Przyjmowanie zgłoszeń zewnętrznych przez organy publiczne - pytania i odpowiedzi
Prawidłowe wskazanie organu właściwego do podjęcia danej sprawy jest jednym z największych praktycznych wyzwań związanych ze stosowaniem ustawy o ochronie sygnalistów. Definicje organu publicznego i działań następczych w ustawie są bardzo szerokie i mogą stwarzać trudności z ich trafną interpretacją. Zespół do spraw Sygnalistów opracował odpowiedzi na pytania dotyczące przyjmowania zgłoszeń zewnętrznych przez organy publiczne.
- Zgodnie z artykułem 64 ustawy o ochronie sygnalistów, 25 grudnia 2024 roku weszły w życie przepisy regulujące kwestie zgłoszeń zewnętrznych
- Sygnalista może dokonać zgłoszenia zewnętrznego do Rzecznika Praw Obywatelskich albo bezpośrednio do właściwego organu publicznego
- Przyjmowanie zgłoszeń zewnętrznych to nowe wyzwanie dla organów publicznych, które wymaga wdrożenia odpowiednich procedur prawnych dotyczących zgłoszeń sygnalistycznych
Ustawa stworzyła rozproszony system obsługi zgłoszeń zewnętrznych sygnalistów. Zgłoszenia o naruszeniach prawa mogą być kierowane bezpośrednio do RPO albo do instytucji, które odpowiadają definicji organu publicznego właściwego do podjęcia działań następczych. To prawidłowe wskazanie organu właściwego do podjęcia danej sprawy jest jednym z największych praktycznych wyzwań związanych ze stosowaniem nowej ustawy. Definicje organu publicznego i działań następczych w ustawie są bardzo szerokie i mogą stwarzać trudności z ich trafną interpretacją.
Zespół do spraw Sygnalistów opracował odpowiedzi na pytania dotyczące przyjmowania zgłoszeń zewnętrznych przez organy publiczne, które znajdują się poniżej.
Należy pamiętać, że ustawa nie powierza Rzecznikowi funkcji organu koordynującego działania innych organów w zakresie obsługi zgłoszeń zewnętrznych sygnalistów. Rzecznik może wspierać działania organów publicznych poprzez monitorowanie przestrzegania przepisów, promowanie standardów ochrony oraz zapewnienie bezstronnego i rzetelnego rozpatrywania zgłoszeń.
Czy Rada Gminy ma rozpatrywać zgłoszenia zewnętrzne na sesji i podejmować w tej sprawie uchwałę?
Ustawa o ochronie sygnalistów nakłada na podmioty przyjmujące zgłoszenia zewnętrzne szczególne obowiązki mając na uwadze konieczność ochrony tożsamości sygnalisty. Z tego powodu rozpatrzenie zgłoszenia zewnętrznego na sesji rady gminy mogłoby budzić wątpliwości.
Czy przy wdrażaniu rozwiązań związanych z obsługą zgłoszeń zewnętrznych konieczna jest ocena skutków dla ochrony danych (DPIA)?
Rzecznik Praw Obywatelskich nie jest organem właściwym do wskazywania innym organom z jakich narzędzi powinny skorzystać przy realizacji zadań określonych w ustawie o ochronie sygnalistów. To do administratora danych należy decyzja, czy wdrażanie procedury zgłoszeń zewnętrznych wiąże się z koniecznością oceny ryzyka dla ochrony danych. W Biurze Rzecznika Praw Obywatelskich w procesie wdrażania ustawy o ochronie sygnalistów została przeprowadzona ocena skutków dla ochrony danych osobowych.
Czy zaświadczenie albo postanowienie o odmowie jego wydania mają być doręczane w trybie przewidzianym KPA?
W zakresie nieuregulowanym przepisami rozdziału ustawy ochronie sygnalistów, który dotyczy zgłoszeń zewnętrznych, zastosowanie mają przepisy działów VII i VIII Kodeksu postępowania administracyjnego. Przepisy normujące postępowanie w sprawach wydawania zaświadczeń zamieszczone zostały w dziale VII (art. 217–220) k.p.a. W związku z powyższym wymienione przepisy mogą mieć zastosowanie w przypadku postanowień o odmowie wydania zaświadczenia potwierdzającego ochronę przysługującą sygnaliście.
W jaki sposób RPO będzie przekazywał zewnętrzne zgłoszenie sygnalisty do podmiotu właściwego?
Zgłoszenia mogą być przekazywane drogą elektroniczną lub za pośrednictwem poczty tradycyjnej. Zgodnie z procedurą obowiązującą w Biurze Rzecznika Praw Obywatelskich, zgłoszenia zewnętrzne są przekazywane organowi publicznemu właściwemu do podjęcia działań następczych w sposób uniemożliwiający uzyskanie dostępu do informacji objętych zgłoszeniem przez nieupoważnione osoby, w szczególności informacji dotyczących tożsamości sygnalisty lub osoby, której dotyczy zgłoszenie.
Zgłoszenia mogą być przekazywane w specjalnie oznaczonej kopercie zawierającej:
- widoczny opis: „Zgłoszenie zewnętrzne sygnalisty – bez upoważnienia nie otwierać”,
- oznaczenie „Dostarczyć zamknięte do rąk własnych pracownika uprawnionego do dokonywania działań określonych w art. 44 ust. 2 ustawy z dnia 14 czerwca 2024 r. o ochronie sygnalistów”,
- pouczenie na temat odpowiedzialności karnej, o której stanowi art. 56 ustawy.
Koperta ze zgłoszeniem jest pakowana do drugiej koperty, która adresowana jest i wysyłana do organu publicznego właściwego do podjęcia działań następczych.
Zgłoszenia zewnętrzne mogą być przekazywane również w formie elektronicznej z zastosowaniem środków bezpieczeństwa zapobiegających dostępowi do informacji zawartych w zgłoszeniu osobom nieupoważnionym lub innym kanałem wskazanym przez organ publiczny.
Co w sytuacji, gdy RPO przyjmuje zgłoszenie anonimowe, po wstępnej weryfikacji przekazuje do organu, który nie rozpatruje anonimowych zgłoszeń i to zgłoszenie pozostanie nierozpatrzone?
Będzie to zależało od procedury zgłoszeń zewnętrznych przyjętej przez organ właściwy do podjęcia działań następczych w danej sprawie. Ustawodawca pozostawił do uregulowania poszczególnym organom publicznym kwestię dopuszczalności zgłoszeń anonimowych (art. 7). Zgodnie z art. 33 ustawy o ochronie sygnalistów organ publiczny ustala procedurę przyjmowania zgłoszeń zewnętrznych oraz podejmowania działań następczych, która określa w szczególności tryb postępowania z informacjami o naruszeniach prawa zgłoszonymi anonimowo.
Czym w zakresie kwestii techniczno-organizacyjnych ma się różnić obsługa zgłoszeń wewnętrznych i zewnętrznych?
Ustawa o ochronie sygnalistów przewiduje konieczność ustalenia odrębnych procedur i kanałów zgłoszeń zarówno dla zgłoszeń wewnętrznych, jak i zewnętrznych. To do sygnalisty należy decyzja, czy chce dokonać zgłoszenia zewnętrznego, czy wewnętrznego
Należy podkreślić, że specyfika obsługi zgłoszeń zewnętrznych różni się od obsługi zgłoszeń dokonywanych wewnątrz organizacji. Zgłoszenie zewnętrzne dotyczy sytuacji, w której sygnalista informuje organ publiczny o potencjalnym naruszeniu prawa, a więc sprawa wykracza poza struktury organizacyjne np. zakładu pracy. Dostosowanie procedury do tych różnic jest kluczowe, aby zapewnić odpowiednią ochronę sygnaliście oraz umożliwić sprawne rozpatrzenie zgłoszenia.
W przypadku zgłoszeń wewnętrznych ustawodawca określił minimalne wymagania, które powinna spełniać procedura ich przyjmowania i rozpatrywania (art. 25 ustawy). Choć w odniesieniu do zgłoszeń zewnętrznych ustawodawca nie sprecyzował takich wymagań, zastosowanie tego samego minimum w procedurze obsługi zgłoszeń zewnętrznych wydaje się być uzasadnione i rekomendowane.
Jak traktować informatyków, którzy ze względów technicznych mają dostęp do kanałów przyjmowania zgłoszeń, w szczególności mogą przypadkiem zapoznać się ze zgłoszeniem przekazanym za pomocą maila?
Ustawa o ochronie sygnalistów kładzie szczególny nacisk na ochronę poufności danych sygnalisty. Powyższe oznacza nie tylko ochronę przed ujawnieniem informacji, na podstawie których możliwa byłaby identyfikacja sygnalisty, ale także zapewnienie, że dostęp do zgłoszeń będą miały wyłącznie osoby uprawnione. W praktyce oznacza to konieczność wdrożenia odpowiednich środków bezpieczeństwa oraz procedur, które zagwarantują, że dane sygnalisty będą chronione na każdym etapie procesu zgłoszenia. W związku z tym, informatycy pracujący w danej organizacji, którzy mogą mieć dostęp do zgłoszeń sygnalistów, powinni posiadać odpowiednie upoważnienie i zostać poinformowani o zasadach poufności wynikających z ustawy o ochronie sygnalistów. Co więcej, ciąży na nich szczególny obowiązek zachowania poufności nie tylko w trakcie trwania stosunku pracy, ale także po jego zakończeniu.
Co ze zgłoszeniami nadsyłanymi do Rzecznika Praw Obywatelskich za pośrednictwem elektronicznej skrzynki podawczej (ePUAP)?
Elektroniczna skrzynka podawcza ePUAP Biura Rzecznika Praw Obywatelskich nie stanowi kanału przeznaczonego do przyjmowania zgłoszeń zewnętrznych. Zgłoszenia dokonywane do RPO za pośrednictwem innych kanałów komunikacji niż przez niego wskazane nie dają gwarancji ochrony poufności przewidzianej w ustawie.
Zgodnie z art. 33 ustawy o ochronie sygnalistów organy publiczne ustalają m.in. procedurę przyjmowania zgłoszeń zewnętrznych oraz określają swoje kanały przyjmowania zgłoszeń.
Czy istnieje lista organów zobowiązanych do utworzenia procedury zgłoszeń zewnętrznych?
Ustawodawca nie wskazał zamkniętego katalogu organów publicznych uprawnionych i zobowiązanych do przyjmowania zgłoszeń zewnętrznych. Organem właściwym jest każdy organ mieszczący się w definicji zawartej w art. 2 ust. 1 pkt 6 ustawy o ochronie sygnalistów. Zgodnie z tym przepisem organami publicznymi są naczelne i centralne organy administracji rządowej, terenowe organy administracji rządowej, organy jednostek samorządu terytorialnego, inne organy państwowe oraz inne podmioty wykonujące z mocy prawa zadania z zakresu administracji publicznej, właściwe do podejmowania działań następczych w dziedzinach wskazanych w art. 3 ust. 1 ustawy o ochronie sygnalistów. Organ, który otrzyma zgłoszenie zewnętrzne, powinien każdorazowo sprawdzać swoją właściwość, kierując się przepisami dotyczącymi zakresu jego działania.
Jak do zgłoszeń zewnętrznych dotyczących naruszeń prawa mają podchodzić organy ścigania (Prokuratura, Policja), które na mocy innych ustaw mają obowiązek podejmować stosowne działania?
Prokuratura i policja mogą być organami właściwymi do podjęcia działań następczych w związku ze zgłoszeniem zewnętrznym w wypadkach, gdy zgłaszane naruszenie prawa stanowi przestępstwo. W takich wypadkach zgłoszenie zewnętrzne jest traktowane jak zawiadomienie o popełnieniu przestępstwa i jest przekazywane do właściwej jednostki organizacyjnej celem przeprowadzenia postępowania karnego. Przykładowe informacje w tym zakresie dostępne są na stronie: https://www.gov.pl/web/po-elblag/informacje-dla-sygnalistow
Rolą RPO jest wsparcie dla sygnalistów dokonujących zgłoszenia. Porady na temat praw i środków ochrony prawnej udzielane są sygnalistom, osobom pomagającym w dokonaniu zgłoszenia, osobom powiązanym z sygnalistą, osobom prawnym lub innym jednostkom organizacyjnym pomagającym sygnaliście lub z nim powiązanym. Aby uzyskać poradę prawną należy skorzystać z wniosku i zaznaczyć kategorię, która najlepiej opisuje temat pytania.