Wojewódzki Inspektorat Ochrony Roślin i Nasiennictwa w Koszalinie

W Wojewódzkim Inspektoracie sprawy załatwiane są na wniosek. Do wniosku należy dołączyć dokumenty, które są wymagane na podstawie obowiązujących przepisów. Szczegółowych informacji na temat wniosków i obowiązujących załączników udzielają pracownicy właściwego działu, który prowadzi daną sprawę. Na stronie internetowej WIORiN w Koszalinie w zakładce Formularze umieszczone zostały wzory wniosków, które obowiązują przy załatwianiu spraw w Inspektoracie.

Przyjmowanie spraw 

Wniosek o załatwienie sprawy składa się do sekretariatu Wojewódzkiego Inspektoratu, który po zadekretowaniu przekazywany jest do właściwego działu merytorycznego.

Każda przyjęta sprawa w Wojewódzkim Inspektoracie załatwiana jest bez zbędnej zwłoki, według kolejności zgłoszenia z uwzględnieniem następujących terminów:

• niezwłocznie są załatwiane sprawy, które można rozpatrzyć w oparciu o dowody przedstawione przez stronę łącznie z żądaniem wszczęcia postępowania lub w oparciu o fakty i dowody powszechnie znane albo znane z urzędu organowi, przed którym toczy się postępowanie, bądź możliwe do ustalenia na podstawie danych, którymi rozporządza ten organ
• nie później niż w ciągu miesiąca - sprawy wymagające postępowania wyjaśniającego
• nie później niż w ciągu dwóch miesięcy od dnia wszczęcia postępowania - sprawy szczególnie skomplikowane

Warunkiem załatwienia sprawy jest przedstawienie przez zainteresowanego odpowiednich dokumentów. Jeżeli jest brak takich dokumentów Wojewódzki Inspektorat wzywa do ich uzupełnienia w terminie 7 dni, w przeciwnym razie pozostawia sprawę bez rozpatrzenia. O każdym przypadku nie załatwienia sprawy w terminie Wojewódzki Inspektorat zawiadamia strony biorące udział w postępowaniu podając przyczyny zwłoki i wskazuje nowy termin załatwienia sprawy.

Zasady i tryb wykonywania czynności kancelaryjnych przez Wojewódzki Inspektorat określa Rozporządzenie Prezesa Rady Ministrów z dnia 18 stycznia 2011 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych (Dz. U. z 2011 r. nr 14 poz. 67 ze zm.) oraz Kodeks Postępowania Administracyjnego (tekst jednolity Dz. U. z 2023 r. poz. 775 ze zm.). 

Zgodnie z zarządzeniem Nr 40/2012 z dnia 31 grudnia 2012 r. Zachodniopomorskiego Wojewódzkiego Inspektora Ochrony Roślin i Nasiennictwa w Koszalinie podstawowym sposobem dokumentowania przebiegu załatwiania i rozstrzygania spraw w Wojewódzkim Inspektoracie w Koszalinie  jest system tradycyjny.
Do bieżącego nadzoru nad prawidłowością wykonywania czynności kancelaryjnych Wojewódzki Inspektor wyznacza koordynatora czynności kancelaryjnych (Zarządzenie Nr 37/2012 z dnia 20 grudnia 2012 r. Zachodniopomorskiego Wojewódzkiego Inspektora Ochrony Roślin i Nasiennictwa w Koszalinie).

Przesyłki wpływające do Wojewódzkiego Inspektoratu Ochrony Roślin i Nasiennictwa w Koszalinie rejestrowane są w punkcie kancelaryjnym. Punkt kancelaryjny wydaje na żądanie składającego przesyłkę potwierdzenie jej otrzymania.

Po wykonaniu czynności związanych z przyjęciem i zarejestrowaniem przesyłek punkt kancelaryjny dokonuje ich rozdziału do właściwych komórek organizacyjnych lub osób.