Zachodniopomorski Urząd Wojewódzki w Szczecinie

Osoby poszukujące dokumentów o zatrudnieniu i wysokości uzyskiwanego wynagrodzenia powinny ustalić, czy zakład pracy jeszcze istnieje. Jeżeli został zlikwidowany,
to na podstawie zachowanych dostępnych dokumentów na przykład pism, notatek, wpisów
w dowodzie osobistym lub w legitymacji ubezpieczeniowej, należy ustalić nazwę i adres byłego pracodawcy a następnie podjąć czynności umożliwiające ustalenie miejsca przechowywania dokumentacji osobowo – płacowej nie istniejącego już zakładu pracy.

Dokumentację pracowniczą ma obowiązek przechowywać zakład pracy. W przypadku jego likwidacji akta osobowe i płacowe powinien przejąć następca prawny, organ założycielski lub organ nadrzędny pracodawcy a w przypadku ich braku, archiwum lub inna jednostka prowadząca działalność komercyjną w zakresie przechowywania dokumentów, a także Stowarzyszenie Archiwistów Polskich.

Następcą prawnym zlikwidowanego przedsiębiorstwa państwowego może być przedsiębiorstwo państwowe, które powstało w wyniku zmian organizacyjnych, spółki prawa cywilnego lub handlowego, które powstały po sprywatyzowaniu przedsiębiorstwa.

W przypadku braku następcy prawnego należy zwrócić się do organu założycielskiego lub organu nadrzędnego byłego pracodawcy, którym najczęściej był wojewoda lub właściwy minister. Obowiązkiem tych organów jest przejmowanie, zabezpieczanie i udostępnianie dokumentacji pracowniczej po zlikwidowanych lub zniesionych państwowych jednostkach organizacyjnych. 

W sytuacji likwidacji spółdzielni lub organizacji spółdzielczej, likwidator spółdzielni zobowiązany jest do przekazania dokumentacji osobowo – płacowej związkowi rewizyjnemu,
w którym spółdzielnia była zrzeszona, jeśli takiego związku nie ma lub został
zlikwidowany  - Krajowej Radzie Spółdzielczej w Warszawie ul. Jasna 1, tel. 22 835 12 60
e-mail:  archiwum@krs.com.pl

Akta byłych pracowników zlikwidowanych państwowych gospodarstw rolnych z terenu województwa szczecińskiego są przechowywane w Krajowym Ośrodku Wsparcia Rolnictwa Oddział Terenowy w Szczecinie. Zachodniopomorska Składnica Akt w Łobzie ul. Bema 30, 73-150 Łobez, tel. 91 57 88 340.

W przypadku likwidacji zakładów prywatnych (spółek prawa cywilnego i handlowego), firmy te są zobowiązane do zabezpieczenia dokumentacji pracowniczej we własnym zakresie. Niektóre z nich przekazują dokumentację do dalszego, odpłatnego przechowywania firmom zajmującym się przechowywaniem akt, niekiedy dokumentację przechowują byli właściciele danej firmy prywatnej.

O miejscu przechowywania dokumentów zlikwidowanego przedsiębiorstwa prywatnego, państwowego lub spółdzielczego, likwidator jednostki lub syndyk masy upadłościowej informuje wydział rejestrowy właściwego terytorialnie sądu rejonowego lub inny organ prowadzący rejestr działalności gospodarczej oraz urząd skarbowy -  tam też można szukać wskazówek odnośnie miejsca przechowywania akt osobowo – płacowych.

Jeżeli pracodawca przed 1999 r. zatrudniał do 20 osób, miał obowiązek zgłaszania zatrudnianych pracowników do ubezpieczenia społecznego w imiennych deklaracjach rozliczeniowych. W takiej sytuacji ZUS na podstawie posiadanej dokumentacji może potwierdzić okresy podlegania ubezpieczeniu, okresy opłacania składek na ubezpieczenie społeczne oraz wysokość podstawy wymiaru składek na to ubezpieczenie.

Dokumentowanie okresów czynnej służby w wojsku lub zastępczej służby wojskowej można udowodnić wpisem w książeczce wojskowej lub wystąpić o potwierdzenie okresu służby
do Wojskowej Komendy Uzupełnień.