I. INFORMACJE OGÓLNE DOTYCZĄCE PROCEDURY ROZEZNANIA RYNKU.

Niniejsze Rozeznanie (zapytanie) nie stanowi oferty w rozumieniu przepisów ustawy
z dnia 23 kwietnia 1964 r. – Kodeks cywilny (Dz. U. z 2019 r. poz. 1145), jak również nie jest ogłoszeniem w rozumieniu przepisów ustawy z dnia 11 września 2019 r. – Prawo zamówień publicznych (Dz.U. 2019 poz. 2019).

II. OGÓLNY OPIS PRZEDMIOTU ZAPYTANIA.

W 2025 roku Ministerstwo Funduszy i Polityki Regionalnej planuje organizację szeregu wydarzeń w ramach horyzontalnej debaty na temat polityki spójności po 2027 r. oraz jej roli w zapewnieniu spójnego rozwoju regionów UE w obliczu coraz szybciej zmieniających się uwarunkowań społeczno-gospodarczych, dynamicznych uwarunkowań geopolitycznych oraz w kontekście zmieniających się nastrojów społecznych i wynikających z tych wszystkich elementów wyzwań rozwojowych.

Jednym z planowanych wydarzeń jest konferencja pt. „Wpływ polityki spójności na realizację celów UE i zwiększanie odporności terytoriów”, która odbędzie się w dniach 29-31 stycznia 2025 r. w Centrum Kongresowym ICE Kraków i składać się będzie z następujących części:

• warsztatów eksperckich w dniu 29 stycznia 2025 r.;
• zasadniczej konferencji w dniach 30-31 stycznia 2025 r. 

Konferencji towarzyszyć będzie strefa wystawiennicza prezentująca wybrane projekty współfinansowane ze środków europejskich, a także warsztaty oraz wydarzenia dodatkowe (m.in. wycieczki miejskie oraz projekcje filmów).

Wykonawca będzie odpowiedzialny za kompleksową organizację i obsługę konferencji oraz wydarzeń towarzyszących, przez co rozumie się w szczególności:

• zapewnienie elementów aranżacji, scenografii, umeblowania przestrzeni konferencyjnej, w tym strefy rejestracyjnej, strefy wystawienniczej, strefy konferencji prasowych i wywiadów, pomieszczeń biurowych do użytku organizatorów oraz zapewnienie materiałów drukowanych i akcesoriów konferencyjnych;
• zapewnienie kompletnego wyposażenia sal konferencyjnych w sprzęt AV/IT, w tym sprzętu do tłumaczeń symultanicznych oraz języka migowego;
• zapewnienie nagrywania konferencji i transmisji online;
• zapewnienie usługi cateringowej;
• zapewnienie usługi hotelowej;
• zapewnienie usług transportowych;
• zapewnienie usługi tłumaczenia.

Szczegółowy zakres zadań Wykonawcy opisany jest w dokumencie „Opis zadań Wykonawcy w związku z szacowaniem zamówienia na organizację i obsługę konferencji pt. Wpływ Polityki Spójności na realizację celów UE i zwiększanie odporności terytoriów” oraz w załącznikach.

***

Wycenę kosztów realizacji przedmiotu zapytania zgodnie z Formularzem Szacowania  należy przesyłać wyłącznie w wersji elektronicznej na adres e-mail: lukasz.gutowski@mfipr.gov.pl do końca dnia 28 czerwca br.

Szacując wartość przedmiotu zapytania należy podawać ceny brutto w każdej kolumnie.