Łódzki Urząd Wojewódzki w Łodzi

ZAPROSZENIE DO SKŁADANIA OFERT

RPS-IV.272.2.2022

1. Łódzki Urząd Wojewódzki w Łodzi, 90-926 Łódź, ul. Piotrkowska 104 (dalej: „Zamawiający”), zamierza udzielić zamówienia na usługę polegającą na zorganizowaniu w 2022 r. trzech zajęć integracyjnych dla dzieci cudzoziemskich w formie stacjonarnej – każde zajęcia dla grupy liczącej co najmniej 11 dzieci cudzoziemskich, w związku z realizacją działania 3 projektu nr 5/8-2017/OG-FAMI pn. „Łódzkie wspiera integrację cudzoziemców” współfinansowanego ze środków Programu Krajowego Funduszu Azylu, Migracji i Integracji.
    
2. OPIS PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA
    
   1. W każdych zajęciach powinny wziąć udział dzieci cudzoziemskie w liczbie co najmniej 11 osób (do tej liczby nie wlicza się dzieci objętych ochroną międzynarodową) oraz dzieci polskie w liczbie zbliżonej do liczby dzieci cudzoziemskich, nie mniej jednak niż 10 osób. Za dziecko uważa się osobę fizyczną w wieku poniżej 18 lat, uczęszczającą do szkoły podstawowej lub ponadpodstawowej na terenie Rzeczypospolitej Polskiej.
   2. Jeżeli pojawi się taka możliwość, Wykonawca włączy do grupy zajęciowej (dodatkowo) również dzieci objęte ochroną międzynarodową (status uchodźcy, ochrona uzupełniająca).
   3. Wszystkie dzieci, uczestniczące w zajęciach, powinny być w zbliżonym do siebie wieku.
   4. W zajęciach mogą uczestniczyć wyłącznie dzieci cudzoziemskie wskazane w załączniku nr 1 do niniejszego zaproszenia; dzieci cudzoziemskie nie mogą posiadać obywatelstwa państwa członkowskiego Unii Europejskiej, w tym obywatelstwa polskiego. Dzieci cudzoziemskie muszą mieć miejsce zamieszkania lub zwykłego pobytu na terenie województwa łódzkiego.
   5. Celem zajęć jest, z jednej strony, przybliżenie dzieciom cudzoziemskim polskiej kultury i historii, zwyczajów i obyczajów, a także kuchni, z drugiej zaś strony – przybliżenie dzieciom polskim kultury i historii, zwyczajów i obyczajów, a także kuchni krajów pochodzenia dzieci udzoziemskich. Zajęcia mają przyczynić się do przeciwdziałania wykluczeniu i dyskryminacji cudzoziemców oraz pomóc zwalczać negatywne stereotypy dotyczące cudzoziemców, poprzez kształtowanie postaw tolerancji i szacunku dla innych narodowości i kultur.
   6. Formuła zajęć powinna w jak najszerszym zakresie zapewnić możliwość interakcji pomiędzy dziećmi cudzoziemskimi i dziećmi polskimi, tak aby możliwe było zrealizowanie celu zajęć. Przykładowe formuły zajęć: zawody sportowe, gra miejska, piknik, wycieczka, warsztaty.
   7. Wymiar czasowy zajęć powinien umożliwić zrealizowanie celu zajęć. Zamawiający nie dopuszcza zajęć trwających krócej niż 2 godziny egarowe (nie wliczając przerw).
   8. Zajęcia mogą być zorganizowane w Łodzi lub w innej miejscowości na terenie województwa łódzkiego.
   9. W ramach usługi Wykonawca zobowiązany jest w szczególności do:
      1. rekrutacji uczestników zajęć (dzieci) – za zgodą rodziców lub innych osób, którym przysługuje władza rodzicielska;
      2. objęcia zajęciami 33 dzieci cudzoziemskich, które nie brały jeszcze udziału w zajęciach integracyjnych w ramach projektu – do tej liczby nie wlicza się dzieci objętych ochroną międzynarodową;
      3. opracowania programu (scenariusza) zajęć, który zapewni realizację ich celu;
      4. opracowania, w razie potrzeby, materiałów niezbędnych do przeprowadzenia zajęć oraz udostępnienia ich uczestnikom;
      5. zapewnienia uczestnikom bezpiecznych warunków sanitarno-higienicznych w trakcie zajęć;
      6. zapewnienia odpowiedniej opieki uczestnikom zajęć;
      7. zapewnienia uczestnikom możliwości skorzystania z wyżywienia (tj. jedzenia i picia) w wymiarze odpowiadającym charakterowi zajęć i długości ich trwania;
      8. przeprowadzenia zajęć w sposób zgodny z ich programem (scenariuszem);
      9. dokumentowania zajęć.
   10. Zamawiający dopuszcza przeprowadzenie zajęć w dowolnym dniu tygodnia, w godzinach 8.00-20.00.
   11. Zamawiający nie dopuszcza pobierania przez Wykonawcę jakichkolwiek opłat w związku z uczestnictwem dzieci w zajęciach.
        
3. Termin wykonania zamówienia: maj-czerwiec 2022 r.
4. Wykonawca winien złożyć ofertę na formularzu oferty, stanowiącym załącznik nr 2 do niniejszego zaproszenia. Wraz z formularzem oferty należy również złożyć podpisany załącznik nr 3 do niniejszego zaproszenia.
5. Zamawiający dopuszcza składanie ofert wariantowych. Oznacza to, że Wykonawca w ramach niniejszego postępowania może złożyć kilka ofert, nie więcej jednak niż 5 (w przypadku złożenia większej liczby ofert, wszystkie oferty Wykonawcy zostaną odrzucone). W razie skorzystania z tej możliwości, każda oferta powinna przedstawiać inną formułę zajęć integracyjnych; Wykonawca składa tyle formularzy oferty, ile ofert zdecyduje się złożyć (nie więcej niż 5).
6. Oferta ma być złożona:
   1. w wersji papierowej osobiście lub przysłana na adres: Łódzki Urząd Wojewódzki w Łodzi, Wydział Rodziny i Polityki Społecznej, 90-502 Łódź, ul. Żeromskiego 87 lub
   2. drogą elektroniczną – na adres poczty elektronicznej Zamawiającego: fami8@lodz.uw.gov.pl – w formie skanu lub innego rodzaju odwzorowania cyfrowego wypełnionego formularza ofertowego, opatrzonego własnoręcznym podpisem osoby upoważnionej do reprezentowania Wykonawcy bądź w postaci dokumentu elektronicznego (format .pdf), opatrzonego kwalifikowanym podpisem elektronicznym, podpisem zaufanym lub podpisem osobistym osoby upoważnionej do reprezentowania Wykonawcy.
7. Oferta musi być sporządzona w języku polskim.
8. Oferta musi być czytelna.
9. Termin złożenia oferty: do 10 marca 2022 r. (do północy – decydować będzie data wpływu oferty do Zamawiającego, a w przypadku złożenia oferty drogą elektroniczną – godzina wpływu oferty do Zamawiającego, wskazana przez program do obsługi poczty elektronicznej u Zamawiającego).
10. Zamawiający odrzuci ofertę:
    1. złożoną po terminie;
    2. niezgodną z treścią niniejszego zaproszenia;
    3. zawierającą błędy nie będące oczywistymi omyłkami pisarskimi lub rachunkowymi;
    4. jeżeli cena oferty przekracza kwotę, którą Zamawiający przeznaczył na realizację zamówienia.
11. Wykonawcy ponoszą wszelkie koszty własne związane z przygotowaniem i złożeniem oferty, niezależnie od wyniku postępowania
12. Kryteria oceny ofert: cena – 80%, atrakcyjność zajęć – 15%, kompetencje kadry prowadzącej zajęcia – 5%.
    Punkty wyliczane będą według następującego wzoru:
    Cena (C)
    C = (cena najniższa/cena badanej oferty) x 100 pkt x 80%
    Przez cenę Zamawiający rozumie łączną kwotę brutto podaną w ofercie.
    
    Atrakcyjność zajęć (A)
    Ocena kryterium zostanie dokonana wg następującej zasady:
    1. długość zajęć:
       • co najmniej 4 godziny zegarowe (nie wliczając przerw) – 10 pkt
       • co najmniej 3 godziny zegarowe (nie wliczając przerw) – 5 pkt
       • mniej niż 3 godziny zegarowe – 0 pkt
    2. wykorzystanie na zajęciach różnych metod aktywizujących:
       • TAK – 5 pkt
       • NIE – 0 pkt

Kompetencje kadry prowadzącej zajęcia (K)

Ocena kryterium zostanie dokonana wg następującej zasady:

• Zajęcia będą prowadziły osoby, z których co najmniej jedna będzie legitymowała się ukończonymi studiami wyższymi na kierunkach pedagogika lub kulturoznawstwo – 5 pkt
• Zajęcia będą prowadziły osoby, z których żadna nie będzie legitymowała się ukończonymi studiami wyższymi na kierunkach pedagogika lub kulturoznawstwo – 0 pkt

P (punkty) = C + A + K

13. Oferta najkorzystniejsza zostanie wybrana spośród ofert niepodlegających odrzuceniu, na podstawie kryteriów wskazanych w punkcie XII.
14. Jeżeli nie można wybrać najkorzystniejszej oferty z uwagi na to, że dwie lub więcej ofert przedstawia taki sam bilans ceny i innych kryteriów oceny ofert, Zamawiający wybiera spośród tych ofert ofertę, która otrzymała najwyższą ocenę w kryterium o najwyższej wadze.
15. Jeżeli oferty otrzymały taką samą ocenę w kryterium o najwyższej wadze, Zamawiający wybiera ofertę, w której Wykonawca zaproponował dłużej trwające zajęcia.
16. Jeżeli nadal nie można dokonać wyboru najkorzystniejszej oferty, Zamawiający wzywa Wykonawców, którzy złożyli te oferty, do złożenia w terminie określonym przez Zamawiającego ofert dodatkowych zawierających nową cenę. Wykonawcy, składając oferty dodatkowe, nie mogą oferować cen wyższych niż zaoferowane w uprzednio złożonych przez nich ofertach.
17. W ciągu 7 dni od upływu terminu składania ofert Zamawiający poinformuje wszystkich Wykonawców, którzy złożyli oferty, o wynikach oceny ofert i o wyborze oferty Wykonawcy, któremu udzielone zostanie zamówienie.
18. Zamawiający zastrzega sobie prawo do rezygnacji z udzielenia zamówienia aż do chwili wyboru oferty konkretnego Wykonawcy. O rezygnacji z udzielenia zamówienia Zamawiający poinformuje wszystkich Wykonawców, którzy złożyli oferty.
19. Wykonawca jest związany złożoną przez siebie ofertą aż do chwili wyboru przez Zamawiającego oferty innego Wykonawcy lub  rezygnacji przez Zamawiającego z udzielenia zamówienia.
20. Wybór oferty Wykonawcy nie oznacza zawarcia z nim umowy o udzielenie zamówienia. Z Wykonawcą, którego oferta została wybrana, zawarta zostanie umowa w formie pisemnej bądź elektronicznej. Termin zawarcia umowy zostanie uzgodniony między stronami.
21. Wszelkie zawiadomienia oraz informacje Zamawiający i Wykonawcy będą przekazywać sobie drogą elektroniczną. Adres poczty elektronicznej Zamawiającego: fami8@lodz.uw.gov.pl.
22. Dodatkowych informacji udziela koordynator projektu:
23. Sebastian Rakowski, tel. 42 664 20 17, e-mail: sebastian.rakowski@lodz.uw.gov.pl