Zespół do spraw Sygnalistów Biura RPO

Zgodnie z ustawą o ochronie sygnalistów, tożsamość sygnalisty jest chroniona poprzez zachowanie pełnej poufności jego danych. Organ lub jednostka przyjmująca zgłoszenie ma obowiązek zapewnić, że informacje umożliwiające identyfikację sygnalisty nie zostaną ujawnione bez jego zgody, poza sytuacjami wymaganymi przepisami prawa. Dostęp do danych mają tylko osoby bezpośrednio zaangażowane w rozpatrywanie zgłoszenia, a wszelkie procedury są tak projektowane, by minimalizować ryzyko ujawnienia tożsamości zgłaszającego.

Czy jest obowiązek rozpatrywania przez organy i podmioty prawne zgłoszeń dokonanych anonimowo?

Dyrektywa Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2019/1937 w sprawie ochrony osób zgłaszających naruszenia prawa Unii (tzw. dyrektywa o sygnalistach) pozostawiła państwom członkowskim swobodę w decyzji, czy wprowadzą one w przepisach krajowych obligatoryjność przyjmowania anonimowych zgłoszeń sygnalistów.

Polski ustawodawca, implementując przepisy dyrektywy, nie nałożył na poszczególne podmioty obowiązku przyjmowania anonimowych zawiadomień o naruszeniach prawa. Pozostawił jednocześnie tym podmiotom swobodę w podjęciu decyzji w tym zakresie. Zgodnie z ustawą z dnia 14 czerwca 2024 r. (Dz. U. z 2024 r. poz. 928) o ochronie sygnalistów, tryb postępowania z informacjami o naruszeniach prawa zgłoszonymi anonimowo powinien być określony w procedurze zgłoszeń wewnętrznych i zewnętrznych, a więc to do decyzji danego organu i podmiotu prawnego należy czy dopuszcza on przyjmowanie zgłoszeń anonimowych.

Status osoby anonimowo zgłaszającej naruszenie prawa

W przypadku, gdy informacja o naruszeniu prawa została zgłoszona anonimowo, a podmiot prawny, RPO albo organ publiczny przyjmują takie zgłoszenia, nie mają ustawowego obowiązku informowania sygnalisty o dalszym toku procedowania danego zgłoszenia. Osoba zgłaszająca nie podaje swoich danych, więc nie ma możliwości ponownego z nią kontaktu. Jedynie dokonanie zgłoszenia zawierającego dane osobowe oraz kontaktowe sygnalisty pozwala organom na poinformowanie sygnalisty o dalszych podjętych działania w zgłaszanej sprawie.

W przypadku zgłoszeń anonimowych RPO albo organ publiczny nie wydają także zaświadczenia potwierdzającego ochronę określoną w przepisach rozdziału 2 ustawy.

Sygnalista anonimowy nie będzie mógł również zawnioskować o późniejszy dostęp do informacji o statusie swojego poufnego zgłoszenia. Niemożliwe jest bowiem zweryfikowanie czy osoba pytająca o daną sprawę jest faktycznie tą samą osobą, która wcześniej dokonała zgłoszenia w poufności.

Przyznanie ochrony sygnaliście następuje od momentu dokonania zgłoszenia. W przypadku braku informacji co do tożsamości osoby dokonującej zgłoszenia, w praktyce nie powinno jednak istnieć ryzyko doznania przez tę osobę działań odwetowych.  

Jeśli jednak doszłoby do ujawnienia tożsamości sygnalisty, którego wyraźną intencją było pozostanie anonimowym, wtedy przysługuje mu ochrona przed działaniami odwetowymi na tych samych zasadach co sygnaliście dokonującym zgłoszenia imiennego. Należy zwrócić uwagę, że ujawnienie tożsamości sygnalisty może wynikać nie tylko z ujawnienia danych osobowych, ale też z innych okoliczności sprawy, które pozwalają na zidentyfikowanie, kim jest osoba dokonująca zgłoszenia.

Anonimowe zgłoszenia zewnętrzne u Rzecznika Praw Obywatelskich

Rzecznik Praw Obywatelskich przyjmuje anonimowe zgłoszenia zewnętrzne dotyczące naruszeń prawa zgodnie z rozdziałem 4 procedury zgłoszeń zewnętrznych sygnalistów w Biurze Rzecznika Praw Obywatelskich (BRPO). Przy ocenie zasadności przyjęcia anonimowego zgłoszenia znaczenie ma waga sprawy oraz jej znaczenie dla interesu publicznego.

Anonimowe zgłoszenia są rozpatrywane przez RPO pod warunkiem, że zawierają wystarczające informacje o naruszeniu prawa w dziedzinach wskazanych w art. 3 ustawy i nie ma potrzeby uzupełnienia zgłoszenia.

Tok postępowania z anonimowym zgłoszeniem o naruszeniu prawa

Aby dokonać zgłoszenia do Rzecznika Praw Obywatelskich, sygnalista ma do wyboru jeden ze wskazanych kanałów do kontaktu. Każdy z nich zapewnia poufność i bezpieczeństwo danych oraz umożliwia pozostanie anonimowym. Osoba dokonująca zgłoszenia nie podaje wtedy swoich danych kontaktowych ani nie podpisuje imiennie zgłoszenia. Wtedy sygnalista anonimowy nie otrzyma informacji o przyjęciu zgłoszenia, lecz zostanie ono poddane rozpoznaniu.

Na początku Rzecznik weryfikuje zakres podmiotowy zgłoszenia, czyli po zapoznaniu się z przekazanymi informacjami o naruszeniu prawa określa, czy dane naruszenie mieści się w katalogu wymienionym w art. 3 ustawy. Ocenie podlega, czy anonimowy sygnalista mógł uzyskać informację o naruszeniu prawa w kontekście związanym z pracą.

Sygnalista świadomie podejmuje decyzję o zachowaniu anonimowości i odpowiednio do tego formułuje treść zgłoszenia. Jeżeli sygnalista w piśmie wskazuje, że dokonuje zgłoszenia anonimowego, ale jednocześnie podaje swoje dane osobowe, to takie zgłoszenie traktowane jest jako zgłoszenie imienne. Rzecznik Praw Obywatelskich jest bowiem zobowiązany do przekazania zgłoszenia zewnętrznego do organu właściwego do podjęcia działań następczych bez dokonywania w nim jakichkolwiek zmian, a zatem wraz z podanymi danymi sygnalisty.

Należy jednak pamiętać, że również przy wyborze anonimowej formy dokonania zgłoszenia sygnalista jest odpowiedzialny za celowe przekazanie nieprawdziwych informacji.  Jeżeli wie, że do naruszenia nie doszło, a tym samym świadomie przekaże nieprawdziwe informacje o naruszeniu prawa, za takie działania grozi grzywna, kara ograniczenia wolności albo kara więzienia do lat 2 (art. 57 ustawy).

Rzecznik Praw Obywatelskich ma prawny obowiązek zawiadomić organy ścigania o podejrzeniu popełnienia przestępstwa.