Już wkrótce w zamówieniach publicznych, koncesjach na roboty budowalne lub usługi oraz partnerstwie publiczno-prywatnym będą obowiązywać e-faktury. Przygotowaną przez Ministerstwo Przedsiębiorczości i Technologii ustawę podpisał Prezydent.

"Zmiany wynikają z przepisów UE i wpisują się w realizację rządowego programu Od Papierowej do Cyfrowej Polski. To kolejna cegiełka w budowie e-administracji, która ułatwia i przyspiesza załatwianie spraw urzędowych dzięki nowoczesnym rozwiązaniom technologicznym" – mówi minister przedsiębiorczości i technologii Jadwiga Emilewicz.
"Cyfryzacja gospodarki to priorytet. Nie można mówić o konkurencyjnej gospodarce opartej na innowacjach, bez umożliwienia przedsiębiorcom szybkiego i wygodnego dostępu do cyfrowych usług państwa" – dodaje wiceminister Tadeusz Kościński.

Co zmieni ustawa

Ustawa implementuje przepisy unijne do polskiego prawa - Dyrektywę Parlamentu Europejskiego i Rady 2014/55/UE z 16 kwietnia 2014 r. w sprawie fakturowania elektronicznego w zamówieniach publicznych.

Od 18 kwietnia 2019 r. zamawiający muszą być przygotowani na odbiór faktury w postaci dokumentu elektronicznego o określonej przepisami strukturze. Zgodnie z Dyrektywą, faktury elektroniczne dla zamówień publicznych będą miały odpowiedni format, co oznacza, że będzie to faktura ustrukturyzowana. Daje to możliwość automatycznego przetwarzania przez systemy informatyczne, w przeciwieństwie do faktur w formacie PDF czy papierowych, które wymagają ręcznego wprowadzania danych do systemu księgowego.

Korzyści z e-fakturowania

• Oszczędność czasu i pieniędzy dla przedsiębiorców i instytucji publicznych.
• Ograniczenie używania „papieru”.
• Zmniejszenie liczby zatorów płatniczych. Łatwiejsze archiwizowanie dokumentów.
• Zmniejszenie liczby błędnych i fałszywych faktur w obiegu.
• Ujednolicony model obsługi e-faktur w ramach zamówień publicznych.
• Kompleksowa e-obsługa dostaw publicznych.
• Zwiększenie szans na udział polskich firm w transgranicznym rynku zamówień publicznych i obrocie gospodarczym UE.
• Obowiązek e-fakturowania przełoży się na wzrost cyfryzacji sektora publicznego w Polsce.
• Wzrost popytu na produkty i usługi informatyczne.

Platforma do obiegu faktur

Dla przedsiębiorców i jednostek publicznych zostanie uruchomiona specjalna platforma do obiegu faktur ustrukturyzowanych, z której będzie można bezpłatnie korzystać m.in. przez stronę internetową. Duże podmioty będą mogły zintegrować się z tą platformą, czyli automatycznie pobierać faktury z systemu.

Platforma będzie służyć do przesyłania drogą elektroniczną ustrukturyzowanych faktur elektronicznych oraz innych ustrukturyzowanych dokumentów elektronicznych (zamówienie dostawy, awzizowanie dostawy, potwierdzenie dostawy, faktura korygująca lub nota księgowa) związanych z realizacją zamówień publicznych. Nowe narzędzie pozwoli też na przetwarzanie i udostępnianie informacji związanych z realizacją tych zamówień.

Umożliwi ponadto przesyłanie dokumentów nie tylko w kraju, ale także przy pomocy systemu teleinformatycznego obsługiwanego przez OpenPEPPOL – międzynarodowe stowarzyszenie z siedzibą w Brukseli, które ma zapewniać europejskim przedsiębiorcom komunikację elektroniczną z europejskimi podmiotami sektora publicznego w procesach związanych z udzielaniem i realizacją zamówień publicznych. Rozwiązanie to ułatwi polskim przedsiębiorcom uczestnictwo w zamówieniach publicznych organizowanych w innych krajach Unii Europejskiej.

Dla wykonawców ustawa wprowadza możliwość wystawiania i wysyłania ustrukturyzowanych faktur elektronicznych. Natomiast dla zamawiającego wprowadza obowiązek odbioru od wykonawcy ustrukturyzowanych faktur elektronicznych przesłanych za pośrednictwem platformy. Efektem tego rozwiązania będzie wzrost stosowania elektronicznego fakturowania w zamówieniach publicznych.

Przed 1 sierpnia 2019 r. zamawiający nie będzie miał obowiązku przyjmowania przez platformę faktur o wartości poniżej 30 tys. euro.W ramach projektu odbywają się m.in. szkolenia dla jednostek publicznych, które są odbiorcami faktur, webinaria, spotkania z producentami IT nt. sposobów wdrożenia systemu.

"Już dzisiaj działa strona e-faktura. Odbywa się cykl szkoleń dla przedsiębiorców. Planowane są też warsztaty dla producentów systemów. Zależy nam na jak sprawniejszych wdrożeniu elektronicznego obiegu faktur zarówno w jednostkach administracyjnych, jak i u przedsiębiorców" – powiedział wiceminister Tadeusz Kościński.