Łódzki Urząd Wojewódzki w Łodzi

ZAPYTANIE OFERTOWE/OGŁOSZENIE O ZAMÓWIENIU

I. Zapraszamy do złożenia oferty na realizację zamówienia wykonania i utrzymywania strony internetowej dla Wydziału Spraw Obywatelskich i Cudzoziemców w Łódzkim Urzędzie Wojewódzkim w Łodzi nr 6/14-2022/OG-FAMI z dnia 28 września 2023 r.

w ramach projektu pt. „Łódzkie przyjazne dla uchodźców z Ukrainy”,

finansowanego ze środków Unii Europejskiej w ramach Fundusz Azylu, Migracji i Integracji

II. DANE ZAMAWIĄJĄCEGO

Nazwa organizacji:

Łódzki Urząd Wojewódzki w Łodzi

Adres: 90-926 Łódź ul. Piotrkowska 104

E-mail: sekretariat@lodz.uw.gov.pl, tel. 42 664 10 00

III. WARUNKI UDZIAŁU W POSTĘPOWANIU (opcjonalnie /ich niespełnienie oznacza odrzucenie oferty, należy unikać warunków ograniczających konkurencję)

Zamawiający wskazał warunki udziału w postępowaniu, które Wykonawca ma obowiązek spełnić, by móc wziąć udział w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego w opisie przedmiotu zamówienia.

IV. OPIS PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA

1. Przygotowanie strony internetowej.

Strona internetowa powinna spełniać poniższe szczegółowe wymagania:

1. Wykonanie w responsywnej formie umożliwiającej funkcjonalne użytkowanie serwisu na urządzeniach mobilnych.

2.   Możliwość łatwego i intuicyjnego przełączania pomiędzy językami.

3.   Poprawnie wyświetlanie się w najpopularniejszych przeglądarkach internetowych: Chrome, Mozilla Firefox, Samsung Internet, Microsoft Edge, Safari, Opera w użytkowanych obecnie wersjach.

4.    Oparcie strony na systemie CMS pozwalającym zarządzać treściami w intuicyjny sposób przez osoby nie znające HTML (modułowa struktura systemu umożliwiająca dalszą rozbudowę i modyfikację całego serwisu, tworzenie nieograniczonej liczby nowych: bloków, kategorii, działów, podstron; dokonywanie zmian, usuwanie, dodawanie, edycja nazewnictwa działów oraz menu serwisu, samodzielne przenoszenie działów/ bloków z jednej na drugą podstronę serwisu, sortowanie działów i kategorii, włączanie i wyłączanie poszczególnych działów na konkretnych podstronach, dołączanie na stronach plików do pobrania, dostęp do plików umieszczanych na stronie serwisu tj. możliwość podmiany lub dodawania nowych plików, edycję treści stron – tekst i formatowanie, wstawianie elementów multimedialnych itd., zarządzanie zawartością strony z poziomu przeglądarki internetowej, możliwość wstawiania kodu HTML oraz podłączania „wtyczek” portali społecznościowych). Kształtowanie treści i sposobu ich prezentacji w serwisie internetowym zarządzanym przez CMS odbywa się za pomocą prostych w obsłudze interfejsów użytkownika zawierających rozbudowane formularze i moduły.

5.   Strona powinna mieć możliwość tworzenia nielimitowanej ilości kont z podziałem na różne role (między innymi: administrator, moderator, redaktor).

6.   Strona powinna spełniać wszelkie wymogi prawne dotyczące funkcjonowania stron internetowych. W szczególności dotyczy to wymogów związanych z akceptowaniem plików „cookies” oraz dostępności dla osób niepełnosprawnych. Serwis powinien zostać wykonany z zastosowaniem najlepszych praktyk w dziedzinie budowania witryn www i w zgodności z najnowszymi standardami, które wyznacza W3C (World Wide Web Consortium).

7.   Strona powinna być zgodna  z aktualnymi wytycznymi dotyczącymi dostępności treści internetowych WCAG (Web Content Accessibility Guidelines) oraz Rozporządzeniem Rady Ministrów z dnia 12 kwietnia 2012 r. w sprawie Krajowych Ram Interoperacyjności, minimalnych wymagań dla rejestrów publicznych i wymiany informacji w postaci elektronicznej oraz minimalnych wymagań dla systemów teleinformatycznych.

8.   Wykonawca udzieli gwarancji i wsparcia technicznego na działanie serwisu na okres 3 lat[MS(1]  z możliwością dalszego jej przedłużenia.

9.   Wykonawca zobowiązuje się do reagowania na zgłoszenia w ciągu maksymalnie 4 godzin od ich otrzymania w godzinach pracy Zamawiającego oraz w ciągu 12 godzin dla zgłoszeń poza godzinami pracy. Dostawca usług podejmie wszelkie możliwe działania, aby rozpocząć rozwiązywanie problemu w jak najkrótszym czasie.

10. Wykonawca zobowiązuje się do rozwiązania zgłoszonych problemów technicznych w ciągu maksymalnie 48 godzin od ich zgłoszenia.  W przypadku, gdy problem techniczny nie zostanie rozwiązany w terminie 48 godzin, dostawca usług będzie regularnie informować Zamawiającego o postępach w rozwiązywaniu problemu.

11. Serwis będzie oparty na bazie danych umożliwiającej swobodny przesył plików wykorzystywanych na stronie (utworzenie repozytorium plików). Dostęp do repozytorium plików będzie możliwy z poziomu systemu zarządzania treścią (CMS).

12. Wykonawca zapewni, aby serwis był zoptymalizowany pod kątem czasu ładowania.

13. Wykonawca zapewni jednodniowe szkolenie dla administratorów dla 5 osób i przekaże instrukcję użytkownika i administratora.

14. Wykonawca wdroży stronę internetową na hostingu wskazanym przez Zamawiającego

15. Zamawiający zastrzega sobie wszelkie prawa do strony w trakcie trwania, jak i po ustaniu okresu obowiązywania umowy.

16. Wykonawca dokona tłumaczenia przesłanego materiału na język angielskim i ukraiński.

17. Wykonawca wskaże na jakim systemie oparta jest strona internetowa (system zarządzania treścią).

18. Wykonawca wykona przedmiot zamówienia z uwzględnieniem wymagań w zakresie dostępności dla osób niepełnosprawnych, z przeznaczeniem dla wszystkich użytkowników.

19. Wykonawca wykona przedmiot zamówienia zgodnie z wymogami ustawy z dnia 4 kwietnia 2019 r. o dostępności cyfrowej stron internetowych i aplikacji mobilnych podmiotów publicznych (Dz.U. z 2023 r., poz.82), w tym ze wszystkimi wytycznymi WCAG 2.1 z załącznika do ww. ustawy.

20. Wykonawca wykona przedmiot zamówienia zgodnie z wymogami ustawy z dnia 19 lipca 2019 r. o zapewnianiu dostępności osobom ze szczególnymi potrzebami (Dz.U. z 2022 r. poz. 2240).

21. Wykonawcę obowiązują Standardy dostępności dla polityki spójności 2021-2027, Załącznik nr 2 do Wytycznych w zakresie realizacji zasady równości szans i niedyskryminacji, w tym dostępności dla osób z niepełnosprawnościami oraz zasady równości szans kobiet i mężczyzn w ramach funduszy unijnych na lata 2021-2027.

22. Zamawiający wymaga, aby Wykonawca posiadał niezbędną wiedzę, (wykształcenie) i doświadczenie w zakresie standardów sieciowych i wytycznych dotyczących dostępności cyfrowej dla osób niepełnosprawnych, o których mowa w załączniku do ustawy z dnia 4 kwietnia 2019 r. o dostępności cyfrowej stron internetowych i aplikacji mobilnych podmiotów publicznych (Dz.U. z 2023 r., poz. 82).[m2] 

W ramach realizacji proszę o przedstawienie nie mniej niż 3 różne koncepcje graficzne strony, które są zgodne z trendami obecnie panującymi w projektowaniu serwisów internetowych.

Przykładowa strona spełniającą nasze wymagania została przygotowana dla Wydziału Spraw Cudzoziemców w Małopolsce: https://infoopt.pl/

W ramach przedstawionych koncepcji należy zaprezentować sposób działania podstawowych funkcjonalności na stronie (projekty graficzne pokazujące wygląd strony głównej i wybranych podstron). Projekt powinien uwzględniać krótki czas ładowania strony, jasny przekaz dla odbiorców, czytelny projekt, skalowanie interfejsu strony w zależności od rozdzielczości stosowanej przez użytkownika. Jak również przedstawienie podstawowych parametrów konfiguracji hostingu.

Treści, jakie mają zostać przetłumaczone na język angielski i ukraiński oraz które mają znaleźć się na stronie internetowej, stanowią Załącznik do oferty.

Świadczenie usługi hostingu nie jest przedmiotem postępowania.

Zamawiający planuje udzielić odrębnego zamówienia publicznego na świadczenie usługi hostingu przez okres co najmniej 12 miesięcy z Wykonawcą wybranym w niniejszym postępowaniu.

V. KRYTERIA OCENY OFERTY

Cena 100%

VI. TERMIN I SPOSÓB SKŁADANIA OFERT

1. Ofertę należy złożyć wg wzoru formularza ofertowego (zał. nr 2);

2. Oferta musi być sporządzona w języku polskim;

3. Oferta musi być czytelna;

4. Ofertę należy złożyć w terminie do dnia 13 października 2023 r. do godz. 10.00.

- pocztą elektroniczną na adres bal@lodz.uw.gov.pl

5. Zamawiający odrzuci ofertę:

1) złożoną po terminie;

2) niezgodną z treścią zapytania ofertowego;

3) zawierającą błędy nie będące oczywistymi omyłkami pisarskimi lub rachunkowymi;

6. Wykonawcy ponoszą wszelkie koszty własne związane z przygotowaniem i złożeniem oferty, niezależnie od wyniku postępowania.

VII. INFORMACJE DOTYCZĄCE WYBORU OFERTY/OPIS SPOSOBU WYBORU OFERTY

Oferta najkorzystniejsza zostanie wybrana spośród ofert niepodlegających odrzuceniu, na podstawie kryteriów wskazanych w punkcie V.

VIII. DODATKOWE INFORMACJE/OSOBA UPRAWNIONA DO KONTAKTU

Dodatkowych informacji w zakresie technicznym udziela:

1. P. Paweł Ciszewski,

tel. 42 664-13-49

e-mail: pawel.ciszewski@lodz.uw.gov.pl

2. P. Martyna Strzelak [PW3] ( w zakresie treści merytorycznych )

Tel. 42 664 17 27

e-mail: martyna.strzelak@lodz.uw.gov.pl

IX. DODATKOWE INFORMACJE

1. Zamawiający zastrzega sobie prawo do unieważnienia prowadzonego zapytania, a także zastrzega sobie możliwość niedokonania wyboru w przypadku, gdy:

1. 1. nie zostanie złożona żadna oferta;
   2. zostanie złożona tylko jedna ważna oferta niepodlegająca odrzuceniu, w przypadku jeśli wysłano zapytanie ofertowe do 3 potencjalnych wykonawców i nie opublikowano ogłoszenia o zamówieniu;
   3. procedura wyboru oferty obarczona jest wadą niemożliwą do usunięcia uniemożliwiającą udzielenie zamówienia i zawarcie umowy.

3. Niniejsze zapytanie ofertowe nie stanowi zobowiązania Wojewody Łódzkiego do zawarcia umowy.

4. Termin związania ofertą: 30 dni od zakończenia terminu składania ofert.

X. Obowiązek informacyjny RODO

Zgodnie z art. 13 ust. 1 i 2 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) (Dz. Urz. UE L 119 z 04.05.2016, str. 1), dalej „RODO”, informuję, że:

1. 1. 1. 1. Administratorem Pani/Pana danych osobowych jest Wojewoda Łódzki. Siedzibą Wojewody Łódzkiego jest Łódzki Urząd Wojewódzki w Łodzi ul. Piotrkowska 104, 90-926 Łódź. Kontakt jest możliwy za pomocą telefonu: /42/ 664-10-00; poczty elektronicznej: kancelaria@lodz.uw.gov.pl; lub elektronicznej skrzynki podawczej skrytki ePUAP: /lodzuw/skrytka.
         2. W sprawach związanych z danymi osobowymi należy kontaktować się z Inspektorem ochrony danych poprzez adres e-mail: iod@lodz.uw.gov.pl
         3. Pani/Pana dane osobowe przetwarzane będą na podstawie art. 6 ust. 1 lit. c RODO w celu związanym z postępowaniem o udzielenie zamówienia publicznego na zadanie pt.: Usługa utworzenia i prowadzenia strony internetowej www w ramach projektu 6/14-2022/OG-FAMI
         4. Odbiorcami Pani/Pana danych osobowych będą osoby lub podmioty, którym udostępniona zostanie dokumentacja postępowania w oparciu o przepisy ustawy z dnia 11 września 2019 r. – Prawo zamówień publicznych (Dz.U. z 2023 r. poz. 1605) dalej „PZP”. Ponadto odbiorcami mogą być podmioty,  które przetwarzają Pana/Pani dane osobowe w imieniu Administratora, na podstawie zawartej umowy powierzenia przetwarzania danych osobowych (tzw. podmioty przetwarzające).
         5. Pani/Pana dane osobowe będą przechowywane, zgodnie z art. 78 ust. 1 i 4 PZP, przez okres 4 lat od dnia zakończenia postępowania o udzielenie zamówienia, a jeżeli czas trwania umowy przekracza 4 lata, okres przechowywania obejmuje cały czas trwania umowy. Ponadto przez wymagany przepisami prawa okres archiwizacji zgodny z kategorią archiwalną, wynikającą z Jednolitego rzeczowego wykazu akt organów zespolonej administracji rządowej w województwie i urzędów obsługujących te organy.
         6. Obowiązek podania przez Panią/Pana danych osobowych bezpośrednio Pani/Pana dotyczących jest wymogiem ustawowym określonym w przepisach PZP, związanym z udziałem w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego; konsekwencje niepodania określonych danych wynikają z PZP.
         7. W odniesieniu do Pani/Pana danych osobowych decyzje nie będą podejmowane w sposób zautomatyzowany, stosowanie do art. 22 RODO.
         8. Posiada Pani/Pan:
   1. na podstawie art. 15 RODO prawo dostępu do danych osobowych Pani/Pana dotyczących;
   2. na podstawie art. 16 RODO prawo do sprostowania lub uzupełnienia Pani/Pana danych osobowych * ;
   3. na podstawie art. 18 RODO prawo żądania od administratora ograniczenia przetwarzania danych osobowych z zastrzeżeniem przypadków, o których mowa w art. 18 ust. 2 RODO **;
   4. prawo do wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, gdy uzna Pani/Pan, że przetwarzanie danych osobowych Pani/Pana dotyczących narusza przepisy RODO;
      1. 9. Nie przysługuje Pani/Panu:
1. w związku z art. 17 ust. 3 lit. b, d lub e RODO prawo do usunięcia danych osobowych;
2. prawo do przenoszenia danych osobowych, o którym mowa w art. 20 RODO;
3. na podstawie art. 21 RODO prawo sprzeciwu, wobec przetwarzania danych osobowych, gdyż podstawą prawną przetwarzania Pani/Pana danych osobowych jest art. 6 ust. 1 lit. c RODO.

_________________________

*    Wyjaśnienie: skorzystanie z prawa do sprostowania lub uzupełnienia nie może skutkować zmianą wyniku postępowania o udzielenie zamówienia publicznego ani zmianą postanowień umowy w zakresie niezgodnym z ustawą PZP oraz nie może naruszać integralności protokołu oraz jego załączników.

** Wyjaśnienie: prawo do ograniczenia przetwarzania nie ma zastosowania w odniesieniu do przechowywania, w celu zapewnienia korzystania ze środków ochrony prawnej lub w celu ochrony praw innej osoby fizycznej lub prawnej, lub z uwagi na ważne względy interesu publicznego Unii Europejskiej lub państwa członkowskiego.

Załączniki zapytania ofertowego/ogłoszenia o zamówieniu:

1. Treści do przetłumaczenia i na stronę.

2. Wzór formularza ofertowego.

3. Projektowane postanowienia umowy.

........28 września 2023........                             .........Marta Wojtaszewska.......

                (data)                             (podpis osoby prowadzącej procedurę,

                                                        działającej w imieniu zamawiającego)