Mniejszości Narodowe i Etniczne

Dysponentem rezerwy celowej przeznaczonej na realizację zadań objętych Programem na rzecz społeczności romskiej w Polsce, zwanym dalej Programem, jest Minister Spraw Wewnętrznych i Administracji. Część zadań Programu zostanie sfinansowana ze środków pochodzących z części 43 budżetu państwa, której dysponentem jest minister właściwy do spraw wyznań religijnych oraz mniejszości narodowych i etnicznych. Ponadto, zadania edukacyjne Programu współfinansowane będą z części 30 budżetu państwa, której dysponentem jest minister właściwy do spraw oświaty i wychowania. Środki finansowe przekazywane będą za pośrednictwem wojewodów lub bezpośrednio podmiotom realizującym poszczególne zadania, na podstawie wniosków przygotowanych przez podmioty realizujące zadania Programu.

Podstawą prawną uruchomienia środków z rezerwy celowej są: art. 154 ust. 1 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz.U. Nr 157, poz. 1240, z późn. zm.) oraz uchwała Rady Ministrów z dnia 19 sierpnia 2003 r. w sprawie ustanowienia programu wieloletniego Program na rzecz społeczności romskiej w Polsce. Podstawą przekazania środków z części 43 budżetu państwa art. 18 ust. 2 pkt 10 ustawy z dnia 6 stycznia 2005 r. o mniejszościach narodowych i etnicznych oraz o języku regionalnym (Dz.U. Nr 17, poz. 141, z późn. zm.), a z części 30 budżetu państwa - art. 8 ust. 2 ustawy z dnia 8 marca 1990 r. o samorządzie gminnym (Dz.U. z 2001 r. Nr 142, poz. 1591, z późn. zm.) oraz art. 45 ustawy z dnia 13 listopada 2003 r. o dochodach jednostek samorządu terytorialnego (Dz.U. z 2010 r. Nr 80 poz. 526, z późn. zm.).

I. Procedura

1. Do dnia 30 kwietnia 2011 r. nastąpi przekazanie przez MSWiA bazy ESOR do wojewodów.
2. Do dnia 15 maja 2011 r. wnioskodawcy składają do wojewody właściwego ze względu na obszar realizacji proponowanych projektów wnioski, zgodnie z wzorem stanowiącym załącznik nr 1 do niniejszej Informacji. Do wniosku o remont mieszkania należy dołączyć zestawienie budynków/lokali mieszkalnych przeznaczonych do remontu, stanowiące załącznik nr 2 do niniejszej Informacji. W przypadku wysłania wniosku pocztą - decyduje data stempla pocztowego.
3. Do dnia 30 lipca 2011 r.:1

• złożone wnioski podlegają ocenie merytorycznej i formalnej (poprawność kosztorysów, obecność wszystkich wymaganych załączników, opinii, pieczątek etc.) oraz, jeśli kosztorys tego wymaga, negocjacjom i racjonalizacji zaproponowanych kwot;
• wojewodowie przesyłają do Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji kompletne, opatrzone opinią wnioski wraz z propozycją wysokości dotacji, dostosowanej do limitów dla poszczególnych województw, stanowiących Załącznik nr 3 do niniejszej Informacji;
• w przypadku zadań edukacyjnych konieczne jest również dołączenie opinii kuratora oświaty, zgodnej ze wzorem stanowiącym załącznik nr 4 do niniejszej Informacji;
• do MSWiA przekazywane są także karty oceny wypełnione przez właściwy urząd wojewódzki za pośrednictwem bazy ESOR (uprzednio, w przypadkach, gdy nie zostały spełnione kryteria formalne określone w punktach 1 - 12 karty, urzędy wojewódzkie przekazują wnioski do uzupełnienia w celu usunięcia nieprawidłowości);
• wraz z wnioskami przekazywane jest, w wersji papierowej i elektronicznej, zestawienie wniosków zgłoszonych przez podmioty uczestniczące w Programie;
• następuje EKSPORT danych z bazy ESOR.

4. Do dnia 30 października 2011 r.:

• Ministerstwo Spraw Wewnętrznych i Administracji wstępnie opiniuje wnioski pod względem merytorycznym. Wnioski wymagające korekty realizowanych zadań i kosztów odsyłane są do urzędów wojewódzkich, z prośbą o korektę i uzupełnienie;
• następuje wymiana bazy ESOR – MSWiA przekazuje urzędom wojewódzkim kompletną wersję bazy ESOR. W podobnym trybie przekazane zostaną do korekty także wnioski niekompletne lub zawierające wadliwe wyliczenia.

5. W terminie 30 dni od dnia w którym nastąpiła wymiana bazy ESOR:

• urzędy wojewódzkie przesyłają do MSWiA uzupełnione i skorygowane wnioski (uprzednio urzędy wojewódzkie występują do wnioskodawców o dokonanie korekt i uzupełnień wniosków);
• następuje EKSPORT danych z bazy ESOR.

6. Do dnia 14 stycznia 2012 r. Minister Spraw Wewnętrznych i Administracji wydaje decyzję dotyczącą podziału środków znajdujących się w rezerwie celowej Pomoc dla społeczności romskiej w Polsce oraz zapisanych w części 43 budżetu państwa - Wyznania religijne oraz mniejszości narodowe i etniczne, przeznaczonych w 2012 r. na realizację zadań Programu.
7. Do dnia 20 stycznia 2012 r. Minister Spraw Wewnętrznych i Administracji:

• przekazuje Ministrowi Edukacji Narodowej wnioski, które uzyskały pozytywną opinię Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji wraz z propozycjami wysokości dotacji pochodzących z części 30 budżetu państwa;
• przekazuje informacje na temat decyzji wojewodom, w zakresie ich kompetencji terytorialnej.

8. Do dnia 31 stycznia 2012 r. odpowiedzialne urzędy przygotowują projekty umów dotyczących zadań, które powinny być realizowane od dnia 1 stycznia 2012 r. (umowy te podpisywane są w pierwszej kolejności).
9. W terminie 7 dni od dnia wejścia w życie ustawy budżetowej na 2012 r. - w przypadku środków przekazywanych do budżetów podmiotów innych niż wojewodowie - Minister Spraw Wewnętrznych i Administracji występuje do ministra właściwego do spraw finansów publicznych z wnioskiem o uruchomienie środków finansowych znajdujących się w rezerwie celowej przeznaczonej na realizację zadań objętych Programem, w części właściwej dla tych podmiotów i informuje je o podjętych działaniach.
10. W terminie 7 dni od dnia wejścia w życie ustawy budżetowej na 2012 r. wojewodowie, w oparciu o decyzję, o której mowa w pkt 6, występują do ministra właściwego do spraw finansów publicznych z wnioskiem o uruchomienie środków finansowych znajdujących się w rezerwie celowej przeznaczonej na realizację zadań objętych Programem, w części właściwej dla wskazanego w decyzji województwa.
11. Po uruchomieniu środków finansowych znajdujących się w rezerwie celowej środki te przekazywane są do budżetów właściwych wojewodów lub innych uprawnionych podmiotów. Wojewodowie przekazują je do podmiotów, których wnioski uzyskały akceptację Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji i skierowane zostały do realizacji.
12. W ciągu miesiąca od podpisania przez Ministra Finansów decyzji w sprawie uruchomienia środków finansowych znajdujących się w rezerwie celowej, Minister Spraw Wewnętrznych i Administracji przekazuje wszystkim wnioskodawcom zbiorczą informację na temat podjętych decyzji. Informacja ta zostanie także zamieszczona na stronie internetowej MSWiA.
13. Podmioty realizujące zadania dofinansowywane ze środków Programu w roku 2011 składają, do dnia 31 stycznia 2012 r., sprawozdania finansowe i merytoryczne z realizacji tych zadań. Obowiązek przekazania sprawozdania spoczywa na wszystkich uczestnikach Programu - niezależnie od źródła finansowania i zasięgu projektu. Sprawozdanie przekazywane jest wojewodzie właściwemu ze względu na obszar realizacji zadania, a w przypadku, gdy źródła finansowania pochodzą od innego podmiotu niż wojewoda, sprawozdanie przekazywane jest do jego wiadomości.
14. W terminie do dnia 28 lutego 2012 r.:

• wojewodowie przesyłają do MSWiA, przygotowane za pomocą bazy ESOR, sprawozdania zbiorcze dotyczące realizacji w 2011 r. zadań Programu na terenie podległych im województw (w części dotyczącej zadań z dziedziny EDUKACJA uzgodnione z wojewódzkim kuratorem oświaty), zgodne ze wzorami stanowiącymi załączniki nr 8 i nr 9 do niniejszej Informacji. Sprawozdania te powinny zawierać informacje na temat wszystkich zadań Programu realizowanych na terenie województwa - niezależnie od źródeł ich finansowania;
• następuje EKSPORT danych z bazy ESOR.

15. Jednym z głównych celów funkcjonowania bazy ESOR jest zebranie kompletnych i rzetelnych danych dotyczących zadań zrealizowanych w poszczególnych województwach w latach 2004 - 2011. Zadanie to spoczywać będzie na wojewodach. W założeniu, uzupełnienie danych dotyczących kwot wykonania dla zrealizowanych zadań powinno nastąpić do dnia 28 lutego 2012 r. Tak więc, faktycznie bazę można (powinno się) uzupełniać w okresie od jej pierwszej instalacji, do dnia 30 lipca 2011 r. 2(pierwszy eksport danych) i później - od 30 października 2011 r. (druga instalacja bazy), do dnia 30 listopada 2011 r. (drugi eksport danych).
16. Danych nie należy uzupełniać pomiędzy 30 lipca - 30 października 2011 r., kiedy „gospodarzem” bazy będzie MSWiA.

II. Uwagi do Procedury

1. Minister Spraw Wewnętrznych i Administracji oraz wojewodowie (po uzyskaniu akceptacji ministra) mogą również ogłaszać konkursy na realizację zadań zleconych, o celach i warunkach określonych w treści ogłoszenia.
2. Urzędy wojewódzkie dokonują oceny wniosków pod kątem formalnym i wstępnej pod kątem merytorycznym, za pośrednictwem bazy ESOR. W przypadku niespełniania kryteriów formalnych określonych w punktach 1 - 12 karty, urzędy wojewódzkie przekazują wniosek do uzupełnienia w celu usunięcia nieprawidłowości. Do MSWiA przekazywane są kompletne wnioski opatrzone kartą oceny wypełnioną przez właściwy urząd wojewódzki oraz wydrukowaną z bazy ESOR.
3. Zadania z zakresu edukacji finansowane z części 30 budżetu państwa, której dysponentem jest minister właściwy do spraw oświaty i wychowania, podlegają procedurze oceniania przewidzianej dla zadań finansowanych z rezerwy celowej. Wnioski z zakresu edukacji przekazywane do Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji są opiniowane przez właściwego wojewódzkiego kuratora oświaty oraz właściwego wojewodę. Minister Spraw Wewnętrznych i Administracji przekazuje wnioski, które uzyskały jego pozytywną opinię, ministrowi właściwemu do spraw oświaty i wychowania.
4. Zadania finansowane z części 43 budżetu państwa, której dysponentem jest minister właściwy do spraw wyznań religijnych oraz mniejszości narodowych i etnicznych, są finansowane na podstawie zawartej umowy, stanowiącej załączniki do niniejszej Informacji odpowiednio nr 5 lub nr 5A (w przypadku, gdy zadanie ma charakter inwestycyjny). Wraz z podpisaną umową podmiot realizujący zadanie zobowiązany jest dostarczyć oświadczenie, stanowiące załącznik nr 6 do niniejszej Informacji o zgodności danych z rejestru ze stanem faktycznym w dniu podpisania umowy lub w przypadku zmian we wspomnianym rejestrze dostarczyć jego zaktualizowany odpis.
5. W przypadku zawarcia umowy, o której mowa w ust. 4, podmiot realizujący zadanie składa w terminie 30 dni od dnia zakończenia realizacji zadania, sprawozdanie z jego realizacji, zgodne ze wzorem, stanowiącym załącznik nr 7 do niniejszej Informacji. W razie konieczności podmiot realizujący zadanie składa korektę sprawozdania, zgodnie z wzorem, stanowiącym załącznik nr 7A do niniejszej Informacji.

III. Kryteria, które będą brane pod uwagę przy podziale środków:

1. liczebność grupy objętej pomocą w ramach konkretnego zadania (liczba osób, które odniosą korzyść z realizacji zadania),
2. poziom życia grupy objętej pomocą w ramach konkretnego zadania,
3. uczestnictwo społeczności romskiej bezpośrednio zaangażowanej przy realizacji zadania (liczba osób),
4. deklarowany, procentowy udział środków własnych, w stosunku do całości kosztów realizacji zadania,
5. efektywność realizowanego zadania (spodziewane efekty w stosunku do planowanych kosztów),
6. dotychczasowe doświadczenia wnioskodawców w realizacji podobnych zadań oraz wcześniejszy sposób realizacji przez wnioskodawców podobnych zadań,
7. pozyskani partnerzy i udział środków ze źródeł pozarządowych,
8. długofalowe efekty realizowanego zadania (w przypadku zadań realizowanych w sposób ciągły).

IV. Preferencje, które będą brane pod uwagę przy podziale środków:

W trakcie oceny wniosków składanych w ramach Programu preferowane będą następujące zadania:

1. z dziedziny edukacji,
2. wskazujące na istnienie długofalowej strategii poprawy sytuacji społeczności romskiej na terenie objętym realizacją zadania,
3. realizowane wspólnie z przedstawicielami społeczności romskiej (np. przez jednostkę samorządu terytorialnego i organizację romską) i gwarantujące aktywny i konkretnie opisany we wniosku udział społeczności romskiej (w miarę możliwości proponuje się zawieranie pisemnych porozumień o współpracy),
4. gwarantujące zaangażowanie własnych środków finansowych i rzeczowych wnioskodawcy oraz środków z innych źródeł pozabudżetowych.

V. Uwagi dotyczące przygotowania wniosków

1. Każdy projekt powinien obejmować jedno zadanie i musi zostać zgłoszony na odrębnym formularzu. Niedopuszczalne jest umieszczenie na jednym formularzu kilku różnych projektów nawet wówczas, gdy realizowane są one w ramach jednej dziedziny (przykładowo - innymi projektami są zakup podręczników, zakup wyposażenia świetlicy integracyjnej, dofinansowanie udziału uczniów w „zielonych szkołach” - powinny one zostać złożone na trzech odrębnych formularzach). Należy jednak mieć na uwadze, aby sztucznie nie mnożyć liczby projektów (np. należy złożyć jeden wniosek na prowadzenie świetlicy integracyjnej, a nie kilka odrębnych wniosków na opłaty eksploatacyjne, zatrudnienie opiekuna świetlicy, zakup gier edukacyjnych na potrzeby świetlicy itp.).
2. „Uczestnik” (część A, pkt 1 wzoru wniosku, stanowiącego załącznik nr 1 do Informacji) Programu to podmiot posiadający osobowość prawną i ponoszący odpowiedzialność prawną za realizację zadania. „Wykonawca” (część A, pkt 2. wzoru wniosku) to podmiot bezpośrednio realizujący zadanie. Rozróżnienie to powstało w celu właściwego opisu sytuacji, w której zadania Programu realizują (wykonują) podmioty posiadające samodzielność organizacyjną, lecz nie posiadające osobowości prawnej. Takim przypadkiem „Wykonawcy” będą np. szkoły, świetlice środowiskowe, gminne ośrodki pomocy społecznej, domy kultury, oddziały terenowe organizacji pozarządowych itp., których organem prowadzącym/nadzorującym są jednostki samorządu terytorialnego, centralne zarządy ogólnopolskich organizacji itp. Same jednostki samorządu terytorialnego oraz posiadające osobowość prawną organizacje pozarządowe będą natomiast klasyfikowane jako „Uczestnik”. Należy jednak zauważyć, że często - posiadający osobowość prawną „Uczestnik” - bezpośrednio i samodzielnie realizuje zadanie. „Uczestnik” jest więc jednocześnie „Wykonawcą”. W takim przypadku, w części A, pkt 2 wniosku - wnioskodawca powinien umieścić frazę „jak wyżej” odnoszącą się do danych umieszczonych w polach przeznaczonych dla „Uczestnika” (część A, pkt 1).
3. W przypadku podmiotów niezaliczanych do sektora finansów publicznych do wniosku musi zostać załączony oryginał lub poświadczona za zgodność z oryginałem kopia aktualnego odpisu z rejestru, wyciągu z ewidencji lub innych dokumentów potwierdzających status prawny wnioskodawcy oraz umocowanie osób go reprezentujących.
4. Projekty powinny obejmować realizację zadań wynikających z Programu.
5. Przy tworzeniu wniosków należy pamiętać o konsultacjach z przedstawicielami społeczności romskich i o kontynuacji tej współpracy w trakcie realizacji zadania. Konsultacje takie powinny być także przeprowadzane przez urzędy wojewódzkie przed przesłaniem wniosków do Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji.
6. Należy pamiętać, że do kategorii partnerzy należą także media lokalne. Współpraca z nimi może być pomocna przy propagowaniu i monitorowaniu działań podjętych w ramach Programu. Do tej kategorii należeć również będą inne podmioty biorące udział w realizacji zadania (organizacje pozarządowe, placówki oświatowe i naukowe, związki wyznaniowe itp.).
7. Przy wypełnianiu wniosku, szczególną uwagę należy zwrócić na pełne i wyczerpujące opisanie zadania, zarówno pod względem rachunkowym - przy kalkulacji kosztów (tam gdzie jest to możliwe należy podać je z podziałem na miesięczne wydatki) jak i merytorycznym.
8. W przypadku zadań, które wymagają finansowania ze środków Programu zatrudnienia osób bardzo istotne jest opisanie stanowiska pracy (proponowanego zakresu obowiązków, wymiaru czasu pracy) oraz kwalifikacji i doświadczenia zawodowego (wykaz poprzednich miejsc pracy) tych osób.
9. W przypadku zadań remontowych lub inwestycyjnych (zakup lub budowa lokali mieszkalnych) obok podstawowych informacji dotyczących liczby lokali mieszkalnych i zakresu proponowanych działań konieczne jest przedstawienie przez Wnioskodawcę informacji na temat liczby rodzin/osób proponowanych do objęcia wsparciem, a także syntetycznej informacji na temat sytuacji mieszkaniowej oraz materialnej (o ile to możliwe - istotna byłaby informacja o wysokości dochodu na członka rodziny) poszczególnych rodzin/osób uzasadniających konieczność udzielenia wsparcia tym osobom. W tym celu należy wypełnić załącznik do wniosku w sprawie realizacji zadań Programu - zestawienie mieszkań/lokali przeznaczonych do remontu w ramach Programu (wzór stanowi załącznik nr 2 do Informacji). Ponadto, do formularza wniosku powinna zostać dołączona dokumentacja fotograficzna dotycząca zarówno mieszkań/budynków wskazanych do objęcia wsparciem, jak i prezentująca efekty działań remontowych/budowlanych prowadzonych w latach ubiegłych.
10. Należy pamiętać, że zadania z zakresu poprawy sytuacji mieszkaniowej powinny dotyczyć jedynie rodzin i osób mieszkających w bardzo trudnych warunkach, których poprawa jest działaniem niezbędnym i nie cierpiącym zwłoki. Ponadto, osoby takie powinny gwarantować, że efekty działań poprawiających sytuację mieszkaniową będą trwałe (w przypadku najemców - Wnioskodawca powinien wziąć pod uwagę problem zagrożenia nakazami eksmisji). Ze środków Programu nie będą finansowane remonty i zakupy, których celem jest jedynie podniesienie standardu, a nie rozwiązanie istotnych, żywotnych problemów.
11. Przy wnioskach inwestycyjnych wymagany jest 10 % udział środków własnych lub pochodzących z innych źródeł.
12. W przypadku podmiotów - organów prowadzących szkoły, do których uczęszczają uczniowie romscy - konieczne jest ścisłe wypełnienie obowiązku umieszczenia w formularzu informacji o pozyskiwanej zwiększonej subwencji oświatowej dla szkół organizujących dodatkowe zadania edukacyjne dla uczniów romskich. Niezbędne jest poinformowanie o kwocie tej subwencji oraz o sposobie jej wydatkowania, ewentualnie poinformowanie o przyczynach niepozyskiwania subwencji. Przez dodatkowe zadania edukacyjne dla uczniów romskich należy rozumieć m.in.:

• zatrudnianie asystentów edukacji romskiej i nauczycieli wspomagających edukację romską,
• prowadzenie zajęć wyrównawczych oraz rewalidacyjnych (kompensacyjnych, korekcyjnych, dydaktyczno-wyrównawczych, psychoterapeutycznych, logopedycznych oraz innych zajęć wspomagających rozwój dziecka, zgodnie z indywidualnymi potrzebami uczniów),
• organizację zajęć rozwijających oraz służących podtrzymywaniu tożsamości etnicznej uczniów romskich (np. języka romskiego, muzycznych, plastycznych, teatralnych, sportowych i innych),
• organizowanie i finansowanie udziału uczniów romskich w zajęciach integracyjnych i socjalizacyjnych (np. wyjścia do kin, teatrów, muzeów, udział w wycieczkach, imprezach klasowych i szkolnych, turnusach rehabilitacyjnych i inne),
• zatrudnienie instruktorów i opiekunów organizujących zajęcia dodatkowe dla uczniów romskich oraz prowadzących romskie zespoły folklorystyczne.
• Finansowanie ww. dodatkowych zadań ze środków Programu jest możliwe wyłącznie w przypadku, gdy jednostki samorządu terytorialnego lub podległe im placówki wykażą i uzasadnią, że pozyskiwana zwiększona część oświatowa subwencji ogólnej jest niewystarczająca.

13. Szczegółowy opis projektu powinien zawierać informację o ewentualnym zamiarze ubiegania się wnioskodawcy o środki z Europejskiego Funduszu Społecznego na lata 2007 - 2013, ze szczególnym uwzględnieniem planów wnioskodawcy dotyczących ubiegania się o środki z tzw. „komponentu romskiego”, wdrażanego w ramach Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki. Sugerowane jest, aby te działania, które w swoim zakresie mieszczą się w celach określonych przez komponent romski PO KL, a dotychczas finansowane były ze środków Programu - stały się podstawą wniosków przygotowywanych w ramach procedury „komponentu romskiego” PO KL.

VI. Kontrola realizacji Programu na rzecz społeczności romskiej w Polsce.

1. Nad prawidłowym rozdysponowywaniem i wydatkowaniem środków budżetowych nadzór sprawuje właściwy wojewoda.
2. Centralna oraz wojewódzka administracja rządowa może w każdym momencie realizacji projektu zwrócić się do podmiotu realizującego o przedstawienie informacji o stanie zaawansowania prac, efektach lub przeprowadzić własną kontrolę realizacji projektu.
3. W związku z wprowadzeniem budżetu zadaniowego, podmioty realizujące zadania dofinansowywane ze środków Programu, po zakończeniu każdego kwartału składają w urzędach wojewódzkich sprawozdania zawierające informacje o liczbie Romów uczestniczących w realizowanych zadaniach w sprawozdawanym kwartale.
4. Informacje, o których mowa w pkt 3, urzędy wojewódzkie przekazują w formie sprawozdania zbiorczego za miniony kwartał do MSWiA.