Elektroniczne fakturowanie w zamówieniach publicznych

Faktury elektroniczne dla zamówień publicznych mają ustalony format, co oznacza, że są to faktury ustrukturyzowane. Umożliwia to automatyczne przetwarzanie przez systemy informatyczne, bez potrzeby uczestnictwa pracownika w tym procesie - w przeciwieństwie do faktur w formacie PDF czy papierowych, które wymagają ręcznego wprowadzania danych do systemu księgowego.

Inne ustrukturyzowane dokumenty na PEF to:

• zamówienie dostawy,
• awizowanie dostawy,
• potwierdzenie odbioru,
• faktura korygująca,
• nota księgowa.

Ponadto, w ramach rozbudowy PEF, została udostępniona usługa fakturowania specjalizowanego. Pozwala ona na umieszczenie w treści faktury dodatkowych informacji, które wykraczają ponad standard normy europejskiej dla faktury w zamówieniach publicznych. Równolegle usługa umożliwia obsługę not korygujących, rejestracji faktorów czy przesłania reakcji biznesowej na otrzymany dokument - jego akceptacji czy odrzucenia.

PEF umożliwia wykonawcom wystawianie i wysyłanie ustrukturyzowanych faktur elektronicznych. Natomiast dla zamawiającego wprowadzono obowiązek odbioru od wykonawcy ustrukturyzowanych faktur elektronicznych przesłanych za pośrednictwem platformy. Pozostałe dokumenty obsługiwane na PEF są wymieniane między stronami na zasadzie dobrowolności.

Dzięki udostępnieniu API, (Application Programming Interface - zestaw reguł definiujący komunikację pomiędzy systemami komputerowymi) systemy księgowe instytucji i firm mogą zostać zintegrowane z Platformą.

Korzyści z e-fakturowania

• zmniejszenie liczby zatorów płatniczych
• zmniejszenie liczby błędnych i fałszywych faktur w obiegu
• dzięki ujednoliceniu norm i stworzeniu standardu, możliwe jest zmniejszenie kosztów operacyjnych oraz zminimalizowanie przeszkód w handlu
• redukcja kosztów fakturowania i przetwarzania danych oraz obsługi zamówień publicznych
• kompleksowa e-obsługa dostaw publicznych
• zwiększenie szans udziału polskich firm w transgranicznym rynku zamówień publicznych i obrocie gospodarczym UE
• łatwiejsze archiwizowanie dokumentów
• wzrost poziomu cyfryzacji sektora publicznego w Polsce
• rozwój systemu płatności bezgotówkowych w cyfrowej administracji
• wzrost popytu na produkty i usługi informatyczne.

Więcej na temat elektronicznego fakturowania na stronie www.efaktura.gov.pl.

Funkcjonowanie PEF jest oparte o przepisy ustawy o elektronicznym fakturowaniu w zamówieniach publicznych, koncesjach na roboty budowlane lub usługi oraz partnerstwie publiczno-prywatnym. Wdrożenie Platformy wynika z przepisów UE i wpisuje się w realizację rządowego programu od papierowej do cyfrowej Polski.

Ustawa wdraża do polskiego prawa przepisy unijne - Dyrektywę Parlamentu Europejskiego i Rady 2014/55/UE z 16 kwietnia 2014 r. w sprawie fakturowania elektronicznego w zamówieniach publicznych. W prace nad Dyrektywą zaangażowana była również Polska.