Zachodniopomorski Urząd Wojewódzki w Szczecinie

Raport podsumowania realizacji projektu FAMI Zachodniopomorskie przyjazne cudzoziemcom

Projekt Funduszu Azylu Migracji i Integracji Zachodniopomorskie przyjazne cudzoziemcom jako cechę priorytetową określa kompleksowy dostęp obywateli państw trzecich do wiedzy na temat procedur prawnych i zasad obowiązujących w Polsce, niezbędnych do codziennego funkcjonowania w społeczeństwie. Takie założenie wymagało podjęcia szeregu działań zarówno w zakresie szeroko pojętego dostępu do informacji, a także stworzenia zintegrowanej platformy pomocy i wsparcia w kontekście wyżej wymienionych potrzeb cudzoziemca. Założenia projektowe zostały rozszerzone o usprawnienie i przyspieszenie procesu legalizacji pobytu dzięki systemowym rozwiązaniom modernizującym pracę i realizację procedur Wydziału Spraw Obywatelskich i Cudzoziemców ZUW.

 

Okres realizacji projektu:	01.10.2022 – 31.08.2023
Wartość projektu:	3 053 333,00 PLN
Wartość dofinansowania FAMI:	2 289 999,75 PLN

 

Punkt Informacyjno-Doradczy

 

W ramach realizacji projektu 8/14/2022/OG zostały wyodrębnione cele szczegółowe w oparciu o nadmieniony wyżej cel nadrzędny projektu oraz specyfikę społeczno-prawnych uwarunkowań kohabitacji cudzoziemców charakterystyczną dla Pomorza Zachodniego. W Zachodniopomorskim Urzędzie Wojewódzkim, a także w Delegaturze Urzędu w Koszalinie został utworzony Punkt Informacyjno-Doradczy świadczący kompleksowe usługi w zakresie doradztwa psychologicznego, prawnego oraz usług tłumacza. Z usług Punktu skorzystało do tej pory 2333 beneficjentów projektu.

 

Działanie (Aktualizacja na dzień 07.12.2023r.)	Wartość
Liczba osób należących do grup docelowych, wspieranych z przedmiotowego funduszu poprzez środki integracji w ramach strategii krajowych, lokalnych i regionalnych	2333
Liczba osób, które otrzymały poradę psychologiczną	11
Liczba osób, którym udzielono porad z zakresu doradztwa prawnego	307

 

Statystyka obejmuje karty beneficjentów, którzy zostali zarejestrowani jeden raz (nie rejestrowało się kolejnych wizyt tego samego beneficjenta).

 

Zespół call center

 

Dla zapewnienia efektywnej i spójnej polityki informacyjnej utworzona została wyspecjalizowana komórka o formule call center, zintegrowana z automatyczną infolinią. Statystyki działania call center w zakresie ruchu połączeń rysują się następująco:

 

Działanie	Wartość
Połączenia przychodzące odebrane	70 150
Połączenia wychodzące nawiązane przez pracownika	5 157
Połączenia z automatyczną infolinią	13 790
Połączenia przekierowane przez operatora do innych komórek wydziału	1 756

 

Akta cudzoziemców

 

Połączenie tradycyjnych metod porządkowania zasobów archiwalnych z nowoczesnymi rozwiązaniami bazodanowymi stanowi punkt odniesienia dla rozważań o informatyzacji i digitalizacji archiwów. Pierwszym i koniecznym krokiem w tak zdefiniowanym modelu pracy jest zapewnienie operacyjnej ciągłości przyjmowania i wydawania akt z zachowaniem zasad bezpieczeństwa i ochrony danych, przy jednoczesnym zmniejszaniu czasu proceduralnego wymaganego do sprawnego działania. Postępując zgodnie z tak zdefiniowaną metodyką Składnica Akt WSOiC została wyposażona w system radiowej identyfikacji akt (RFID - radio-frequency identification), który w znaczący sposób przyczynia się do optymalnej organizacji akt obywateli państw trzecich.

W ramach projektu przeznaczono 2600 roboczogodzin na znakowanie akt radiowymi identyfikatorami i wprowadzanie podstawowych informacji determinujących lokalizację akt do autonomicznej bazy danych. W ten sposób zostało uporządkowanych, oznaczonych i umieszczonych w bazie programu RFID Navigator 35 194 sztuk akt.

 

Doposażenie stanowisk pracy

 

Standard obsługi klienta ma duży wpływ na status i profesjonalizm urzędu, dlatego inwestycja w odpowiednie wyposażenie jest działaniem priorytetowym i perspektywicznie opłacalnym. Dbając o poprawę jakości i szybkości procesu realizacji wniosków Obywateli Państw Trzecich w ramach projektu dokonano szeregu inwestycji w wyposażenie oraz oprogramowanie do obsługi cudzoziemców:

• doposażenie stanowisk pracy i wymiana przestarzałego sprzętu komputerowego (komputery, drukarki, czytniki dokumentów, drukarki kodów kreskowych, skanery, urządzenia wielofunkcyjne, pady ułatwiające organizację pracy w Biurze Obsługi Interesantów)
• zakup urządzenia do badania autentyczności dokumentów
• zakup oprogramowania i sprzętu do obsługi zespołu call center
• zakup zautomatyzowanego systemu rejestracji, segregacji oraz identyfikacji akt

 

Szkolenia

 

Kompleksowość informacyjna oraz dostępność przekazu to podstawowe determinanty profesjonalnego i rzetelnego kontaktu w relacji urząd - cudzoziemiec. Wyznacznikiem sukcesu w tego typu relacjach jest nieodmiennie czynnik ludzki. Poprawa standardów obsługi cudzoziemców w wyniku szkoleń dla pracowników to podniesienie kwalifikacji zawodowych, co w efekcie przekłada się na podniesienie standardów obsługi cudzoziemców z obszaru państw trzecich oraz wpływa na sprawność obsługi i pozytywny wizerunek administracji rządowej. Dlatego w projekcie istotną rolę odegrała organizacja specjalistycznych szkoleń dla pracowników Wydziału Spraw Obywatelskich i Cudzoziemców Zachodniopomorskiego Urzędu Wojewódzkiego w Szczecinie.

Realizowany w ramach Funduszu Azylu, Migracji i Integracji projekt 8/14/2022/OG Zachodniopomorskie przyjazne cudzoziemcom był inicjatywą ukierunkowaną na zwiększenie dostępności instytucjonalnej oraz usprawnienie usług związanych z integracją i legalną migracją w regionie. Projekt ten stanowi znaczący krok naprzód w kierunku tworzenia otwartego, zrównoważonego społeczeństwa, które sprzyja różnorodności i wzajemnemu zrozumieniu. Założenia celów nadrzędnych projektu oceniane przez pryzmat celów szczegółowych oraz ogólny obraz statystyczny można uznać za spełnione, a ich realizacja niewątpliwie przyczyniła się do poprawy jakości życia cudzoziemców, którzy wybrali województwo zachodniopomorskie jako swoje miejsce zamieszkania.

Zwiększenie dostępności instytucjonalnej okazało się kluczowe, ułatwiając obcokrajowcom korzystanie z usług publicznych, co z kolei przełożyło się na budowanie pozytywnego obrazu regionu jako przyjaznego środowiska dla różnych kultur i narodowości. Intensywne działania mające na celu upowszechnienie i usprawnienie usług związanych z integracją i legalną migracją przyniosły wymierne efekty prowadzące do podniesienia świadomości społecznej i zrozumienia potrzeb cudzoziemców. Warto zauważyć, że projekt Zachodniopomorskie przyjazne cudzoziemcom nie tylko przyniósł korzyści dla obcokrajowców, ale także przyczynił się do intesyfikacji działań mających na celu rozwijanie inicjatyw integracyjnych oraz doskonalenia usług związanych z legalną migracją. Dążenie do równości, szacunku i otwartości powinno być stałym elementem strategii rozwoju społeczno-gospodarczego regionu.

Poniżej przedstawiamy uwagi dotyczące zrealizowanych celów szczegółowych:

1. Punkty Informacyjno-Doradcze: Stworzenie i funkcjonowanie punktów informacyjno-doradczych w siedzibie Zachodniopomorskiego Urzędu Wojewódzkiego w Szczecinie oraz Delegaturze ZUW w Koszalinie, stanowiło istotny krok w kierunku ułatwienia procesu integracji obywateli państw trzecich. Dzięki tym punktom, cudzoziemcy zyskali dostęp do niezbędnych informacji oraz wsparcia, co sprzyjało lepszemu zrozumieniu i aktywnemu uczestnictwu w życiu społecznym.
2. Upowszechnianie wiedzy i usług: Działania mające na celu upowszechnienie wiedzy związanej z legalizacją pobytu, czy procedur związanych z zatrudnieniem, odniosły sukces w promowaniu świadomości i samodzielności wśród cudzoziemców. Utworzenie infolinii dodatkowo ułatwiło dostęp do niezbędnych informacji, wzmacniając tym samym poczucie bezpieczeństwa.
3. Usprawnienie procesu realizacji wniosków: Kontynuacja usprawnienia jakości i szybkości procesu realizacji wniosków obywateli państw trzecich stanowi ważny element efektywnej administracji. Inwestycje w organizację akt, zakup sprzętu oraz oprogramowania przyczyniły się do skrócenia czasu oczekiwania na decyzje, co wpłynęło pozytywnie na komfort i satysfakcję korzystających z usług.
4. Poprawa standardów obsługi cudzoziemców: Przeprowadzone szkolenia dla pracowników, podniesienie kwalifikacji zawodowych oraz skoncentrowane działania na poprawie standardów obsługi cudzoziemców z obszaru państw trzecich z pewnością przyczyniły się do budowy pozytywnego wizerunku administracji rządowej. To z kolei wpływa na poziom zaufania społeczności obcokrajowców do instytucji publicznych.

Podsumowując, projekt 8/14/2022/OG Zachodniopomorskie przyjazne cudzoziemcom jest nie tylko znaczącym krokiem w kierunku integracji społecznej, ale także świadectwem zaangażowania i skuteczności działań podejmowanych na rzecz otwartości i współpracy. Projekt skutecznie przyczynił się do zwiększenia dostępności instytucjonalnej dla cudzoziemców, w szczególności tych dotkniętych działaniami wojennymi na Ukrainie. Działania w ramach projektu stworzyły sprzyjające warunki do korzystania z usług publicznych, eliminując bariery administracyjne i ułatwiając dostęp do niezbędnych świadczeń. W ramach projektu doszło do istotnego upowszechnienia i usprawnienia usług związanych z integracją oraz legalną migracją. Poprawa dostępności i jakości usług dostosowanych do potrzeb tej grupy społecznej sprawiła, że region zachodniopomorski stał się bardziej otwarty i przyjazny dla obywateli państw trzecich. W kontekście trudnej sytuacji migracyjnej, projekt skoncentrował się na zapewnieniu konkretnej pomocy w kwestiach legalizacji pobytu. Udzielane wsparcie było istotne dla osób znajdujących się w sytuacji kryzysowej, co przyczyniło się do zwiększenia poczucia bezpieczeństwa i stabilności wśród cudzoziemców. Projekt Zachodniopomorskie przyjazne cudzoziemcom nie tylko osiągnął wyznaczone cele, ale również dostosował się elastycznie do zmieniającej się sytuacji geopolitycznej, oferując konkretne rozwiązania dla osób dotkniętych działaniami wojennymi. Jego realizacja stanowi modelowe podejście do integracji cudzoziemców w warunkach wyjątkowych.