obowiązek taki wynika z przepisów prawa.
3. Sytuacje, w których dane osobowe sygnalisty mogą zostać ujawnione z mocy prawa, dotyczą konieczności skierowania sprawy związanej ze zgłoszeniem naruszenia prawa do innych uprawnionych organów państwa np. organów ścigania, sądów bądź podmiotów, które – w rozumieniu Ustawy – obowiązane są do podejmowania działań następczych w sprawie zgłoszenia naruszenia prawa. Sygnalista będzie informowany o takim udostępnieniu jego danych.
4. Koordynator, jego zastępca a także osoby upoważnione do prowadzenia działań następczych są zobowiązane do zachowania w tajemnicy danych osobowych i informacji, które uzyskały wykonując powyższe obowiązki, także po ustaniu stosunku pracy lub innego stosunku prawnego, w ramach którego wykonywały tę pracę.
5. Jeśli w toku rozpatrywania anonimowego zgłoszenia naruszenia prawa, ustalona zostanie pośrednio tożsamość sygnalisty, informacja ta jest chroniona na zasadach analogicznych jak dane osobowe osoby, która wskazała w zgłoszeniu swoją tożsamość.

1. Dane osobowe sygnalisty, osób powiązanych z sygnalistą, osób pomagających w  dokonaniu zgłoszenia oraz innych osób fizycznych biorących udział w procesie zgłaszania naruszeń prawa przetwarzane są w MRiT zgodnie z zasadami wynikającymi z  Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i  w  sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) z dnia 27 kwietnia 2016 r. (Dz. Urz. UE. L Nr 119, str. 1 z późn. zm.), zwanego dalej: RODO, w szczególności zasadą  legalności, rzetelności, przejrzystości, bezpieczeństwa oraz minimalizacji danych osobowych.
2. MRiT przygotował klauzulę obowiązku informacyjnego dla sygnalisty, która zawiera informacje wymagane przepisami art. 13 RODO, odnoszące się do przetwarzania jego danych osobowych i praw mu przysługujących. Z informacją tą sygnalista może zapoznać się w treści formularza zgłoszenia naruszenia prawa, np. przy jego wypełnianiu.
3. Realizacja obowiązku informacyjnego, o którym mowa w art. 14 RODO tj. wobec osób innych niż sygnalista (np. osób, których zgłoszenie dotyczy) następuje z ograniczeniami wynikającymi z przepisów prawa, związanymi z koniecznością zachowania poufności informacji o tożsamości sygnalisty lub zapewnienia, że realizacja celów przetwarzania  (np. skuteczne prowadzenie postępowania na skutek zgłoszenia naruszenia prawa) nie będzie uniemożliwiona lub poważnie utrudniona.
4. Dane osobowe są przetwarzane przez okres 3 lat po zakończeniu roku kalendarzowego, w którym zakończono działania następcze lub po zakończeniu postępowań zainicjowanych tymi działaniami, chyba, że dokumenty związane ze zgłoszeniem stanowią część akt postępowań przygotowawczych, spraw sądowych lub sądowoadministracyjnych.
5. W odniesieniu do przetwarzania w celu dochodzenia lub obrony przed roszczeniami, dane mogą być przetwarzane przez czas trwania prawnie uzasadnionego interesu Administratora lub do czasu otrzymania od sygnalisty skutecznego sprzeciwu wobec przetwarzania danych w tym celu.
6. Do przechowywania danych osobowych sygnalisty nie są stosowane przepisy ustawy z dnia 14 lipca 1983 roku o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach, co oznacza że po okresie, o którym mowa powyżej w pkt 4, są one niszczone (wyjątek: toczące się postępowania).

1. Działania następcze podejmowane w MRiT mają na celu ocenę prawdziwości informacji zawartych w zgłoszeniu oraz przeciwdziałanie zgłoszonemu naruszeniu prawa.
2. MRiT przeprowadza postępowanie wyjaśniające i sporządza raport podsumowujący dokonane ustalenia, planowane działania naprawcze lub zapobiegawcze.
3. Jeżeli jest to konieczne i uzasadnione, MRiT może w szczególności podjąć sankcje wobec osób, które doprowadziły do naruszenia prawa, wszcząć kontrolę lub postępowanie administracyjne, wnieść oskarżenie, podjąć działanie zmierzające do odzyskania utraconych środków finansowych.

1. Zapewniając ochronę przed działaniami odwetowymi MRiT:

• wprowadził w Procedurze zakaz stosowania działań odwetowych;
• przeprowadza dla swoich pracowników szkolenia dotyczące ochrony sygnalistów przed działaniami odwetowymi;
• ogranicza dostęp do informacji o tożsamości sygnalisty wyłącznie do osób uprawnionych;
• w uzasadnionych przypadkach doprowadza do poniesienia odpowiedzialności, zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa, pracowników którym udowodnione zostało podejmowanie jakichkolwiek działań odwetowych względem sygnalisty.

2. Zasady ochrony przed działaniami odwetowymi znajdują odpowiednie zastosowanie do osób powiązanych z sygnalistą oraz osób pomagających sygnaliście w dokonaniu zgłoszenia.
3. Z ustawy o ochronie sygnalistów wynika, że:

• zastosowanie ochrony przed działaniami odwetowymi obowiązuje zarówno w  stosunkach pracowniczych, jak i pozapracowniczych,
• odpowiedzialność karna dotyczy osoby podejmującej działania odwetowe wobec sygnalisty, osoby pomagającej w dokonaniu zgłoszenia oraz osoby powiązanej z sygnalistą,
• sygnalista ma prawo do odszkodowania za działania odwetowe (art. 14 ustawy),
• ciężar dowodu braku stosowania działań odwetowych, w razie ewentualnego sporu, obciąża pracodawcę,
• sygnalista nie może zrzec się ochrony przed działaniami odwetowymi (art. 17 ustawy).

4. Rozważając  dokonanie zgłoszenia zewnętrznego sygnalista może zwrócić się o udzielenie poufnej porady w tej sprawie. O poradę taką można wystąpić:

• pisemnie na adres siedziby MRiT z dopiskiem na kopercie: „Do rąk własnych Koordynatora do spraw przyjmowania zgłoszeń naruszeń prawa” lub
• telefonicznie (rozmowy telefoniczne nie są nagrywane): 22 411 95 01 (Koordynator) lub 22 411 98 37 (Zastępca Koordynatora) lub
• mailowo na adres poczty elektronicznej: sygnalista@mrit.gov.pl.

1. Jeżeli sygnalista miał uzasadnione podstawy sądzić, że zgłoszenie lub ujawnienie publiczne jest niezbędne do ujawnienia naruszenia prawa, to dokonanie tego zgłoszenia lub ujawnienia publicznego nie stanowi podstawy odpowiedzialności dyscyplinarnej za szkodę z tytułu naruszenia praw innych osób lub obowiązków określonych w przepisach prawa, w szczególności w przedmiocie zniesławienia, naruszenia dóbr osobistych, praw autorskich, ochrony danych osobowych oraz obowiązku zachowania tajemnicy, w tym tajemnicy przedsiębiorstwa.
2. Zasady wskazane powyżej w pkt. 1 nie odnoszą się do informacji objętych:

• przepisami o ochronie informacji niejawnych oraz tych, które nie podlegają ujawnieniu ze względów bezpieczeństwa publicznego,
• tajemnicą zawodową zawodów medycznych oraz prawniczych,
• tajemnicą narady sędziowskiej,
• postępowaniem karnym – w zakresie tajemnicy postępowania przygotowawczego oraz tajemnicy rozprawy sądowej prowadzonej z wyłączeniem jawności.

3. Ustawy nie stosuje się również do naruszeń prawa w zakresie:

• zamówień w dziedzinach obronności i bezpieczeństwa w rozumieniu art. 7 pkt 36 ustawy z dnia 11 września 2019 r. - Prawo zamówień publicznych (Dz.U. 2024 poz. 1320),
• umów offsetowych zawieranych na podstawie ustawy z dnia 26 czerwca 2014 r. o niektórych umowach zawieranych w związku z realizacją zamówień o podstawowym znaczeniu dla bezpieczeństwa państwa (Dz.U. z 2022 r. poz. 1218),
• innych środków podejmowanych w celu ochrony podstawowych lub istotnych interesów bezpieczeństwa państwa, odnoszących się do produkcji lub handlu bronią, amunicją lub materiałami wojennymi (art. 346 Traktatu o funkcjonowaniu Unii Europejskiej).

4. Przepisów rozdziału 5 ustawy (ujawnienia publiczne) nie stosuje się do naruszeń prawa bezpośrednio związanych z realizacją ustawowych zadań mających na celu zapewnienie bezpieczeństwa narodowego przez służby specjalne:

• Agencję Bezpieczeństwa Wewnętrznego,
• Agencję Wywiadu,
• Służbę Kontrwywiadu Wojskowego,
• Służbę Wywiadu Wojskowego i
• Centralne Biuro Antykorupcyjne.

5. W przypadku wszczęcia postępowania prawnego dotyczącego odpowiedzialności za szkodę z tytułu naruszenia praw innych osób lub obowiązków określonych w przepisach prawa, sygnalista może wystąpić o umorzenie takiego postępowania.
6. Uzyskanie informacji będących przedmiotem zgłoszenia lub ujawnienia publicznego lub dostęp do takich informacji nie stanowią podstawy odpowiedzialności, pod warunkiem że takie uzyskanie lub taki dostęp nie stanowią czynu zabronionego.

W przypadku kiedy naruszeniu prawa można skutecznie zaradzić w ramach struktury organizacyjnej MRiT, a sygnalista uważa, że nie zachodzi ryzyko działań odwetowych, MRiT zachęca do korzystania z trybu określonego w Wewnętrznej procedurze dokonywania zgłoszeń naruszeń prawa i podejmowania działań następczych w Ministerstwie Rozwoju i Technologii, stanowiącej załącznik nr 1 do Zarządzenia nr 24 Ministra Rozwoju i Technologii z dnia 12 września 2024 r. w sprawie procedur zgłaszania informacji o naruszeniach prawa i podejmowania działań następczych w Ministerstwie Rozwoju i Technologii (Dz. Urz. Min. Roz. i Tech. poz. 26).

Biuro Rzecznika Praw Obywatelskich
Al. Solidarności 77
00-090 Warszawa