Przekazanie oferty

Oferta powinna być przygotowana na formularzu ofertowym, stanowiącym załącznik nr 3 i wraz z kompletem wymaganych dokumentów przesłaną pocztą elektroniczną na dwa adresy: monika.wackowska-kabaczynska@mrit.gov.pl oraz internet@mrit.gov.pl do dnia 21 stycznia 2022 r. do godziny 13.00.

W temacie maila należy wpisać „Monitoring mediów i internetu 2022”.

Przesłane w ten sposób dokumenty powinny zostać podpisane elektronicznie przez Wykonawcę lub przez osobę umocowaną do reprezentowania Wykonawcy. W przypadku braku podpisu elektronicznego prosimy o przesłanie skanów podpisanych dokumentów wraz z plikami edycyjnymi.

Terminy

1. Termin realizacji – od  1 lutego 2022 r. do 31 stycznia 2023 r.
2. W ofercie proszę wskazać termin obowiązywania przesłanej oferty. 
3. Oferty złożone po terminie nie będą rozpatrywane.
4. Oferent może przed upływem terminu składania ofert zmienić lub wycofać swoją ofertę.

Dane techniczne przedmiotu zamówienia

Szczegółowy opis przedmiotu zamówienia znajduje się w załączniku nr 4.

Dodatkowe informacje

1. Zaproszenie nie stanowi oferty w myśl art. 66 Kodeksu Cywilnego, jak również nie jest ogłoszeniem w rozumieniu ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych i nie stanowi zobowiązania Zamawiającego do udzielenia zamówienia.
2. Zamawiający zastrzega prawo do unieważnienia postępowania bez podania przyczyny.
3. Wykonawcom biorącym udział w postępowaniu nie przysługują z tego tytułu prawa do jakichkolwiek roszczeń w stosunku do Zamawiającego.
4. Zamawiający zastrzega sobie prawo do rezygnacji z realizacji zamówienia i nie zawarcia umowy po rozstrzygnięciu ogłoszeniu wyników rozeznania bez podania przyczyny.
5. Zamawiający zastrzega również, że rozstrzygnięcie wyników rozeznania nie kreuje obowiązku zawarcia umowy i nie może stanowić podstaw do zaciągania zobowiązań przez wybranego Wykonawcy ani do roszczeń z jego strony względem Zamawiającego.
6. Jeżeli informacje i dokumenty zawarte w ofercie stanowią tajemnicę przedsiębiorstwa w rozumieniu przepisów o zwalczaniu nieuczciwej konkurencji, należy wskazać, że nie mogą być one udostępniane.
7. W przypadku utajnienia oferty Wykonawca nie później niż w terminie składania ofert zobowiązany jest wykazać, iż zastrzeżone informacje stanowią tajemnicę przedsiębiorstwa, w szczególności określając, w jaki sposób zostały spełnione przesłanki, o których mowa w art. 11 pkt 4 ustawy z 16 kwietnia 1993 r. o zwalczaniu nieuczciwej konkurencji, zgodnie z którym tajemnicę przedsiębiorstwa stanowi określona informacja, jeżeli spełnia łącznie trzy warunki:
   1. ma charakter techniczny, technologiczny, organizacyjny przedsiębiorstwa lub jest to inna informacja mającą wartość gospodarczą;
   2. nie została ujawniona do wiadomości publicznej;
   3. podjęto w stosunku do niej niezbędne działania w celu zachowania poufności.
8. Zamawiający zastrzega, że całościowa oferowana cena stanowi informację publiczną w rozumieniu przepisów ustawy o dostępie do informacji publicznej i w przypadku zastrzeżenia jej przez Wykonawcę jako tajemnicy przedsiębiorstwa lub tajemnicy przedsiębiorcy jego oferta zostanie odrzucona.
9. Zamawiający dopuszcza składanie ofert sporządzonych wyłącznie w języku polskim.
10. Zamawiający nie dopuszcza składania ofert częściowych.
11.  Zamawiający wymaga złożenia oferty wariantowej (wariant I – monitoring mediów i wariant II – monitoring mediów wraz z newsletterem selektywnym, zgodnie z pkt 3.2 SOPZ) .
12.  Oferty złożone po terminie nie będą rozpatrywane.
13.  W celu zapewnienia porównywalności ofert Zamawiający zastrzega sobie prawo do skontaktowania się (telefonicznie, e-mailowo) z Wykonawcami, których dokumenty będą wymagały uzupełnienia, wyjaśnienia lub doprecyzowania.
14.  Dokumenty, co do których dany Wykonawca nie dokonał uzupełnień, wyjaśnień lub doprecyzowania w terminie wyznaczonym przez Zamawiającego nie będą rozpatrywane.
15.  Zamawiający nie wypłaca zaliczek za realizację zadania. Płatność dokonywana jest po wykonaniu usługi.

Cena

Oferta powinna zawierać wyszczególnienie cenowe:

Wariant I:

• koszt miesięczny monitoringu mediów wraz z dostępem do platformy
• koszt roczny całkowity brutto usługi

Wariant II:

• koszt miesięczny monitoringu mediów wraz z dostępem do platformy i newsletterem selektywnym
• koszt roczny całkowity brutto wyżej wymienionej usługi

Kryteria oceny ofert i wybór Wykonawcy

Zamawiający rozpatrzy oferty, które nie zostały odrzucone pod względem formalnym, na podstawie następujących kryteriów:

Wariant I (bez newslettera selektywnego)

• Ceny usługi: 40%
• Funkcjonalność platformy, na której będą zamieszczane materiały i narzędzia umożliwiającego generowania newslettera: 60%

Zamawiający oceni oferty, przyznając punkty w ramach poszczególnych kryteriów oceny ofert. Przyjmie przy tym zasadę, że 1% = 1 punkt.

Punkty za kryterium „Cena” zostaną obliczone według wzoru:

Cena brutto oferty najtańszej
--------------------------------------------   x 40 = liczba punktów
Cena brutto oferty badanej

Końcowy wynik powyższego działania zostanie zaokrąglony do dwóch miejsc po przecinku.

Podczas wyboru Wykonawcy Zamawiający przyzna punkty za kryterium „Funkcjonalność platformy, na której będą zamieszczane materiały i narzędzia umożliwiającego generowania newslettera” za następujące elementy:

Ocena platformy internetowej (do 20 pkt):

• szybkość obsługi i niski stopień skomplikowania (5 pkt)
• intuicyjność i łatwość rozwiązań (5 pkt)
• przejrzystość (4 pkt)
• skuteczność i poprawność wyszukiwania na platformie (4 pkt)
• rozwiązania graficzne – prostota i estetyka projektu (2 pkt)

Ocena narzędzia umożliwiającego codzienne generowanie newslettera (do 20 pkt):

• szybkość obsługi i niski stopień skomplikowania (7 pkt)
• intuicyjność i łatwość rozwiązań (7 pkt)
• przejrzystość (4 pkt)
• rozwiązania graficzne – prostota i estetyka projektu (2 pkt)

Ocena wersji mobilnej platformy internetowej (do 10 pkt):

• przejrzystość (6 pkt)
• rozwiązania graficzne – prostota i estetyka projektu (4 pkt)

Ocena raportu jakościowego (10 pkt)

• Skuteczność (4 pkt)
• Jakość analizy sentymentu (nacechowania) (3 pkt)
• Czytelność raportu (3 pkt).

Za najkorzystniejszą zostanie uznana oferta z największą liczbą punktów.

Jeżeli nie można wybrać oferty najkorzystniejszej z uwagi na to, że dwie lub więcej ofert przedstawia taki sam bilans kryteriów oceny ofert, Zamawiający spośród tych ofert wybierze ofertę z najniższą ceną.

Wariant II (z newsletterem selektywnym – pkt 3.2 SOPZ)

• •         Cena usługi : 40%
• Funkcjonalność platformy, na której będą zamieszczane materiały i narzędzia umożliwiającego generowania newslettera: 60%
  Zamawiający oceni oferty, przyznając punkty w ramach poszczególnych kryteriów oceny ofert. Przyjmie przy tym zasadę, że 1% = 1 punkt.
  Punkty za kryterium „Cena” zostaną obliczone według wzoru:

Cena brutto oferty najtańszej
---------------------------------------   x 40 = liczba punktów
Cena brutto oferty badanej

Końcowy wynik powyższego działania zostanie zaokrąglony do dwóch miejsc po przecinku.

Podczas wyboru Wykonawcy Zamawiający przyzna punkty za kryterium „Funkcjonalność platformy, na której będą zamieszczane materiały i narzędzia umożliwiającego generowania newslettera” za następujące elementy:

Ocena platformy internetowej (do 20 pkt):

• szybkość obsługi i niski stopień skomplikowania (5 pkt)
• intuicyjność i łatwość rozwiązań (5 pkt)
• przejrzystość (4 pkt)
• skuteczność i poprawność wyszukiwania na platformie (4 pkt)
• rozwiązania graficzne – prostota i estetyka projektu (2 pkt) 

Ocena narzędzia umożliwiającego codzienne generowanie newslettera (do 20 pkt):

• szybkość obsługi i niski stopień skomplikowania (7 pkt)
• intuicyjność i łatwość rozwiązań (7 pkt)
• przejrzystość (4 pkt)
• rozwiązania graficzne – prostota i estetyka projektu (2 pkt) 

Ocena wersji mobilnej platformy internetowej (do 10 pkt):

• przejrzystość (6 pkt)
• rozwiązania graficzne – prostota i estetyka projektu (4 pkt) 

Ocena raportu jakościowego (10 pkt)

• skuteczność (4 pkt)
• jakość analizy sentymentu (nacechowania) (3 pkt)
• czytelność raportu (3 pkt)

Za najkorzystniejszą zostanie uznana oferta z największą liczbą punktów.

Jeżeli nie można wybrać oferty najkorzystniejszej z uwagi na to, że dwie lub więcej ofert przedstawia taki sam bilans kryteriów oceny ofert, Zamawiający spośród tych ofert wybierze ofertę z najniższą ceną.

Wybór wariantu zostanie dokonany przez Zamawiającego po wpłynięciu i ocenie wszystkich ofert, w zależności od dostępności środków finansowych przez Zamawiającego.

Dokumenty do Oferty

Oferta musi być przygotowana na wzorze Formularza ofertowego i zawierać następujące załączniki:

1. Dokumenty rejestrowe, tj. KRS lub wpis do CEIDG.
2. Dane osoby i dokument potwierdzający jej umocowanie do reprezentowania Wykonawcy.
3. Dostępy do wersji testowej platformy internetowej¹. Platforma powinna zawierać poniższe elementy/parametry:

1. materiały RTV, prasowe, internetowe oraz z mediów społecznościowych dla hasła „Ministerstwo Rozwoju i Technologii” (w ramach hasła powinny być także uwzględnione materiały zawierające hasło „Minister Rozwoju i Technologii”). Platforma powinna zawierać aktualnie agregowane materiały z co najmniej 2 dni;
2. narzędzie umożliwiające generowanie codziennego newslettera, o którym mowa w pkt 3.4 SOPZ. Zamawiający zastrzega sobie możliwość przetestowania funkcjonalności generowania newslettera w trakcie oceny merytorycznej, poprzez wysyłkę newslettera na adres monika.wackowska-kabaczynska@mrit.gov.pl;
3. wersję mobilną platformy internetowej;
4. wyszukiwarkę materiałów na platformie internetowej.

Wersja testowa platformy powinna być dostępna dla Zamawiającego przez okres 15 dni od dnia złożenia oferty, celem przeprowadzenia oceny jakościowej.

 

Załączniki

Zał. 1 – Wykaz haseł

Zał. 2 –  Wykaz monitorowanych mediów

Zał. 3 – Formularz ofertowy

Zał. 4 – SOPZ

Osoba do kontaktu:

Monika Waćkowska-Kabaczyńska, tel. (22) 411 98 35, Monika.Wackowska-Kabaczynska@mrit.gov.pl

Klauzula o przetwarzaniu danych osobowych

Zgodnie z art. 13 ust. 1 i 2 Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (Dz. U. L 119 z 4 maja 2016 r., str. 1 z późn. zm.), zwanego dalej „RODO”, informuję, że:

1. Administratorem Pani/Pana danych osobowych jest Minister Rozwoju i Technologii z siedzibą w Warszawie  przy Placu Trzech Krzyży 3/5, 00-507 Warszawa, kancelaria@mrit.gov.pl, tel. +48 222 500 123, adres skrytki na ePUAP: /MRPIT/SkrytkaESP.
2. Dane kontaktowe do Inspektora Ochrony Danych: Inspektor Ochrony Danych, Ministerstwo Rozwoju i Technologii, Plac Trzech Krzyży 3/5, 00-507 Warszawa, adres e-mail: iod@mrit.gov.pl.
3. Pani/Pana dane osobowe przetwarzane będą na podstawie art. 6 ust. 1 lit. c RODO tj. wypełnienia obowiązku prawnego wynikającego z ustawy z dnia 11 września 2019 r. – Prawo zamówień publicznych (Dz. U. z 2021 r. poz. 1129 z późn. zm.), dalej „ustawa Pzp”.
4.  Pani/Pana dane osobowe przetwarzane będą w celu związanym z udziałem w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego.
5. Odbiorcami Pani/Pana danych osobowych będą osoby lub podmioty, którym udostępniona zostanie dokumentacja postępowania w oparciu o art.18 oraz art. 74 ustawy Pzp, przy uwzględnieniu ograniczeń jej jawności.  Ponadto odbiorcą danych zawartych w dokumentach związanych z postępowaniem o zamówienie publiczne mogą być podmioty, z którymi Ministerstwo zawarło umowy lub porozumienia na korzystanie z udostępnianych przez nie systemów informatycznych w zakresie przekazywania lub archiwizacji danych.
6. Pani/Pana dane osobowe będą przechowywane, zgodnie z art. 78 ust. 1 Pzp, przez okres 4 lat od dnia zakończenia postępowania o udzielenie zamówienia, a jeżeli czas trwania umowy przekracza 4 lata, okres przechowywania obejmuje cały czas trwania umowy, po tym czasie.
7. Obowiązek podania przez Panią/Pana danych osobowych bezpośrednio Pani/Pana dotyczących jest wymogiem ustawowym określonym w przepisach ustawy Pzp, związanym z udziałem w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego; konsekwencje niepodania określonych danych wynikają z ustawy Pzp. 
8. W odniesieniu do Pani/Pana danych osobowych decyzje nie będą podejmowane w sposób zautomatyzowany, stosownie do art. 22 RODO.
9. Pani/Pana dane osobowe nie będą przekazywane do państwa trzeciego.
10. Posiada Pani/Pan:

• prawo dostępu do danych osobowych Pani/Pana dotyczących, na podstawie art. 15 RODO, przy czym zamawiający może żądać wskazania dodatkowych informacji, mających na celu sprecyzowanie nazwy lub daty zakończonego postępowania o udzielenie zamówienia;
• prawo do sprostowania Pani/Pana danych osobowych, na podstawie art. 16 RODO, przy czym w myśl art. 19 ust. 2 ustawy Pzp skorzystanie z prawa do sprostowania lub uzupełnienia nie może skutkować zmianą wyniku postępowania o udzielenie zamówienia publicznego ani zmianą postanowień umowy w zakresie niezgodnym z ustawą PZP,  jak również nie może naruszać integralności zarówno protokołu, jak i załączników;
• prawo żądania od administratora ograniczenia przetwarzania danych osobowych na podstawie art. 18 RODO, z zastrzeżeniem przypadków, o których mowa w art. 18 ust. 2 RODO, przy czym zgodnie z art. 19 ust. 3 ustawy Pzp żądanie nie ogranicza przetwarzania danych osobowych do czasu zakończenia tego postępowania;
• prawo do wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych (ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa), gdy uzna Pani/Pan, że przetwarzanie danych osobowych Pani/Pana dotyczących narusza przepisy RODO.

^[1] Dostęp do platformy powinien być zabezpieczony hasłem (w ofercie należy wskazać adres platformy, wraz z hasłami dostępowymi).