Zaproszenie do składania ofert na administrowanie nieruchomością w Helsinkach przy Risto Rytin tie 7, 00 570 Helsinki, Republika Finlandii  
w terminie od 01.02-31.12.2022 r.

1. Zamawiający:

Ministerstwo Rozwoju i Technologii, Biuro Administracyjne.

2. Przedmiot zamówienia:

Świadczenie usług administrowania nieruchomością o powierzchni 2011,00 m², pozostałą po likwidacji Wydziału Promocji Handlu  i Inwestycji Ambasady RP w Helsinkach.

Budynek zlokalizowany przy ul. Risto Rytin tie 7, 00 570  Helsinki, Republika Finlandii

W tym:

1. bieżące monitorowanie oraz kontrolowanie stanu technicznego nieruchomości, w tym dokonywanie drobnych zakupów, napraw i regulacji niezbędnych do zabezpieczenia obecnego stanu nieruchomości;
2. kontrola warunków bezpieczeństwa nieruchomości i nadzór nad instalacjami oraz przygotowywanie w tym zakresie odpowiednich kontroli technicznych, przeglądów i konserwacji;
3. informowanie o awariach, usterkach i sytuacjach, które miałyby istotny wpływ na funkcjonowanie nieruchomości, oraz wyszukiwanie firm do wykonania napraw w celu usunięcia nieprawidłowości;
4. udostępnienie liczników wody, gazu miejscowym dostawcom oraz nadzór nad realizacją umów w tym zakresie;
5. sprawdzanie prawidłowości otrzymywanych od usługodawców rachunków i faktur oraz przygotowywanie płatności na rzecz dostawców;
6. przygotowywanie dokumentów niezbędnych do dokonania płatności z tytułu podatków, ubezpieczeń i innych opłat publiczno-prawnych przypadających na nieruchomość,
7. obsługa wykorzystywanych tymczasowo na potrzeby Szkoły Polskiej pomieszczeń w nieruchomości;
8. utrzymanie porządku i sprzątanie głównego wejścia do budynku. W zależności od sezonu, grabienie liści, odśnieżanie chodnika, koszenie trawnika.

3. Kryteria oceny ofert:

O wyborze oferty decydować będzie kryterium ceny (przy spełnieniu wszystkich warunków przedstawionych w zaproszeniu do składania ofert).

Za najkorzystniejszą uznana zostanie oferta, która uzyska największą liczbę punktów.

Przy wycenie będzie brana pod uwagę cena oferty, a liczba punktów zostanie przyznana wg poniższego wzoru:

Liczba punktów = Cmin/Cwn x 100

Gdzie:

Cmin      –          cena minimalna spośród zaproponowanych cen ofertowych

Cwn       –          cena badanej oferty

4. Warunki udziału.

Udział w postępowaniu mogą wziąć wykonawcy, którzy:

1. posiadają wiedzę, umiejętności, doświadczenie w zakresie administrowania nieruchomościami oraz prowadzą działalność związaną z administrowaniem nieruchomościami na terytorium miasta Helsinki, Republika Finlandii,
2. posiadają środki materialne, pracowników i urządzenia niezbędne do wykonania umowy,

Ze względu na specyfikę zamówienia – dotyczącego administrowania nieruchomości znajdującą się poza terytorium RP, zapytanie ofertowe skierowano do trzech podmiotów  prowadzących działalność z zakresu administrowania nieruchomościami na rynku  lokalnym w Wilnie z tego względu Zamawiający uznaje ww. warunki za spełnione dla wszystkich trzech oferentów.

5. Warunki finansowe rozliczeń i płatności.

1. cena oferty  netto za miesiąc musi obejmować wszelkie koszty związane z realizacją przedmiotu zamówienia,
2. wynagrodzenie będzie płatne po zakończeniu miesięcznego okresu rozliczeniowego;
3. podstawą do wystawienia faktury będzie protokół odbioru prac podpisany przez zamawiającego bez zastrzeżeń;
4. zapłata nastąpi przelewem na wskazany w fakturze nr rachunku bankowego - w terminie 14 dni od daty dostarczenia prawidłowo wystawionej faktury do siedziby zamawiającego;
5. rozliczenia będą prowadzone w Euro.

6. Dodatkowe informacje.

1. Zaproszenie nie stanowi oferty w myśl art. 66 Kodeksu Cywilnego, jak również nie jest ogłoszeniem w rozumieniu ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych i nie stanowi zobowiązania Zamawiającego do udzielenia zamówienia;
2. Zamawiający zastrzega sobie prawo do rezygnacji z zamówienia bez podania przyczyny;
3. umowy zawierane są z wykorzystaniem wzorów stosowanych w Ministerstwie Rozwoju i Technologii;
4. przy ocenie ofert pod uwagę będą brane tylko oferty, które zawierają wszystkie rodzaje prac zawartych w ofercie. W celu zapewnienia porównywalności wszystkich ofert, Zamawiający zastrzega sobie prawo do skontaktowania się z właściwymi Oferentami w celu uzupełnienia lub doprecyzowania ofert;
5. Zamawiający zastrzega sobie prawo do odpowiedzi tylko na ofertę wybraną, jako najkorzystniejszą. Wykonawca wybrany do wykonania przedmiotowego zamówienia obowiązany będzie przedstawić aktualny odpis z właściwego rejestru wystawiony nie wcześniej niż 6 miesięcy przed dniem zawarcia umowy albo aktualne zaświadczenie o wpisie do ewidencji działalności gospodarczej. O terminie podpisania umowy Zamawiający powiadomi Wykonawcę z 3 dniowym wyprzedzeniem;
6. okres związania ofertą - 30 dni od złożenia oferty (którego bieg rozpoczyna się wraz z upływem terminu składania ofert);
7. oferty przysłane po terminie nie będą brane pod uwagę.

7. Sposób przygotowania i termin składania ofert.

Ofertę w języku polskim lub angielskim w formie skanu lub wiadomości mailowej  należy przesłać drogą elektroniczną na adres e-mail: ewa.nilsson@mrpit.gov.pl w terminie do dnia 18.01.2022 r.  do godz.16.00 czasu polskiego

8. Załączniki: