Dnia 7 lipca 2022 r. na 58. posiedzeniu Sejmu RP uchwalona została ustawa o zmianie niektórych ustaw w zakresie sposobu finansowania programów mieszkaniowych, która uchyliła przepis¹  dotyczący wydłużenia ustawowego termin zwoływania zebrań rocznych przez wspólnoty. Aktualnie ustawa oczekuje na podpisanie jej przez Prezydenta. Przepis uchylający wchodzi w życie po upływie 6 tygodni od dnia ogłoszenia. Uchylenie przywołanego przepisu powoduje przywrócenie obowiązku dla wspólnot w zakresie zwoływania zebrania rocznego.

O możliwości organizacji zebrań (m.in. zebrań rocznych przez wspólnoty mieszkaniowe) decydują aktualnie obowiązujące zasady bezpieczeństwa związane ze stanem zagrożenia epidemicznego wywołanym zakażeniami wirusem SARS-CoV-2, wprowadzone przepisami rozporządzenia Rady Ministrów w sprawie ustanowienia określonych ograniczeń, nakazów i zakazów w związku z wystąpieniem stanu zagrożenia epidemicznego². Rozstrzygają one o możliwości organizacji wszelkiego rodzaju zebrań, spotkań, itd. Przepisami aktualnie obowiązującego rozporządzenia zniesione zostały m.in. wszystkie obostrzenia w zakresie organizowania imprez, spotkań oraz zebrań, w tym organizowanych przez wspólnoty mieszkaniowe.

Tym samym w obecnej sytuacji epidemicznej wspólnoty mieszkaniowe mogą organizować zebrania, w tym zebrania roczne, w formie stacjonarnej, ponieważ przepisy rozporządzenia nie wprowadzają żadnych ograniczeń w organizacji m.in. spotkań czy zebrań, w tym przez wspólnoty mieszkaniowe. Aktualne zasady bezpieczeństwa publikowane są na stronie Ministerstwa Zdrowia.

Należy podkreślić, że co do zasady roczne zebrania winny mieć formę stacjonarną, z ewentualnym udziałem głosów zebranych przez zarząd w trybie indywidualnym, np. za pomocą poczty elektronicznej. Porządek obrad rocznego zebrania sprawozdawczego powinien obejmować obligatoryjnie:

• uchwalenie rocznego planu gospodarczego zarządu nieruchomością wspólną i opłat na pokrycie kosztów zarządu,
• ocenę pracy zarządu,
• przyjęcie sprawozdania zarządu i podjęcie uchwały w przedmiocie udzielenia mu absolutorium.

Ta ściśle określona kategoria spraw będąca przedmiotem uchwał na corocznym zebraniu ma zasadnicze znaczenie dla zapewniania prawidłowego funkcjonowania wspólnoty i powinna być przedmiotem dyskusji członków wspólnoty, a głosowanie nad nimi powinno być poprzedzone złożeniem przez zarząd (lub zarządcę) wyjaśnień w każdej kwestii związanej z zarządzaniem nieruchomością wspólną. W przypadku uchwał przypisanych do rocznego zebrania wspólnoty tryb indywidualnego zbierania głosów przez zarząd (w tym w drodze oddawania głosów przez właścicieli w formie elektronicznej) ma charakter uzupełniający i może mieć miejsce wówczas, gdy liczba głosów oddanych za przyjęciem ww. uchwał na zebraniu była zbyt mała, aby mogły one zostać skutecznie podjęte.

Natomiast w pozostałych sprawach dotyczących zarządu nieruchomością (a więc nieobjętych obowiązkiem przyjęcia podczas rocznego zebrania), wspólnoty mogą podejmować uchwały w części bądź w całości w trybie indywidualnym bądź w drodze głosowania drogą elektroniczną.

Należy także zauważyć, że istnieje także możliwość udzielenia przez właściciela umocowania dla pełnomocnika do głosowania nad uchwałami wspólnoty. Pełnomocnictwo udzielone przez właściciela nie musi mieć formy pisemnej - może być udzielone w innej formie, np. ustnej albo w drodze elektronicznej (np. w formie e-mail). Wskazane jest, aby dla celów dowodowych, np. na wypadek zaskarżenia uchwały do sądu, udzielone przez właściciela lokalu umocowanie do głosowania przez pełnomocnika nad uchwałami wspólnoty miało formę pisemną lub elektroniczną.