Zachodniopomorski Urząd Wojewódzki w Szczecinie

1. Zaproszenie umożliwia współpracę w formie dofinansowania lub finansowania zadań publicznych realizowanych przez wybranych Partnerów społecznych Wojewody Zachodniopomorskiego, zaangażowanych w działania prowadzone na rzecz uchodźców z Ukrainy na terenie województwa zachodniopomorskiego, w tym m.in. w Punkcie Recepcyjnym, Punkcie Informacyjnym, punktach pomocy cudzoziemcom, punktach wydawania darów lub miejscach masowego zakwaterowania, od dnia 1 stycznia 2023 roku.
2. Zasady współpracy Wojewody Zachodniopomorskiego w zakresie zapewnienia pomocy obywatelom Ukrainy zawierają Wytyczne Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z 24 marca 2022 r. w zakresie zorganizowania i koordynacji współpracy Wojewody z organizacjami pozarządowymi.
3. Na podstawie art. 12 ust. 8 ustawy z dnia 12 marca 2022 r. o pomocy obywatelom Ukrainy w związku z konfliktem zbrojnym na terytorium tego państwa o zlecenie realizacji zadania publicznego, wymienionego w punkcie 1, mogą ubiegać się:
1) organizacje pozarządowe,
2) podmioty wymienione w art. 3 ust. 3 ustawy z dnia 24 kwietnia 2003 r. o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie,
3) związki zawodowe.
4. Złożenie oferty na zaproszenie oraz realizacja zadania publicznego, odbywa się z pominięciem otwartego konkursu ofert (dział II rozdział 2 ustawy z dnia 24 kwietnia 2003 r. o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie).
5. Wojewoda Zachodniopomorski może zapewnić środki finansowe w formie dotacji dla oferenta jako Zleceniobiorcy przez powierzenie (100% finansowania) lub wsparcie (częściowe dofinansowanie) realizacji zadania publicznego, polegającego na udzieleniu pomocy obywatelom Ukrainy w związku z konfliktem zbrojnym na terytorium tego państwa, w zakresie wymienionym w art. 12 ust. 1 pkt 5 i 8 ustawy z dnia 12 marca 2022 roku o pomocy obywatelom Ukrainy w związku z konfliktem zbrojnym na terytorium tego państwa.
6. Rodzaj zadania publicznego:

W ramach realizacji zadania publicznego oferent zapewni pomoc obywatelom Ukrainy wymienionym w art. 1 ust. 1 i 2 ustawy z dnia 12 marca 2022 roku o pomocy obywatelom Ukrainy w związku z konfliktem zbrojnym na terytorium tego państwa, przebywającym na terenie województwa zachodniopomorskiego, zgodnie z art. 12 ust. 1 pkt 5 i 8, polegającą na: zapewnieniu środków czystości i higieny osobistej oraz innych produktów i/lub podjęciu innych działań niezbędnych do realizacji pomocy.

7. Za dobór odbiorców zadania publicznego (uczestników) jest odpowiedzialny oferent, który zawrze umowę z Wojewodą Zachodniopomorskim na realizację zadania publicznego.
8. Oferent może złożyć jedną ofertę realizacji zadania publicznego na zaproszenie.
9. Oferta złożona w 2023 r. przez oferenta, który realizował we współpracy z Wojewodą Zachodniopomorskim zadanie publiczne w roku poprzednim z zakresu zapewnienia pomocy obywatelom Ukrainy, nie podlega ocenie formalnej i merytorycznej do dnia zatwierdzenia rozliczenia dotacji otrzymanej w 2022 roku pod względem rzeczowym i finansowym.
10. W ofercie realizacji zadania publicznego (art. 14 ust. 1 ustawy z dnia 24 kwietnia 2003 r. o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie), należy w szczególności:
a) dokładnie opisać proponowany zakres rzeczowy zadania publicznego;
b) wskazać termin i miejsce realizacji zadania publicznego (w tym: czas, miejsce i zakres działań zrealizowanych od dnia 1 stycznia 2023 r. do dnia złożenia oferty);
c) podać kalkulację przewidywanych kosztów realizacji zadania publicznego;
d) dokładnie opisać wcześniejszą działalność;
e) wskazać posiadane zasoby rzeczowe i kadrowe zapewniające wykonanie zadania publicznego;
f) podać ewentualnie planowaną wysokość środków finansowych na realizację zadania publicznego z innych źródeł;
g) złożyć deklarację o zamiarze odpłatnego lub nieodpłatnego wykonania zadania publicznego.

Wzór oferty, umowy i sprawozdania (art. 19 ustawy z dnia 24 kwietnia 2003 r. o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie) - zawierają załączniki do rozporządzenia Przewodniczącego Komitetu do spraw Pożytku Publicznego z dnia 24 października 2018 r. w sprawie wzorów ofert i ramowych wzorów umów dotyczących realizacji zadań publicznych oraz wzorów sprawozdań z wykonania tych zadań (Dz. U. z 2018 r., poz. 2057), w załączeniu do zaproszenia.
11. Zgodnie z art. 14 ust. 2 ustawy z dnia 24 kwietnia 2003 r. o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie dwie lub więcej organizacje pozarządowe, związki zawodowe lub podmioty wymienione w art. 3 ust. 3 działające wspólnie mogą złożyć ofertę wspólną. W ofercie wspólnej należy wskazać, który oferent i w jakim zakresie zrealizuje zadanie publiczne, oraz sposób ich reprezentacji wobec Wojewody Zachodniopomorskiego. Podmioty składające ofertę wspólną solidarnie odpowiadają za zobowiązania wynikające z umowy na realizację zadania publicznego.
12. Umowa zawarta przez podmioty składające ofertę wspólną stanowi załącznik do oferty i umowy na realizację zadania publicznego.
13. Do oferty należy załączyć kopię aktualnego wyciągu z właściwego rejestru (jeżeli jest inny niż KRS) lub ewidencji oraz statut oferenta – potwierdzony za zgodność z oryginałem przez osoby upoważnione do reprezentacji oferenta.

14. Wymagania:

a) Koszty administracyjne i finansowo-księgowe zadania publicznego wykazanego w ofercie nie mogą przekroczyć 10,00 % wartości całego zadania publicznego.
b) Wydatki wskazane w kosztorysie zadania publicznego (części V.A Zestawienie kosztów realizacji zadania) w kolumnie drugiej tj. Rodzaj kosztu, w całości kosztorysu zostaną podzielone na planowane miesiące kalendarzowe ich wydatkowania.
c) W celu prawidłowej identyfikacji wysokości kosztów po stronie dotacji i ewentualnego wkładu własnego, oferent wykazujący wkład własny (finansowy i/lub niefinansowy) w kosztorysie zadania publicznego (części V.A Zestawienie kosztów realizacji zadania) wskaże, w pozycjach budżetowych w kolumnie drugiej tj. Rodzaju kosztu, planowane źródła finansowania w postaci dotacji lub wkładu własnego finansowego lub niefinansowego.
d) Wszystkie działania wskazane w formularzu oferty, w części III.4 Plan i harmonogram działań na rok … oraz stosownie w części V.A Zestawienie kosztów realizacji zadania, należy podzielić zgodnie z zapisami art. 12 ust. 1 pkt 5 i 8 ustawy z dnia 12 marca 2022 roku o pomocy obywatelom Ukrainy w związku z konfliktem zbrojnym na terytorium tego państwa, na następujące obszary:
OBSZAR V – Zapewnienie środków czystości i higieny osobistej oraz innych produktów i/lub 
OBSZAR VIII – Podjęcie innych działań niezbędnych do realizacji pomocy.

15. Zadanie publiczne należy zrealizować (tzw. „termin realizacji zadania”), na podstawie art. 14 ust. 9a ustawy z dnia 12 marca 2022 roku o pomocy obywatelom Ukrainy w związku z konfliktem zbrojnym na terytorium tego państwa (zgodnie z art. 1 pkt 9e ustawy z dnia 13 stycznia 2023 r. o zmianie ustawy o pomocy obywatelom Ukrainy w związku z konfliktem zbrojnym na terytorium tego państwa oraz niektórych ustaw - Dz. U. z 2023 r., poz. 105)- w okresie od dnia 1 stycznia 2023 r. do dnia 31 grudnia 2023 r. Zastrzega się możliwość skrócenia lub wydłużenia terminu realizacji zadania publicznego przez Wojewodę Zachodniopomorskiego w przypadku zmiany okoliczności, w tym zmiany ustawy z dnia 12 marca 2022 roku o pomocy obywatelom Ukrainy w związku z konfliktem zbrojnym na terytorium tego państwa lub braku konieczności świadczenia pomocy wymienionej w zaproszeniu.
16. Termin poniesienia wydatków, dla zatwierdzonych przez Wojewodę Zachodniopomorskiego zadań publicznych, ustala się od dnia 1 stycznia 2023 r. do dnia 31 grudnia 2023 r. Zastrzega się możliwość skrócenia lub wydłużenia terminu poniesienia wydatków, w przypadku zmiany okoliczności, w tym zmiany ustawy z dnia 12 marca 2022 roku o pomocy obywatelom Ukrainy w związku z konfliktem zbrojnym na terytorium tego państwa lub braku konieczności świadczenia pomocy wymienionej w zaproszeniu.
17. W części merytorycznej i finansowej oferty należy wpisać udzielenie pomocy (w całości lub części) i poniesienie przez oferenta wydatków na oferowane zadanie publiczne przed złożeniem oferty.
18. Wypłata środków z dotacji dla Zleceniobiorców planowana jest w miesięcznych transzach.
19. Złożenie oferty realizacji zadania publicznego na zaproszenie nie stanowi gwarancji zawarcia umowy na jego realizację.
20. Oferta realizacji zadania publicznego podlega weryfikacji formalnej, należy więc w szczególności zwrócić uwagę na:
a) wypełnienie wszystkich pól oferty, zgodnie z wymogami pouczenia, zawartego we wzorze oferty, łącznie z tabelą III.6 wzoru oferty tj. „Dodatkowe informacje dotyczące rezultatów realizacji zadania publicznego”;
b) brak błędów kalkulacyjnych;
c) podpisanie oferty oraz złożenie stosownego oświadczenia woli w części VII oferty w imieniu oferenta przez osoby uprawnione do reprezentacji;
d) załączenie stosownych załączników potwierdzonych za zgodność z oryginałem przez osoby uprawnione do reprezentacji;
e) prawidłowe wskazanie organu, do którego składana jest oferta;
f) nieposzerzanie grupy docelowej, tj. adresatów zadania;
g) wskazywanie policzalnych danych ilościowych;
h) racjonalne określenie kosztów administracyjnych i osobowych zadania.
21. Oferty złożone po terminie, sporządzone wadliwie, nieczytelne bądź niekompletne, co do wymaganego zestawu dokumentów lub informacji, jak również oferty dotyczące udzielania dotacji na działania wykraczające poza wymienione w zaproszeniu, nie będą rozpatrywane. W przypadku oczywistych omyłek pisarskich oraz nieistotnych błędów, niemających wpływu na treść oferty, oferenci zostaną wezwani telefonicznie, faxem lub pocztą elektroniczną e-mail do złożenia sprostowania do oferty w terminie 3 dni roboczych od dnia wezwania.
22. Wojewoda Zachodniopomorski wybiera ofertę spośród ofert spełniających wymogi formalne, po dokonaniu oceny pod kątem możliwości i sposobu realizacji zadania publicznego, zakresu rzeczowego oraz kosztów.
23. Wojewoda Zachodniopomorski zawrze, z wybranymi oferentami, umowy na realizację zadania publicznego. W umowie (z art. 16 z dnia 24 kwietnia 2003 r. o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie), strony wskażą m.in.:
a) szczegółowy opis zadania publicznego, w tym cel, na jaki dotacja została przyznana;
b) wysokość udzielonej dotacji, z uwzględnieniem podziału kwotowego na poszczególne obszary, a także zasady jej wypłaty, np. na wniosek oferenta-Zleceniobiorcy;
c) termin realizacji zadania publicznego i termin poniesienia wydatków, nie dłuższy niż do dnia 31 grudnia 2023 r.;
d) tryb kontroli wykonywania zadania publicznego;
e) termin i sposób rozliczenia udzielonej dotacji;
f) termin zwrotu niewykorzystanej części dotacji, nie dłuższy niż 15 dni od umownego dnia wykonania zadania publicznego.
24. Zadania publiczne realizowane w wyniku zaproszenia mogą podlegać weryfikacji, sprawozdawczości, monitoringowi, ewaluacji i kontroli przez Wojewodę Zachodniopomorskiego lub inne uprawnione do tego instytucje.
25. Na wybór oferty lub jej odrzucenie, nie przysługuje środek odwoławczy.
26. Zastrzega się możliwość odstąpienia od przyznania środków finansowych lub zawarcia umów w zakresie zaproszenia bez konieczności podania przyczyny.

27. Oferty można składać w trybie ciągłym – do odwołania drogą pocztową na adres:

Wojewoda Zachodniopomorski
ul. Wały Chrobrego 4
70-502 Szczecin

z dopiskiem na kopercie: „WSPÓŁPRACA Z NGO – POMOC OBYWATELOM UKRAINY”

lub osobiście w Kancelarii Ogólnej Zachodniopomorskiego Urzędu Wojewódzkiego w Szczecinie, mieszczącej się w pok. 78 przy Wałach Chrobrego 4 w Szczecinie.

28. Odwołanie możliwości składania ofert na powyższe zaproszenie zostanie opublikowane na stronie Zachodniopomorskiego Urzędu Wojewódzkiego w Szczecinie w odrębnym komunikacie.

 

Osobą do kontaktu w zakresie warunków realizacji zadania publicznego i składania ofert jest: Pani Justyna Borzym – Pełnomocnik Wojewody Zachodniopomorskiego ds. społeczeństwa obywatelskiego i współpracy z organizacjami pozarządowymi, telefon 91 43 03 243, adres e-mail zps@szczecin.uw.gov.pl