W związku z obowiązującym od 20 marca br. na obszarze całego kraju stanem epidemii, Ministerstwo Rozwoju, Pracy i Technologii pragnie przypomnieć, iż wspólnoty mieszkaniowe mogą organizować roczne zebrania członków i głosowanie nad uchwałami z wykorzystaniem narzędzi teleinformatycznych. Takie rozwiązanie może być bardzo przydatne w trudnym czasie epidemii COVID-19.

Co do zasady roczne zebrania winny mieć formę stacjonarną, z ewentualnym udziałem głosów zebranych przez zarząd w trybie indywidualnym, np. za pomocą poczty elektronicznej. Nie ma jednak przeszkód, by zainteresowane wspólnoty przeprowadziły roczne zebranie w formule hybrydowej, gdzie część uczestników – w liczbie dozwolonej obowiązującymi aktualnie przepisami rozporządzenia Rady Ministrów w sprawie ustanowienia określonych ograniczeń, nakazów i zakazów w związku z wystąpieniem stanu epidemii – bierze osobisty udział w zebraniu, część zaś bierze udział łącząc się z uczestnikami zebrania oraz prowadzącym je zarządem – za pomocą urządzeń komunikacji zdalnej, przekazujących obraz oraz dźwięk. Co istotne, oddanie ważnego głosu w tej formule może nastąpić również za pomocą poczty elektronicznej bądź indywidualnych kont przypisanych poszczególnym właścicielom lokali w programach do obsługi wspólnoty (Możliwe jest w takim przypadku oddanie głosu w inny sposób, np. w formie pisemnej za pomocą skrzynki kontaktowej wspólnoty mieszkaniowej). Natomiast ci spośród członków wspólnoty, którzy nie wezmą udziału w tak przeprowadzonym zebraniu – a uchwały nie zostaną na nim podjęte – będą mogli oddać głos w trybie indywidualnym, np. wykorzystując do tego skrzynkę podawczą wspólnoty.

Taki sposób organizacji rocznych zebrań umożliwi zachowanie dystansu społecznego oraz przestrzeganie ograniczeń co do dopuszczalnej liczby uczestników zebrania. Zastosowanie takiego rozwiązania ułatwi funkcjonowanie wspólnot mieszkaniowych – możliwe będzie m.in. przeprowadzenie przez członków wspólnoty dyskusji nad zatwierdzeniem sprawozdania z zarządu za rok miniony i planem na rok obecny, wraz z przyjęciem w obu tych kwestiach stosownych uchwał.

Trzeba zauważyć, iż zebrania roczne mogą zostać – zgodnie z art. 90 ustawy o szczególnych rozwiązaniach związanych z zapobieganiem, przeciwdziałaniem i zwalczaniem COVID-19, innych chorób zakaźnych oraz wywołanych nimi sytuacji kryzysowych oraz niektórych innych ustaw (Dz.U. z 2020 r., poz. 568, z późn. zm) – przełożone o okres do 6 tygodni od dnia odwołania na obszarze RP stanu zagrożenia epidemicznego lub stanu epidemii. Wspólnoty, które będą jednak zainteresowane przeprowadzeniem zebrania w terminie wcześniejszym, mogą zorganizować je w formule hybrydowej, tj. z wykorzystaniem narzędzi teleinformatycznych.