Departament Współpracy z Polonią i Polakami za Granicą Ministerstwa Spraw Zagranicznych  przejął z dniem 14 września 2024 r. od Kancelarii Prezesa Rady Ministrów  zadanie dotyczące obsługi wniosków w sprawie przyznania Odznaki Honorowej za Zasługi dla Polonii i Polaków za Granicą.

Odznakę nadaje Prezes Rady Ministrów na wniosek przedstawiony przez Ministra Spraw Zagranicznych. Z kolei Minister Spraw Zagranicznych może wystąpić z wnioskiem o nadanie odznaki z własnej inicjatywy lub na wniosek:
- posła lub senatora
- ministra lub kierownika urzędu centralnego
- kierownika placówki zagranicznej RP.

Prezes Rady Ministrów może również nadać odznakę z własnej inicjatywy.  Co do zasady wniosek o nadanie odznaki przedstawia się Ministrowi Spraw Zagranicznych co najmniej na trzy miesiące przed planowanym terminem wręczenia odznaki. Wręczenie odznaki wraz z dyplomem następuje w terminie określonym przez Prezesa Rady Ministrów lub przez osobę przez niego upoważnioną, Ministra Spraw Zagranicznych lub osobę upoważnioną przez Ministra Spraw Zagranicznych.

Link do rozporządzenia: Dziennik Ustaw 2024 r. poz. 1360