Dostępność cyfrowa

Dokument tekstowy przygotowywany w edytorze Word składa się z różnych elementów: akapitów, list, śródtytułów, tabel, rysunków, przypisów i innych obiektów. Do ich tworzenia zawsze używaj wbudowanych narzędzi, które są przeznaczone do tworzenia danych elementów.

Oznacza to, że trzeba stosować style, zamiast ręcznego formatowania. Style w edytorze Word są nośnikami informacji o strukturze, co jest niezwykle istotne, szczególnie dla osób niewidomych korzystających z dokumentu. Stosowanie stylów pozwala także na generowanie poprawnych spisów treści, wykazów obiektów itp.

Edytor Word ma wbudowane narzędzie „inspektor dostępności”, które sprawdza część wymagań dostępności. Znajdziesz go w inspektorze dokumentu pod nazwą „Sprawdź ułatwienia dostępu”.

Akapit jest jednostką tekstu zawierającą jedną główną myśl. W polskich obyczajach pierwszą linię akapitu oznacza się wcięciem. Coraz częściej stosuje się zwyczaj anglosaski polegający na rozdzielaniu akapitów większą przerwą, bez wcinania pierwszego wiersza. Niezależnie od sposobu oznaczania akapitu  - należy to robić za pomocą stylów, a nie dodawania znaku tabulatora lub pustego wiersza.

Listy numerowane i punktowane powinny posiadać odpowiedni styl, najlepiej jednolity w całym dokumencie. List numerowanych nie należy tworzyć przez ręczne dopisywanie cyfr, a punktowanych przez dodawanie kreski przed każdym elementem.

W dłuższych tekstach stosuj nagłówki (śródtytuły) dzielące tekst na logiczne części. Oznaczaj je odpowiednim stylem (nagłówek) i zachowaj poprawną hierarchię tych śródtytułów, tak jak to się robi w książkach. Na przykład nagłówek poziomu 2 dla rozdziałów, poziomu 3 dla podrozdziałów, poziomu 4 dla pod-podrozdziałów – chodzi o to, żeby była zachowana logiczna kolejność. Poprawność możesz sprawdzić w widoku nawigacji.

Stosuj raczej czcionki bezszeryfowe, które są czytelniejsze od szeryfowych. Szeryfy to ozdobne wykończenia liter, tak jak w czcionce Times. Czcionką bezszeryfową jest na przykład Arial.

Nie rozdzielaj znaków w wyrazach spacjami. Wykorzystaj do tego narzędzia formatowania tekstu.

W dokumentach tekstowych często umieszczane są grafiki, na przykład zdjęcia, ryciny, wykresy, diagramy. Jeżeli taka grafika niesie w sobie informacje dla czytelnika, to pamiętaj o dodaniu do niej alternatywnego opisu. Taki opis sformułuj tak, jakbyś opisywał go komuś przez telefon. Opis alternatywny nie jest widoczny dla czytelnika, a korzystają z niego użytkownicy z niepełnosprawnościami za pomocą swojego oprogramowania. Opis alternatywny dodasz do grafiki klikając na niej prawym przyciskiem myszy, wybierając opcję edycji rysunku, a następnie w zakładce Tekst alternatywny wypełniając pole Opis.

Pamiętaj o dodawaniu podpisu do grafiki za pomocą wbudowanego narzędzia.

Informacje graficzne, takie jak na przykład wykresy kołowe, powinny mieć odpowiednio duży kontrast i nie mogą być przekazywane wyłącznie za pomocą koloru. Wykres nie będzie wówczas czytelny dla osób z problemami z widzeniem kolorów.

Do tworzenia tabel w dokumencie stosuj oferowane przez edytor narzędzia. W żadnym wypadku nie formatuj danych za pomocą spacji, tabulatorów i znaków końca linii.

Dodawaj nazwę tabeli za pomocą wbudowanego narzędzia.

Unikaj tworzenia skomplikowanych tabel, w tym z łączonymi komórkami, pustymi wierszami, kolumnami lub komórkami. Zazwyczaj pożądany efekt wizualny da się osiągnąć innymi sposobami.

Jeżeli w tabeli pierwszy wiersz zawiera nagłówki dla danych poniżej, zaznacz go jako nagłówkowy. W opcjach tabeli zaznacz pole wyboru „Wyświetlaj pierwszy wiersz na kolejnych stronach”. Word nie daje możliwości oznaczyć pierwszej kolumny jako zawierającej nagłówki.

Zadbaj o to, by język całego dokumentu był poprawnie zdefiniowany, na przykład jako język polski.

Jeżeli w dokumencie są większe fragmenty w innych językach, zadeklaruj dla nich prawidłowy język.

Zadbaj o odpowiednio wysoki kontrast pomiędzy tłem i tekstem w dokumencie.

Nie stosuj kolorowych teł i grafik umieszczanych w tle strony.

Jeżeli wyróżniasz istotną informację kolorem, wyróżnij ją także w inny sposób, na przykład przez pogrubienie.

Unikaj ramek i pól formularzy w dokumentach. Często nie da się ich poprawnie obsłużyć za pomocą samej klawiatury.

Unikaj formatowania wielokolumnowego. Mogą pojawić się problemy z kolejnością odczytu treści.

Nie używaj tabel do tworzenia układu strony. Zachowaj tabele do prezentowania danych.

Unikaj pisania samymi dużymi literami.

Przed opublikowaniem lub eksportowaniem dokumentu sprawdź i uzupełnij metadane dokumentu, w tym jego tytuł.

Eksportując plik do formatu PDF pamiętaj, by zaznaczyć eksportowanie z tagami ułatwień dostępu i w formacie PDFa.