Zaangażowanie Unii Europejskiej na rzecz wdrażania demokratycznych mechanizmów i rozwiązań na świecie – których kluczowym elementem są wolne, przejrzyste i demokratyczne wybory – ma formę projektów wsparcia wyborczego (electoral assistance) i misji obserwacji wyborów (EOMs). W ramach Europejskiego Instrumentu na rzecz Wspierania Demokracji i Praw Człowieka, Komisja Europejska, we współpracy z Pionem Wsparcia Demokracji i Wyborów (Democracy Support and Elections Division) Europejskiej Służby Działań Zewnętrznych, finansuje i przygotowuje misje UE, które śledzą i analizują różne aspekty procesów wyborczych w wybranych krajach, a następnie opracowują zalecenia mające na celu wdrażanie i usprawnianie procesów demokratycznych w tych krajach.

EOMs są realizowane przez Unię Europejską w krajach trzecich na zaproszenie państwa, które przeprowadza wybory. Lista krajów priorytetowych do obserwacji wyborów jest przygotowywana przez ESDZ w porozumieniu z państwami członkowskimi i Parlamentem Europejskim, natomiast ostateczną decyzję o rozmieszczeniu misji obserwacyjnej w określonym kraju podejmuje Wysoka Przedstawiciel UE do Spraw Zagranicznych i Polityki Bezpieczeństwa (HRVP).

Regiony korzystające z EU EOM to Afryka, Bliski Wschód, Azja, Ameryka Łacińska i Karaiby. UE nie wysyła obserwatorów do krajów, w których misje obserwacyjne realizuje OBWE (Bałkany, państwa dawnego ZSRR).

Misje kierowane są przez Głównego Obserwatora (Chief Observer) i składają się z:

• podstawowego zespołu (core team), w którego skład wchodzą Zastępca Głównego Obserwatora (Deputy Chief Observer) i eksperci w kwestiach wyborczych,
• obserwatorów długoterminowych i krótkoterminowych; ich liczba zależy od wielkości kraju i zakresu działań obserwacyjnych.

Główny Obserwator – tradycyjnie poseł do Parlamentu Europejskiego – jest obecny w kraju we wszystkich kluczowych momentach misji. Ponosi całkowitą odpowiedzialność za misję, w tym za sprawozdanie końcowe i jako jedyny może wypowiadać się publicznie w kwestiach dot. misji.

Zastępca Głównego Obserwatora jest ekspertem powoływanym na to stanowisko w drodze konkursu, decyzją panelu złożonego z przedstawicieli KE i Europejskiej Służby Działań Zewnętrznych.

Eksperci wspierają Głównego Obserwatora, określają ramy analityczne misji, wykonują zadania takie jak monitorowanie mediów oraz zarządzają pracą obserwatorów. Inni eksperci z core team służą wiedzą w takich dziedzinach, jak kwestie prawne, prawa człowieka, bezpieczeństwo, logistyka, public relations. Mają ugruntowane doświadczenie w zakresie EOMs i są rekrutowani drogą indywidualnych zaproszeń do składania wniosków.

Obserwatorzy długoterminowi (Long Term Observers – LTOs) są zwykle rozmieszczani w kraju misji ok. miesiąca przed dniem wyborów, a następnie pozostają na miejscu po oficjalnym ogłoszeniu wyników w celu śledzenia rozstrzygnięć ew. sporów/odwołań. Ich mandat trwa zwykle 6–8 tygodni. Obserwują przebieg kampanii wyborczej i śledzą kwestie szczegółowe, takie jak wykorzystanie środków publicznych przez kandydatów. LTOs przesyłają regularne sprawozdania w zakresie procesu wyborczego i przygotowują program działania dla STOs na swoim obszarze.

Obserwatorzy krótkoterminowi (Short Term Observers – STOs) są zwykle rozmieszczani w dniu wyborów lub bezpośrednio przed wyborami, w zespołach dwuosobowych. Łącznie przebywają w kraju misji od jednego do dwóch tygodni.

Nabór na obserwatorów jest otwarty, a do zgłaszania się zachęcane są nie tylko osoby mające doświadczenie w obserwacji wyborów, lecz także te, dla których byłoby to pierwsze tego typu doświadczenie, a które jednocześnie spełniają określone przez UE wymogi.

• posiadanie obywatelstwa państwa członkowskiego UE;
• dobra znajomość języków roboczych UE używanych podczas misji: w zależności od kraju, może być wymagana znajomość języka angielskiego, francuskiego, hiszpańskiego, portugalskiego lub innego (wymóg ten jest sprecyzowany w danym ogłoszeniu);
• zdolności interpersonalne: umiejętność formułowania opinii i skutecznej komunikacji, umiejętność pracy w zespole, poszanowanie lokalnych postaw i zwyczajów, gotowość do pracy w środowisku wielokulturowym;
• umiejętność zachowania niezależności zawodowej i pełnej bezstronności podczas wykonywania obowiązków w kraju przyjmującym;
• zaangażowanie w promocję demokracji i praw człowieka;
• mile widziana jest znajomość praw i procedur wyborczych (listy wyborcze, władze wyborcze, zasady kampanii) z różnych państw/kręgów kulturowych;
• znajomość zagadnień związanych z prawami człowieka i demokratyzacją;
• podstawowa znajomość instytucjonalnych aspektów UE;
• posiadanie umiejętności analitycznych i redakcyjnych.

Warunkiem uczestnictwa w misji obserwacyjnej jest odbycie szkoleń „Short-Term Observers Course” i „Safety and Security Course”. Są one dostępne na stronie Election Observation and Democracy Support (EODS). Dobrze widziane jest także odbycie dodatkowych szkoleń, np. ODIHR lub innych z zakresu demokratyzacji i praw człowieka.

Każde państwo członkowskie UE posiada koordynatora ds. misji obserwacyjnych (Focal Point), odpowiedzialnego za rekrutację i przedstawianie KE propozycji kandydatów ze swojego kraju na stanowiska krótkoterminowych i długoterminowych obserwatorów EOMs.

Lista Focal Points.

W Polsce krajowym koordynatorem ds. misji obserwacyjnych UE jest naczelnik Wydziału ds. Zatrudnienia w Instytucjach i Organizacjach Międzynarodowych Biura Szefa Służby Zagranicznej MSZ.

Focal Point otrzymuje informacje o naborze na misje obserwacyjne UE, a następnie zamieszcza stosowne ogłoszenie na stronie internetowej MSZ.

Warunkiem niezbędnym do udziału w misjach obserwacyjnych organizowanych przez Unię Europejską jest zarejestrowanie się w unijnej bazie danych obserwatorów (Election Roster) oraz odbycie szkoleń „Short-Term Observers Course” i „Safety and Security Course”.

Tylko osoby zarejestrowane w Election Roster mogą brać udział w postępowaniach rekrutacyjnych na misje. Sama rejestracja nie oznacza jednak, że dana osoba będzie automatycznie brana pod uwagę przy naborze. Chęć udziału w konkretnej misji należy zgłosić krajowemu koordynatorowi ds. misji obserwacyjnych UE (Focal Point), przesyłając zgłoszenie wraz z wymaganymi dokumentami na adresy mailowe wskazane w danym ogłoszeniu, zamieszczonym na stronie internetowej MSZ.

Nabór uczestników misji obserwacyjnych UE odbywa się dwuetapowo:

• etap preselekcji: Focal Point dokonuje preselekcji spośród otrzymanych zgłoszeń i proponuje KE kandydatów z puli krajowej. Maksymalna liczba kandydatów, jednakowa dla wszystkich państw członkowskich UE, określana jest każdorazowo przez Komisję.

Ministerstwo Spraw Zagranicznych RP wskazuje KE kandydatów na obserwatorów na podstawie ogólnych kryteriów ustanowionych decyzją Rady 8728/99 z 29 października 2014 r., szczegółowych kryteriów przedstawionych w ogłoszeniu o naborze na daną misję, a także zgodnie z wymogami KE co do zachowania wśród kandydatów równowagi płci, przygotowania zawodowego i znajomości języków oraz dokładając wszelkich starań, aby przedstawiani kandydaci posiadali najwyższe kwalifikacje.

Ministerstwo Spraw Zagranicznych informuje o wynikach preselekcji drogą mailową tylko osoby, których kandydatury zostały przesłane KE. Przedstawienie KE kandydatury obserwatora przez Polskę nie jest równoznaczne z wyjazdem na misję. Focal Point odpowiada jedynie za wstępny etap selekcji kandydatów na poziomie krajowym, zaś ostatecznego wyboru dokonuje KE spośród kandydatów zaproponowanych przez państwa członkowskie.

• etap selekcji: komitet rekrutacyjny KE dokonuje wyboru obserwatorów. W procesie selekcji KE uwzględnia kryteria ogólne oraz specyficzne dla danej misji, takie jak dotychczasowe doświadczenie lub odbyte szkolenia w zakresie misji obserwacyjnych, znajomość języka wymaganego w kraju misji, znajomość kraju lub regionu, w którym odbywa się EOM, umiejętność współpracy w zespole. Komisja bierze też pod uwagę czynniki takie jak równowaga płci, narodowości oraz kwalifikacje zawodowe.

Zgłoszenie powinno zostać sporządzone w języku polskim i obowiązkowo zawierać następujące dokumenty:

• krótki list motywacyjny (maksymalnie 1 strona) uzasadniający chęć uczestnictwa w danej misji, podpisany własnoręcznie przez kandydata;
• deklarację dyspozycyjności w czasie trwania misji, podpisaną własnoręcznie przez kandydata;
• oświadczenie o bardzo dobrym stanie zdrowia, pozwalającym na wielogodzinną pracę w ciężkich warunkach i wymagającą wysiłku fizycznego, podpisane własnoręcznie przez kandydata (zaświadczenie lekarskie nie jest wymagane);
• kopie dokumentów potwierdzających znajomość języka/języków wymaganych na danej misji, na poziomie wskazanym w ogłoszeniu. W przypadku braku takich dokumentów, zadeklarowana znajomość języka może zostać sprawdzona przez KE w procesie selekcji;
• zgodę na przetwarzanie danych osobowych.

Wszystkie dokumenty powinny być przesłane w formie elektronicznej na adres krajowego Focal Point, podany w ogłoszeniu dot. danej misji. Zgłoszenia przesłane do MSZ w formie papierowej nie będą rozpatrywane.

Należy pamiętać o tym, aby w liście motywacyjnym zaznaczyć wyraźnie, czy kandydat ubiega się o uczestnictwo w misji jako obserwator krótko- czy długoterminowy (STO czy LTO). Nie można się zgłaszać alternatywnie na obie funkcje. Podejmując decyzję o zgłoszeniu na STO lub LTO, należy zwrócić uwagę na wymogi dotyczące obu funkcji, które są każdorazowo podawane w ogłoszeniu o naborze obserwatorów.

Niezbędna jest regularna aktualizacja danych w unijnej bazie obserwatorów (Election Roster). W szczególności ważne jest zadeklarowanie chęci udziału w danej misji oraz wprowadzenie informacji istotnych z punktu widzenia tej misji (np. o odbytych szkoleniach). Należy też zwrócić uwagę, czy podane numery telefonów, adresy mailowe, numer paszportu i nazwa najbliższego portu lotniczego, z którego wylatywaliby Państwo na misję (w Polsce lub poza Polską), są poprawne. Ew. pytania techniczne dotyczące funkcjonowania bazy należy kierować na adres: FPI-EOM-ROSTER-UPDATE@ec.europa.eu.

Kandydaci na obserwatora w misjach Unii Europejskiej mają obowiązek zapoznania się i przestrzegania Code of Conduct oraz Terms of Reference.

Konieczne jest zapoznanie się kandydatów na misje UE z listą wymaganych w kraju misji szczepień i ew. ostrzeżeniami dla podróżnych związanymi z sytuacją polityczną i bezpieczeństwa w danym kraju. Informacje te można uzyskać na stronie MSZ w części "Informacje dla podróżujących".

Obserwatorzy krótko- i długoterminowi są wolontariuszami i w związku z tym otrzymywany podczas trwania misji ryczałt (lump sum) nie jest traktowany jako wynagrodzenie za pracę, a jego celem jest jedynie pokrycie wydatków poniesionych przez obserwatorów podczas trwania misji, np. na zakwaterowanie i wyżywienie.

Ryczałt jest wypłacany bezpośrednio przez Komisję Europejską, w wysokości i według zasad określonych przez KE.

W przypadku wyjazdu na misję obowiązkowe jest sporządzenie końcowego sprawozdania i przesłanie go do Focal Point drogą elektroniczną w terminie do 14 dni od daty powrotu. Sprawozdanie powinno liczyć maksymalnie 2 strony i zawierać następujące elementy: krótki opis kontekstu politycznego przed wyborami, opis głównych obserwacji z wyborów oraz rekomendacji na podstawie obserwacji własnych oraz raportów misji (mission’s preliminary statements, reports), a także ocenę przebiegu misji od strony organizacyjnej, przygotowania STOs, LTOs i członków core team, a także ewentualne rekomendacje w tym zakresie.

Informacje ogólne na temat misji obserwacyjnych UE i obserwatorów

Decyzja wykonawcza KE dot. misji obserwacji wyborów

Informacje o bieżących naborach obserwatorów na misje obserwacyjne UE