System radiowej identyfikacji akt w Składnicy Akt WSOiC
W Składnicy Akt Wydziału Spraw Obywatelskich i Cudzoziemców wdrażany jest system identyfikacji akt za pomocą fal radiowych (RFID). Ta nowoczesna metoda wyszukiwania pozwala skrócić czas poszukiwań żądanych akt o ponad 70%. System sfinansowany został w ramach funduszu FAMI.
RFID (Radio-Frequency Identification) to technologia umożliwiająca zdalną lokalizację odpowiednio zaprogramowanych chipów, a zapis i odczyt możliwy jest w odległościach od kilkudziesięciu centymetrów, do nawet kilkunastu metrów. Wyposażona w taki chip teczka z aktami jest możliwa do znalezienia w ciągu kilku sekund (nawet w przypadku nieoznaczonej pozycji w szafie lub na regale).
Ręczne przeszukiwanie składnicy pełnej zarchiwizowanych dokumentów i ewidencja akt zajmują wiele godzin. W przypadku, gdy poszukiwania dotyczą całej powierzchni przeznaczonej na akta, znalezienie wszystkich potrzebnych teczek może trwać tygodniami. Lokalizator RFID pozwala precyzyjnie określić położenie każdego dokumentu, wielokrotnie skracając sumaryczny czas potrzebny na wyszukiwanie. Eliminuje to czas potrzebny na dotarcie do akt i w efekcie przyczynia się do zwiększenia sprawności na merytorycznym odcinku pracy Wydziału.
Obecnie przygotowane są dwa stanowiska pracy wyposażone w drukarkę etykiet zawierających programowalny chip identyfikujący, program nadzorujący rejestrację akt i kolektor - urządzenie do wyszukiwania oznaczonych akt na półkach. Planowane jest także uruchomienie podobnie przygotowanego stanowiska w Delegaturze Urzędu w Koszalinie. Całość przedsięwzięcia realizowana jest w ramach projektu 8/14/2022/OG-FAMI – “Zachodniopomorskie przyjazne cudzoziemcom” - finansowanego przez Fundusz Azylu, Migracji i Integracji.