Sytuacji, w których wsparcie pełnomocnika może być niezbędne, jest wiele, najczęściej jednak jest to pomoc w prowadzeniu codziennej działalności, nieraz wymagającej znacznego zaangażowania. Część aktywności biznesowej, jak na przykład prowadzenie księgowości, wymaga też wysoce specjalistycznej wiedzy. Także tu pomocna może być profesjonalna obsługa eksperta z konkretnej dziedziny. Wreszcie, spowodowana różnymi względami nieobecność właściciela firmy może wymagać działania w jego imieniu, co pozwoli na zachowanie ciągłości i niezakłóconego nadzoru nad danym biznesem.  

Obecnie na ponad 2,6 mln aktywnych przedsiębiorców wpisanych do rejestru CEIDG, 374,1 tys. ma ustanowionych 395,6 tys. pełnomocników.

Różnica między liczbą przedsiębiorstw a liczbą pełnomocnictw wynika z faktu, że upoważnienia do działania w imieniu firmy można w różnym zakresie i obszarze udzielić więcej niż jednej osobie. Przedsiębiorcy powinni też pamiętać, że posiadanie pełnomocnika nie uniemożliwia samodzielnego działania, a jest sporym ułatwieniem w prowadzeniu firmy – mówi Marek Niedużak, podsekretarz stanu w Ministerstwie Rozwoju, Pracy i Technologii.

Wśród aktywnych przedsiębiorców mających pełnomocników wpisanych w CEIDG najwięcej jest przedstawicieli branży budowlanej, prawie 20 tys. (wznoszenie budynków, PKD 4120 – 10,6 tys. i pozostałe roboty budowlane, PKD 4339 – 9 tys.). Z takiego rozwiązania korzysta też ponad 15 tys. podmiotów zajmujących się drogowym transportem towarów (PKD 4941), 10,5 tys. fryzjerów (PKD 9602) i 9,2 tys. warsztatów samochodowych (PKD 4520). Pełnomocników ma też 7,6 tys. przedstawicieli branży gastronomicznej (PKD 5610) oraz 7,3 tys. prowadzących działalność związaną z oprogramowaniem (PKD 6201).

Pełnomocnik czy prokurent?

Zarówno pełnomocnik, jak i prokurent to przedstawiciele osoby, która ich upoważniła do działania w swoim imieniu. Różnica między nimi polega na tym, że pierwszego może ustanowić każdy, a drugiego tylko przedsiębiorca. W przypadku pełnomocnictwa osoba, która go udziela, musi w swoim oświadczeniu dokładnie określić, w jakich sprawach i czynnościach pełnomocnik może ją zastępować. Natomiast zakres działania prokurenta określają przepisy kodeksu cywilnego. Udzielenie prokury i jej odwołanie musi być zgłoszone przez przedsiębiorcę do rejestru, w którym jest wpisany (CEIDG lub KRS). W przypadku pełnomocnictwa nie ma takiego obowiązku.

Pełnomocnikiem może być osoba fizyczna, na przykład pracownik lub małżonek przedsiębiorcy, a także osoba prawna, na przykład biuro księgowe działające w formie spółki z ograniczoną odpowiedzialnością. Wyróżniamy różne rodzaje pełnomocnictw: ogólne, rodzajowe czy szczegółowe. Więcej informacji na ich temat znajduje się na stronie Biznes.gov.pl.

Prokurentem może być wyłącznie osoba fizyczna, posiadająca pełną zdolność do czynności prawnych. Jego uprawnienia są bardzo szerokie, bo obejmują wszystkie czynności sądowe i pozasądowe, które dotyczą prowadzenia przedsiębiorstwa, a więc na przykład reprezentowanie przedsiębiorcy przed sądami i urzędami, zawieranie umów sprzedaży, najmu, podpisywanie weksli, zaciąganie kredytów i pożyczek, zawieranie umów o pracę.

Prokurę należy ustanowić w formie pisemnej. Równoznaczne w skutkach z formą pisemną jest opublikowanie informacji o prokurencie w CEIDG.

W przypadku jednoosobowych działalności gospodarczych znaczącym ułatwieniem w codziennym funkcjonowaniu i oszczędnością jest możliwość zgłoszenia pełnomocnika do Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej. W takiej sytuacji upoważniona osoba nie musi za każdym razem pokazywać swoich pełnomocnictw, a przedsiębiorca nie uiszcza opłaty skarbowej, gdy przekazuje upoważnienie do urzędu – mówi Aneta Lech, prawnik i doradca podatkowy ze Stowarzyszenia Księgowych.

Informację o pełnomocnictwie lub prokurze przedsiębiorca może opublikować online w CEIDG. Ma to takie same skutki prawne jak udzielenie pełnomocnictwa na piśmie lub ustanowienie prokury. Dzięki temu, że dane pełnomocnika, zakres udzielonego pełnomocnictwa albo rodzaj i sposób wykonywania prokury są widoczne dla innych przedsiębiorców czy urzędników, mogą oni łatwo sprawdzić, czy mają do czynienia z pełnomocnikiem, czy prokurentem danego przedsiębiorcy, bez konieczności przedkładania im odpowiednich dokumentów.

Powołanie pełnomocnika czy prokurenta jest wygodnym i przydatnym rozwiązaniem, które pozwala przedsiębiorcom zaoszczędzić czas i sprawniej zarządzać firmą. Tym bardziej, że pełnomocnika można powołać na określony czas lub bezterminowo, a odwołać go w każdym momencie.

Pamiętać tylko trzeba, że będzie to skuteczne dopiero, kiedy taka informacja dotrze do urzędu, gdzie pełnomocnictwo było składane. Z drugiej strony, jeśli pełnomocnictwo wypowie adwokat lub radca prawny, musi on działać jeszcze przez dwa tygodnie w imieniu upoważniającego, chyba że ten zwolni go z tego obowiązku – dodaje Aneta Lech.

Więcej o tym, kiedy i w jakim zakresie przedsiębiorcy mogą korzystać ze wsparcia pełnomocników, w podcaście z cyklu "BiznesPodcast, czyli jak prowadzić firmę online". Cykl jest dostępny na stronie  biznes.gov.pl oraz na platformach: Spotify, Soundcloud, Apple, Google, Stitcher i Anchor oraz kanale YouTube Biznes.gov.pl.