Zespół do spraw Sygnalistów Biura RPO

Sygnalistą jest osoba fizyczna, która zgłasza lub ujawnia publicznie informację o naruszeniu prawa uzyskaną w kontekście związanym z pracą, przed nawiązaniem lub po ustaniu stosunku pracy lub innego stosunku prawnego będącego podstawą świadczenia pracy lub usług lub pełnienia funkcji w podmiocie prawnym lub na rzecz tego podmiotu.

Sygnalistą może być w szczególności:

• pracownik;
• pracownik tymczasowy;
• osoba świadcząca pracę na innej podstawie niż stosunek pracy, w tym na podstawie umowy cywilnoprawnej;
• przedsiębiorca;
• prokurent;
• akcjonariusz lub wspólnik;
• członek organu osoby prawnej lub jednostki organizacyjnej nieposiadającej osobowości prawnej;
• osoba świadcząca pracę pod nadzorem i kierownictwem wykonawcy, podwykonawcy lub dostawcy;
• stażysta;
• wolontariusz;
• praktykant;
• funkcjonariusz w rozumieniu art. 1 ust. 1 ustawy z dnia 18 lutego 1994 r. o zaopatrzeniu emerytalnym funkcjonariuszy Policji, Agencji Bezpieczeństwa Wewnętrznego, Agencji Wywiadu, Służby Kontrwywiadu Wojskowego, Służby Wywiadu Wojskowego, Centralnego Biura Antykorupcyjnego, Straży Granicznej, Straży Marszałkowskiej, Służby Ochrony Państwa, Państwowej Straży Pożarnej, Służby Celno-Skarbowej i Służby Więziennej oraz ich rodzin (Dz. U. z 2023 r. poz. 1280, 1429 i 1834);
• żołnierz w rozumieniu art. 2 pkt 39 ustawy z dnia 11 marca 2022 r. o obronie Ojczyzny (Dz. U. z 2024 r. poz. 248 i 834).

Sygnalista może dokonać zgłoszenia naruszenia prawa na trzy sposoby:

1. Zgłoszenie wewnętrzne – w ramach organizacji, np. przez specjalne kanały dostępne w miejscu pracy.
2. Zgłoszenie zewnętrzne – do odpowiedniego organu, takiego jak Rzecznik Praw Obywatelskich czy inne instytucje według właściwości zgłoszenia.
3. Ujawnienie publiczne – w wyjątkowych sytuacjach, np. gdy wcześniejsze zgłoszenia nie przyniosły efektu lub istnieje bezpośrednie zagrożenie.

Każda z tych form jest chroniona przez ustawę, która zapewnia poufność i ochronę przed odwetem.

Ustawodawca nie wymaga, aby sygnalista dokonał zgłoszenia wewnętrznego przed zgłoszeniem zewnętrznym. Oznacza to, że sygnalista ma swobodę wyboru, z której ścieżki skorzysta w zależności od sytuacji. Osoba zgłaszająca może od razu przekazać informacje odpowiednim organom publicznym, jeśli uzna, że zgłoszenie wewnętrzne może okazać się nieskuteczne. To rozwiązanie zapewnia sygnalistom elastyczność w podejmowaniu decyzji o zgłaszaniu naruszeń oraz zapewnia im większą ochronę. 

W przypadku ujawnienia publicznego sytuacja jest inna. Sygnalista ma prawo do ochrony, gdy przekazuje informacje o naruszeniu prawa do publicznej wiadomości, o ile wcześniej dokonał zgłoszenia wewnętrznego, a następnie zewnętrznego i żaden z uprawnionych podmiotów nie podjął odpowiednich działań ani nie przekazał mu informacji zwrotnej (chyba, że dokonane uprzednio zgłoszenia były anonimowe). Analogicznie wygląda sytuacja, gdy dokonano tylko zgłoszenia zewnętrznego, to znaczy bez wcześniejszego zgłoszenia wewnętrznego. Również w tym przypadku warunkiem objęcia ochroną sygnalisty jest sytuacja, gdy organ publiczny nie podejmuje żadnych działań w odpowiedzi na zgłoszenie.

Sygnalista dokonujący ujawnienia publicznego podlega ochronie także w sytuacjach, gdy ma uzasadnione podstawy sądzić, że:

1. naruszenie może stwarzać bezpośrednie lub oczywiste zagrożenie dla interesu publicznego, zwłaszcza w przypadku ryzyka nieodwracalnej szkody,
2. dokonanie zgłoszenia zewnętrznego naraża go na działania odwetowe,
3. istnieje niewielkie prawdopodobieństwo skutecznego przeciwdziałania naruszeniu prawa w przypadku zgłoszenia zewnętrznego, na przykład z uwagi na możliwość ukrycia lub zniszczenia dowodów, istnienie zmowy między organem publicznym a sprawcą naruszenia, lub udział organu publicznego w samym naruszeniu.

Tak. Sygnalistą może być osoba fizyczna, która zgłasza lub ujawnia publicznie informację o naruszeniu prawa uzyskaną w kontekście związanym z pracą, w trakcie jej trwania lub przed nawiązaniem lub po ustaniu stosunku pracy lub innego stosunku prawnego będącego podstawą świadczenia pracy lub usług lub pełnienia funkcji w podmiocie prawnym lub na rzecz tego podmiotu.

Jeśli zgłoszenie zewnętrzne zostanie dokonane zgodnie z wymogami ustawy o ochronie sygnalistów, nie grozi Ci kara. Sygnaliści są chronieni przed odwetem i sankcjami prawnymi, pod warunkiem, że zgłoszenie jest zgodne z przepisami oraz że sygnalista działał w dobrej wierze, tzn. miał uzasadnione podstawy do przekonania, że zgłaszane informacje są prawdziwe i dotyczą naruszenia prawa.

Ustawa o ochronie sygnalistów umożliwia sygnalistom wybór – mogą zgłosić naruszenie kanałem wewnętrznym w organizacji lu bezpośrednio przez kanał zewnętrzny, np. do Rzecznika Praw Obywatelskich lub innego odpowiedniego organu. W pierwszej kolejności warto rozważyć zgłoszenie wewnetrzne, które daje możliwość weryfikacji naruszenia prawa wewnetrz podmiotu. Natomiast zgłoszenie zewnętrzne jest szczególnie uzasadnione, gdy istnieją obawy o skuteczność lub bezpieczeństwo procedury wewnętrznej albo gdy wymaga tego sytuacja, np. w przypadku bezpośredniego zagrożenia interesu publicznego.

Zgodnie z ustawą o ochronie sygnalistów, tożsamość sygnalisty jest chroniona poprzez zachowanie pełnej poufności jego danych. Organ lub jednostka przyjmująca zgłoszenie ma obowiązek zapewnić, że informacje umożliwiające identyfikację sygnalisty nie zostaną ujawnione bez jego zgody, poza sytuacjami wymaganymi przepisami prawa. Dostęp do danych mają tylko osoby bezpośrednio zaangażowane w rozpatrywanie zgłoszenia, a wszelkie procedury są tak projektowane, by minimalizować ryzyko ujawnienia tożsamości zgłaszającego.

Tak. Jednak dokonanie zgłoszenia anonimowo spowoduje brak jakichkolwiek informacji o działaniach podjętych przez organ w związku z przekazaną informacją o naruszeniu prawa. Oceniając zasadność przyjęcia zgłoszenia anonimowego, Rzecznik Praw Obywatelskich bierze pod uwagę wagę sprawy oraz jej znaczenie dla interesu publicznego. Rzecznik gwarantuje ochronę poufności tożsamości sygnalisty i uniemożliwia uzyskanie dostępu do informacji objętych zgłoszeniem nieupoważnionym osobom.

Tak, pod warunkiem, że zgłaszane lub ujawnione publicznie informacje o naruszeniu prawa, zostały uzyskane w kontekście związanym z pracą, przed nawiązaniem lub po ustaniu stosunku pracy lub innego stosunku prawnego stanowiącego podstawę świadczenia pracy lub usług lub pełnienia funkcji w podmiocie prawnym lub na rzecz tego podmiotu, lub pełnienia służby w podmiocie prawnym w ramach których uzyskano informację o naruszeniu prawa oraz istnieje możliwość doświadczenia działań odwetowych.

Bez kontekstu związanego z pracą nie możemy mówić o posiadaniu statusu sygnalisty w rozumieniu ustawy o ochronie sygnalistów, nawet jeśli dokonane zgłoszenie naruszenia prawa mieści się w katalogu spraw objętych tą ustawą.

Ochrona sygnalisty nie jest ograniczona w czasie – trwa przez cały okres, w którym istnieje ryzyko, że mogą być wobec sygnalisty zastosowane działania odwetowe.

Ochrona sygnalisty oznacza zakaz podejmowania wobec niego działań odwetowych, prób takich działań, czy  kierowania w stosunku do sygnalisty gróźb podjęcia takich działań. Działaniem odwetowym będzie każde bezpośrednie lub pośrednie działanie lub zaniechanie w kontekście związanym z pracą, które jest spowodowane zgłoszeniem lub ujawnieniem publicznym i które narusza lub może naruszać prawa sygnalisty lub może wyrządzić mu nieuzasadnioną szkodę.

Do takich działań można zaliczyć między innymi:

• odmowę nawiązania stosunku pracy;
• wypowiedzenie lub rozwiązanie bez wypowiedzenia stosunku pracy;
• obniżenie wysokości wynagrodzenia za pracę;
• przeniesienie na niższe stanowisko pracy;
• zawieszenie w wykonywaniu obowiązków pracowniczych lub służbowych;
• mobbing;
• dyskryminacja.

Wskazany w ustawie spis działań odwetowych jest otwarty, dlatego za działanie odwetowe mogą zostać uznane, inne, niewymienione w ustawie zachowania, które mogą zostać uznane za niesprawiedliwe traktowanie sygnalisty, którego doświadczy w następstwie swojego zgłoszenia.

Sygnalista podlega ochronie od chwili dokonania zgłoszenia lub ujawnienia publicznego, pod warunkiem że miał uzasadnione podstawy sądzić, że informacja będąca przedmiotem zgłoszenia lub ujawnienia publicznego jest prawdziwa w momencie dokonywania zgłoszenia lub ujawnienia publicznego i że stanowi informację o naruszeniu prawa.

Istotnym elementem ochrony sygnalistów jest obowiązek wykazania, że zachowanie podmiotu (np. pracodawcy) wobec sygnalisty nie było działaniem odwetowym za dokonanie zgłoszenia albo ujawnienia publicznego. To znaczy, że w przypadku sporu sądowego, to pracodawca będzie musiał udowodnić czy dane zachowanie w stosunku do sygnalisty będzie lub nie należało zakwalifikować jako działanie odwetowe za dokonanie zgłoszenia albo ujawnienie publiczne.

Sygnalista, wobec którego dopuszczono się działań odwetowych, ma prawo do odszkodowania w wysokości nie niższej niż przeciętne miesięczne wynagrodzenie w gospodarce narodowej w poprzednim roku, ogłaszane do celów emerytalnych w Dzienniku Urzędowym Rzeczypospolitej Polskiej „Monitor Polski” przez Prezesa Głównego Urzędu Statystycznego, lub prawo do zadośćuczynienia.

Ponadto bezpieczeństwo i ochronę sygnalistów zapewniają przepisy o odpowiedzialności karnej, której będzie podlegać osoba, która uniemożliwia lub istotnie utrudnia sygnaliście dokonanie zgłoszenia naruszenia prawa. Za to przestępstwo ustawodawca przewiduje karę grzywny, karę ograniczenia wolności albo karę pozbawienia wolności do roku. Jeżeli sprawca zastosuje wobec innej osoby przemoc, groźbę bezprawną lub podstęp grozi mu kara do 3 lat pozbawienia wolności.

Kary przewidziano również za podejmowanie działań odwetowych wobec sygnalisty, osoby pomagającej w dokonaniu zgłoszenia lub osoby powiązanej z sygnalistą. Działania te będą karane karą grzywny, karą ograniczenia wolności  albo karą pozbawienia wolności do 2 lat. Jeżeli sprawca czynu będzie działał w sposób uporczywy, podlega karze pozbawienia wolności do lat 3.

Karalne jest także ujawnienie tożsamości sygnalisty, osoby pomagającej w dokonaniu zgłoszenia lub osoby powiązanej z sygnalistą. Sprawca takiego czynu podlega karze grzywny, ograniczenia wolności albo pozbawienia wolności w wymiarze maksymalnie jednego roku.    

Rzecznik Praw Obywatelskich zapewnia powszechny dostęp do informacji na temat praw i środków ochrony prawnej sygnalistów oraz osób pomagających w dokonaniu zgłoszenia sygnalistom, przed działaniami odwetowymi oraz praw osób, których dotyczy zgłoszenie zewnętrzne, a także udziela tym osobom porad w tym zakresie.

Ponadto Rzecznik Praw Obywatelskich udziela sygnalistom oraz osobom pomagającym w dokonaniu zgłoszenia sygnalistom, informacji o organach, które w zakresie realizowanych zadań mogą podjąć działania służące ochronie sygnalistów przed działaniami odwetowymi, oraz - w odpowiednich przypadkach - wsparcia w kontaktach z takimi organami, w szczególności przez poinformowanie właściwych organów o dostrzeżonej konieczności objęcia sygnalisty ochroną.

Jeżeli zgłoszenie zewnętrzne dotyczy informacji o naruszeniu prawa, Rzecznik Praw Obywatelskich niezwłocznie, nie później jednak niż w terminie 14 dni od dnia dokonania zgłoszenia, przekazuje zgłoszenie do organu publicznego właściwego do podjęcia działań następczych. W sprawach dotyczących naruszenia praw i wolności, w których Rzecznik samodzielnie rozpatruje zgłoszenie, informuje on sygnalistę w ciągu 3 miesięcy o podjętych działaniach następczych.

Rozpatrzeniu nie podlegają zgłoszenia zewnętrzne o naruszeniu prawa, które będą zawierały informacje nieuzyskane w kontekście związanym z pracą.
Ponadto rozpatrzeniu nie podlegają zgłoszenia zawierające informacje objęte:

• przepisami o ochronie informacji niejawnych oraz innych informacji, które nie podlegają ujawnieniu z mocy przepisów prawa powszechnie obowiązującego ze względów bezpieczeństwa publicznego;
• tajemnicą zawodową zawodów medycznych oraz prawniczych;
• tajemnicą narady sędziowskiej;
• postępowaniem karnym – w zakresie tajemnicy postępowania przygotowawczego oraz tajemnicy rozprawy sądowej prowadzonej z wyłączeniem jawności.

A także zgłoszenia, w przypadku których Rzecznik Praw Obywatelskich odstąpił od przekazania wcześniejszego zgłoszenia organowi publicznemu właściwemu do podjęcia działań następczych, albo jeżeli w zgłoszeniu zewnętrznym dotyczącym sprawy będącej już przedmiotem wcześniejszego zgłoszenia przez tego samego lub innego sygnalistę nie zawarto istotnych nowych informacji na temat naruszeń prawa w porównaniu z wcześniejszym zgłoszeniem.

Rzecznik Praw Obywatelskich ustala, czy zgłoszenie dotyczy informacji o naruszeniu prawa oraz identyfikuje organ publiczny właściwy do podjęcia działań następczych. Jeżeli zgłoszenie zewnętrzne dotyczy informacji o naruszeniu prawa, RPO przekazuje niezwłocznie, nie później niż w ciągu 14 dni od momentu dokonania zgłoszenia przez sygnalistę, do organu publicznego, właściwego do podjęcia działań następczych. RPO informuje sygnalistę o dacie przekazania zgłoszenia zewnętrznego i wskazuje organ publiczny, do którego zgłoszenie zostało przekazane. Jeżeli jednak zgłoszenie nie dotyczy informacji o naruszeniu prawa, RPO odstąpi od przekazania zgłoszenia zewnętrznego i poinformuje sygnalistę o tym fakcie podając ustalenia ze wstępnej weryfikacji zgłoszenia.

Dane osobowe sygnalisty, pozwalające na ustalenie jego tożsamości, nie mogą zostać ujawnione nieupoważnionym osobom, chyba że za wyraźną zgodą sygnalisty.

Jednak zakaz ujawniania danych nie jest bezwzględny. Uchylenie zakazu nastąpi, gdy ujawnienie jest koniecznym i proporcjonalnym obowiązkiem wynikającym z przepisów prawa w związku z postępowaniami wyjaśniającymi prowadzonymi przez organy publiczne lub postępowaniami przygotowawczymi lub sądowymi prowadzonymi przez sądy, w tym w celu zagwarantowania prawa do obrony przysługującego osobie, której dotyczy zgłoszenie.