Wojewódzki Inspektorat Jakości Handlowej Artykułów Rolno-Spożywczych w Poznaniu

Wojewódzki Inspektorat Jakości Handlowej Artykułów Rolno-Spożywczych w Poznaniu (WIJHARS w Poznaniu) gromadzi dokumenty archiwalne zgodnie z wymogami ustawy z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach.

Zasób archiwum zakładowego stanowią materiały archiwalne powstałe i powstające w związku z działalnością WIJHARS w Poznaniu. Służy on potrzebom Inspektoratu.
Do korzystania z tego zasobu przez osoby trzecie konieczne jest zezwolenie Wojewódzkiego Inspektora.

Akta spraw przechowywane są w ciągu roku kalendarzowego w poszczególnych komórkach organizacyjnych.

Akta spraw zakończonych przechowywane są w komórkach organizacyjnych przez okres 2 lat, licząc od 1 stycznia roku następnego po zakończeniu sprawy. Po upływie tego terminu akta przekazywane są do archiwum zakładowego na podstawie spisu zdawczo-odbiorczego.
Dokumentacja zakwalifikowana jest do właściwych kategorii archiwalnych.

1. Udostępnianie archiwów odbywa się na zasadach określonych w wyżej wymienionej ustawie.
2. Dokumentację udostępnia się na miejscu w archiwum zakładowym przez jej wypożyczenie lub w postaci kopii.
3. Nie wypożycza się poza archiwum zakładowe dokumentacji o znacznym stopniu uszkodzenia oraz środków ewidencyjnych archiwum zakładowego.
4. Udostępnienie dokumentacji przechowywanej w archiwum zakładowym odbywa się na podstawie wniosku.
5. Wniosek powinien zawierać co najmniej:

• datę;
• nazwę wnioskującego;
• wskazanie dokumentacji będącej przedmiotem wniosku z podaniem, co najmniej: informacji o nazwie komórki organizacyjnej, która dokumentację wytworzyła i zgromadziła lub przekazała, dat skrajnych dokumentacji;
• informacji o sposobie udostępnienia;
• imię, nazwisko i podpis osoby, która wnosi o udostępnienie;
•  w przypadku osób spoza podmiotu: cel udostępnienia, uzasadnienie.

4. Do udostępnienia dokumentacji pracownikom WIJHARS w Poznaniu jest wymagana zgoda kierownika komórki organizacyjnej, która dokumentację wytworzyła i zgromadziła lub przekazała do archiwum zakładowego. W przypadku gdy nie ma takiej możliwości, zgodę wydaje Wojewódzki Inspektor.
5. Do udostępnienia dokumentacji osobom spoza Inspektoratu wymagane jest zezwolenie Wojewódzkiego Inspektora lub osoby przez niego upoważnionej.
6. Korzystający z dokumentacji ponosi pełną odpowiedzialność za stan udostępnianej dokumentacji.
7. Niedopuszczalne jest:

• wyłączanie z udostępnianej dokumentacji pojedynczych przesyłek i pism;
• przekazywanie dokumentacji innym osobom, komórkom organizacyjnym lub jednostkom organizacyjnym bez wiedzy archiwisty;
• nanoszenie na dokumentacji papierowej adnotacji i uwag.