Tytuł kontroli

Kontrola przestrzegania przepisów o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach.

Podmiot przeprowadzający kontrolę

Archiwum Akt Nowych (AAN)

Ocena kontrolowanej działalności

W wyniku przeprowadzonej kontroli stwierdzono następujące nieprawidłowości w archiwum zakładowym Ministerstwa Rozwoju w części dotyczącej działu gospodarka:

1. niewłaściwy układ dokumentacji w archiwum zakładowym tzn. bez podziału na dokumentację własną, odziedziczoną i zdeponowaną;
2. niewłaściwe zabezpieczenie techniczne części materiałów archiwalnych tzn. przechowywanie ich w teczkach biurowych, niewykonanych z tektury bezkwasowej, bez pudeł archiwalnych;
3. brak paginacji części materiałów archiwalnych;
4. nieprawidłowe opisy części teczek aktowych szczególnie w zakresie tytułów, które nieprecyzyjnie opisywały zawartą w nich dokumentację;
5. ewidencja nieodzwierciedląjąca zasobu znajdującego się w archiwum zakładowym;
6. niewłaściwe warunki przechowywania dokumentacji w archiwum zakładowym, szczególnie w magazynie przy ul. Podskarbińskiej.

Zalecenia pokontrolne

1. Przechowywanie dokumentacji działu gospodarka we właściwym układzie w archiwum zakładowym tzn. w podziale na dokumentację własną, odziedziczoną oraz zdeponowaną, a w jej ramach według aktotwórców i numerów spisów zdawczo-odbiorczych. Należy także wydzielić materiały archiwalne oraz dokumentację osobowo-płacową.
2. Właściwe zabezpieczenie materiałów archiwalnych poprzez umieszczenie ich w teczkach i pudłach archiwalnych wykonanych z tektury, której szczegółowe parametry określa załącznik nr 4 do rozporządzenia Ministra Kultury i Dziedzictwa Narodowego z dnia 20 października 2015 r. w sprawie klasyfikowania i kwalifikowania dokumentacji, przekazywania materiałów archiwalnych do archiwów i brakowania dokumentacji niearchiwalnej (Dz. U. z 2015 r. poz. 1743). 
3. Spaginowanie materiałów.
4. Poprawne opisanie teczek aktowych zawierających dokumentację działu gospodarka, szczególnie poprzez nadanie precyzyjnych tytułów opisujących ich zawartość.
5. Sporządzenie kompletnej ewidencji dokumentacji działu gospodarka przechowywanej w archiwum zakładowym.

Szczegółowy opis kontroli w załączniku