Zmiana została wprowadzona na mocy zarządzenia nr 9 Ministra Spraw Zagranicznych z dnia 7 lipca 2021 r. zmieniającego zarządzenie nr 1 z dnia 13 stycznia 2012 r. w sprawie powołania Zespołu do spraw wyłonienia kandydatów na urząd sędziego Europejskiego Trybunału Praw Człowieka w Strasburgu (Dz. Urz. Min. Spraw Zagr. z 2021 r. poz. 30).

Nowelizacja ma na celu uwzględnienie zaleceń Zgromadzenia Parlamentarnego Rady Europy, a także usprawnienie procesu wyłaniania kandydatów.

Najważniejszą zmianą jest dodanie § 6a do zarządzenia, który przewiduje możliwość obserwowania przez organizacje pozarządowe rozmów kwalifikacyjnych z kandydatami. Uzupełnieniem tej zmiany jest dodanie ust. 3a do § 2 Regulaminu Zespołu do spraw wyłonienia kandydatów na urząd Sędziego Europejskiego Trybunału Praw Człowieka w Strasburgu, stanowiącego załącznik nr 2 do zarządzenia.

Wprowadzenie możliwości obserwowania rozmów kwalifikacyjnych przez organizacje pozarządowe stanowi realizację postulatu Zgromadzenia Parlamentarnego Rady Europy w sprawie zwiększenia przejrzystości procesu wyłaniania kandydatów. Realizuje także postulaty formułowane wprost w tej sprawie przez niektóre organizacje pozarządowe, przedstawicieli zawodów prawniczych i media. Jednocześnie zachowana zostaje dotychczas obowiązująca zasada, że publicznemu ujawnieniu podlegać będą - jak dotychczas - dane osobowe trojga kandydatów umieszczonych na ostatecznej liście przekazanej Zgromadzeniu Parlamentarnemu Rady Europy, ewentualnie także dane osób, które wyrażą zgodę na wcześniejsze ujawnienie informacji o ich udziale w procedurze. Na marginesie warto zauważyć, że w celu ułatwienia i przyspieszenia wyrażania takiej zgody przez osoby zgłaszające się dodana została odpowiednia sekcja do formularza oświadczenia ws. wyrażenia zgody na przetwarzanie danych osobowych w związku z procedurą wyłaniania kandydatów.

Utrzymanie zasady ochrony danych osobowych osób zgłoszonych ma na celu zachęcenie do kandydowania jak największej liczby potencjalnie zainteresowanych osób. Organizacje pozarządowe uzyskują jednak możliwość obserwowania rozmów kwalifikacyjnych, dzięki czemu zyskają wiedzę na temat zgłoszonych osób. Wiązać się z tym będzie konieczność podpisania przez osoby wyznaczone przez te organizacje w charakterze obserwatorów oświadczenia dotyczącego obowiązku ochrony danych osobowych. Wzór oświadczenia osoby uczestniczącej w charakterze obserwatora w posiedzeniach Zespołu do spraw wyłonienia kandydatów na urząd sędziego Europejskiego Trybunału Praw Człowieka w Strasburgu stanowi nowy załącznik nr 3 do zarządzenia.

W celu określenia, które organizacje pozarządowe zyskają prawo zgłoszenia jednej osoby jako obserwatora prac Zespołu, zarządzenie posługuje się obiektywnym kryterium, jakim jest prowadzenie działalności statutowej w sferze upowszechniania i ochrony wolności i praw człowieka oraz swobód obywatelskich. Zastosowano określenie zbieżne z zawartym w art. 4 ust. 1 pkt 22 ustawy z dnia 24 kwietnia 2003 r. o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie (Dz. U. z 2020 r. poz. 1057). Każda z organizacji pozarządowych, która spełnia ten wymóg, ma prawo wyznaczenia po jednym obserwatorze. Wniosek w tej sprawie należy skierować do Ministerstwa Spraw Zagranicznych. Szczegółowe informacje na temat terminu i trybu składania wniosków zostaną opublikowane na stronie internetowej Ministerstwa Spraw Zagranicznych w dniu publikacji ogłoszenia o rozpoczęciu procedury wyłaniania kandydatów na sędziego ETPC.

Ponadto w § 5 ust. 1 zarządzenia do trzech zwiększona została minimalna liczba dzienników ogólnopolskich, w których zamieszczane jest ogłoszenie Ministra Spraw Zagranicznych o rozpoczęciu procedury wyłaniania kandydatów na Sędziego Trybunału. Tym samym potwierdzona została praktyka zastosowana przez MSZ przy poprzedniej procedurze wyłaniania kandydatów. Ma to na celu zwiększenie zasięgu informacji o rozpoczęciu procedury i dotarcie do jak najszerszego kręgu osób potencjalnie zainteresowanych uczestniczeniem w niej.

Ponadto w Regulaminie Zespołu wprowadza się w § 1 nowy ust. 7 umożliwiający prowadzenie korespondencji z kandydatami za pomocą poczty elektronicznej na adres wskazany przez kandydata. Co do zasady będzie to adres wskazany w zgłoszeniu, chyba że kandydat wskaże inny adres. Zapis ten ma na celu ułatwienie wymiany informacji oraz zwiększenie szybkości procedowania, może też zwiększyć bezpieczeństwo zdrowotne kandydatów w związku z trwającą epidemią Covid-19. W przypadku konieczności przesyłania informacji wrażliwych zastosowanie będą miały odpowiednie środki zabezpieczające dane przesyłaną pocztą elektroniczną (np. 7-ZIP zabezpieczone hasłem).