Przestrzeganie czasu pracy przez kierowców ma istotne znaczenie dla bezpieczeństwa transportu oraz zdrowia i bezpieczeństwa osób w nim uczestniczących, a także dla innych uczestników ruchu drogowego. Normy czasu pracy zostały wprowadzone aby nie dopuszczać do nadmiernego zmęczenia kierowców wskutek długiego prowadzenia pojazdu, szczególnie w nocy.

Do kontroli przestrzegania czasu pracy kierowców i prowadzenia jego ewidencji jest zobowiązany pracodawca. Czas pracy kierowców zatrudnionych na podstawie stosunku pracy podlega kontroli inspektorów Państwowej Inspekcji Pracy, natomiast czas pracy kierowców samozatrudnionych jest kontrolowany przez inspektorów Inspekcji Transportu Drogowego.

Przepisy o czasie pracy kierowców zostały określone w ustawie z dnia 16 kwietnia 2004 r. o czasie pracy kierowców (Dz.U. z 2019 r. poz. 1412 oraz z 2023 r. poz. 1523). Podlegają im kierowcy zatrudnieni na podstawie stosunku pracy, kierowcy samozatrudnieni, czyli przedsiębiorcy osobiście wykonujący przewozy drogowe oraz osoby niezatrudnione przez przedsiębiorcę, lecz osobiście wykonujące przewozy drogowe na jego rzecz, w rozumieniu art. 4 pkt 6a ustawy z dnia 6 września 2001 r. o transporcie drogowym (Dz.U. z 2022 r. poz. 2201, z późn. zm.) .

Za nieprzestrzeganie czasu pracy pracodawcom grożą kary określone w ustawie – kodeks pracy, natomiast za nieprzestrzeganie czasu pracy samozatrudnionych kierowców - kary określone w załączniku nr 3 do ustawy o transporcie drogowym.

Zgodnie z ustawą o czasie pracy kierowców do czasu pracy kierowców zalicza się:

• prowadzenie pojazdu; 
• załadowywanie i rozładowywanie oraz nadzór nad załadunkiem i wyładunkiem;
• nadzór oraz pomoc osobom wsiadającym i wysiadającym; 
• czynności spedycyjne; 
• obsługę codzienną pojazdów i przyczep; 
• inne prace podejmowane w celu wykonania zadania służbowego lub zapewnienia bezpieczeństwa osób, pojazdu i rzeczy; 
• niezbędne formalności administracyjne; 
• utrzymanie pojazdu w czystości;
• pozostawanie poza godzinami pracy (poza przyjętym rozkładem czasu pracy) w gotowości do wykonywania pracy, w szczególności podczas oczekiwania na załadunek lub rozładunek, których przewidywany czas trwania nie był znany kierowcy.

Czas pracy kierowcy nie może przekraczać 8 godzin na dobę i przeciętnie 40 godzin w pięciodniowym tygodniu pracy, w przyjętym okresie rozliczeniowym nieprzekraczającym 4 miesięcy. Kierowcy pracujący w systemie równoważnym, na podstawie rozkładów czasu pracy, mogą mieć wydłużony czas pracy do 12 godzin na dobę. Wydłużony czas pracy w poszczególnych dniach jest równoważony skróconym czasem pracy w innych dniach lub dniami wolnymi od pracy.

Kierowcy, którzy wykonują przewóz drogowy osób lub rzeczy pojazdami skonstruowanymi lub trwale przystosowanymi i przeznaczonymi do przewozu więcej niż dziewięciu osób łącznie z kierowcą lub pojazdami, których dopuszczalna masa całkowita, łącznie z przyczepą lub naczepą, przekracza 3,5 tony podlegają również przepisom:

• rozporządzenia (WE) nr 561/2006 Parlamentu Europejskiego i Rady z dnia 15 marca 2006 r. w sprawie harmonizacji niektórych przepisów socjalnych odnoszących się do transportu drogowego oraz zmieniającego rozporządzenia Rady (EWG) nr 3821/85 i (WE) 2135/98, jak również uchylającego rozporządzenie Rady (EWG) nr 3820/85 - jeżeli przewóz odbywa się na terytorium Wspólnoty lub pomiędzy Wspólnotą, Szwajcarią i państwami będącymi stronami umowy o Europejskim Obszarze Gospodarczym,
• Umowy europejskiej dotyczącej pracy załóg pojazdów wykonujących międzynarodowe przewozy drogowe (AETR), jeżeli przewóz odbywa się pomiędzy Wspólnotą a państwem trzecim innym niż Szwajcaria lub państwami będącymi stronami porozumienia o Europejskim Obszarze Gospodarczym albo przewóz poprzez takie państwo.

Oznacza to, że są zobowiązani do rejestrowania czasu prowadzenia pojazdu, obowiązkowych przerw i odpoczynku za pomocą zainstalowanego w pojeździe tachografu cyfrowego lub analogowego zgodnie z przepisami rozporządzenia (UE) nr 165/2014 z dnia 4 lutego 2014 r. w sprawie tachografów stosowanych w transporcie drogowym i uchylające rozporządzenie Rady(EWG) nr 3821/85 w sprawie urządzeń rejestrujących stosowanych w transporcie drogowym oraz zmieniające rozporządzenie (WE) nr 561/2006 Parlamentu Europejskiego i Rady w sprawie harmonizacji niektórych przepisów socjalnych odnoszących się do transportu drogowego. 

W przypadku gdy kierowca:

• przebywał na zwolnieniu lekarskim od pracy z powodu choroby;
• przebywał na urlopie wypoczynkowym;
• miał czas wolny od pracy (ale nie odpoczynek tygodniowy); 
• prowadził pojazd wyłączony z zakresu stosowania rozporządzenia (WE) nr 561/2006 lub Umowy AETR; 
• wykonywał inną pracę niż prowadzenie pojazdu; 
• pozostawał w gotowości w rozumieniu art. 9 ust. 1 i 10 ust. 1 ustawy o czasie pracy kierowców i nie jest możliwe wprowadzenie tych informacji do tachografu,

przedsiębiorca wystawia kierowcy Zaświadczenie o działalności kierowcy.

Wzór formularza zaświadczenia jest określony:

• w decyzji Komisji nr 2007/230/WE z dnia 12 kwietnia 2007 r. w sprawie formularza dotyczącego przepisów socjalnych odnoszących się do działalności w transporcie drogowym (Dz. Urz. UE L 99 z 14.04.2007, str. 14, z późn. zm.) dla przewozów podlegających rozporządzeniu (WE) nr 561/2006 -

• w umowie AETR dla przewozów podlegających tej umowie -

Karty do tachografów wydaje Polska Wytwórnia Papierów Wartościowych SA, zgodnie z umową zawartą z ministrem właściwym do spraw transportu. Wnioski o wydanie karty składane są bezpośrednio do PWPW pocztą lub elektronicznie.