Urząd Rejestracji Produktów Leczniczych, Wyrobów Medycznych i Produktów Biobójczych

Urząd Rejestracji Produktów  Leczniczych, Wyrobów Medycznych i Produktów Biobójczych (dalej: Urząd) działając etycznie szanuje prawo do ochrony danych osobowych klientów Urzędu, pracowników, kontrahentów, ekspertów oraz partnerów. W związku z tym, chcemy przedstawić Państwu najważniejsze zasady ochrony danych osobowych funkcjonujące w Urzędzie.

Kim jest Administrator Danych Osobowych?

Zgodnie z art. 13 i art. 14 ogólnego Rozporządzenia o ochronie danych osobowych z dnia 27 kwietnia 2016r. (RODO) informujemy, iż Administratorem Państwa danych osobowych jest Prezes Urzędu Rejestracji Produktów  Leczniczych, Wyrobów Medycznych i Produktów Biobójczych (dalej: Urząd) z siedzibą w Warszawie przy Alejach Jerozolimskich 181C.

Urząd, przed rozpoczęciem czynności przetwarzania danych osobowych każdorazowo identyfikują cel, podstawę prawną do ich przetwarzania oraz określają okres retencji danych. Państwa dane osobowe przetwarzane są:

• ze względu na wymagania prawne, do których przestrzegania zobligowany jest Administrator (Art. 6 ust. 1 lit. C RODO),
• przetwarzanie jest niezbędne do wykonania zadania realizowanego w interesie publicznym (Art. 6 ust. 1 lit. E  RODO),
• ze względu na realizację umowy, która wiąże Państwa z ADO, lub działania niezbędne do jej zawarcia (Art. 6 ust. 1 lit. B RODO),
• na podstawie uzyskanej od Państwa zgody (RODO Art. 6 ust. 1 lit. a).

Każdorazowo dokładamy wszelkich starań by zostali Państwo poinformowani o celu przetwarzania danych osobowych, podstawie prawnej tego przetwarzania, okresie retencji danych i wszystkich innych informacjach wymaganych przez RODO w ramach realizacji obowiązku informacyjnego.

Jeżeli mają Państwo pytania lub wątpliwości w zakresie ochrony Państwa danych osobowych, prosimy o kontakt poprzez wskazany adres poczty elektronicznej iod@urpl.gov.pl. Z przyjemnością udzielimy szczegółowych informacji.

Kto może zwrócić się do Inspektora Ochrony Danych?

W Urzędzie powołano Inspektora Ochrony Danych zgodnie z art. 37 Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólnego rozporządzenie o ochronie danych), dalej jako Rozporządzenie lub RODO.

Inspektor Ochrony Danych w ramach realizowanych zadań dba o ochronę praw i wolności osób, których dane osobowe są przetwarzane przez Urząd. Osoby te mogą więc zwrócić się do Inspektora Ochrony Danych we wszelkich sprawach związanych z ich danymi osobowymi w zakresie w jakim dane te są przetwarzane przez Administratora.

Jakimi sprawami zajmuje się Inspektor Ochrony Danych?

Inspektor Ochrony Danych weryfikuje prawidłowość przetwarzania danych osobowych w Urzędzie. W ramach swoich działań jest również punktem kontaktowym dla wszelkich zgłoszeń związanych z ewentualnymi nieprawidłowościami w przetwarzaniu danych osobowych. Do Inspektora Ochrony Danych mogą się więc Państwo zwrócić jeżeli w Państwa opinii doszło do naruszenia ochrony Państwa danych osobowych. Inspektor Ochrony Danych jest również podmiotem, do którego należy adresować żądania o realizację przysługujących Państwu praw.

Prawa te dotyczą w szczególności:

• Prawa dostępu do danych osobowych,
• Prawa do ich sprostowania,
• Prawa do usunięcia danych osobowych (“prawo do bycia zapomnianym”),
• Prawa do ograniczenia przetwarzania,
• Prawa do przenoszenia danych osobowych,
• Prawa do sprzeciwu wobec dalszego przetwarzania,
• Prawa do sprzeciwu wobec zautomatyzowanego podejmowania decyzji, w tym profilowania,
• Prawa do zawiadamiania o wystąpieniu naruszenia w ochronie danych osobowych.

Jaki jest tryb procedowania Państwa wniosku?

Wniosek może być złożony bezpośrednio do Inspektora Ochrony Danych. Jego rozpatrzeniem zajmiemy się niezwłocznie. Jeżeli realizacja wniosku będzie trwała dłużej niż miesiąc o przedłużeniu terminu udzielenia odpowiedzi zostaną Państwo poinformowani odrębnym pismem/wiadomością. Takie przedłużenie jest możliwe z uwagi na złożoność żądania lub liczbę złożonych wniosków.

Jeżeli wniosek nie pozwala na Państwa jednoznaczną identyfikację lub jest niejasny, Inspektor Ochrony Danych skieruje do Państwa prośbę o jego uzupełnienie w terminie jednego miesiąca od wpływu wniosku.

Jeżeli wniosek zostanie złożony w formie elektronicznej, dalsza korespondencja będzie prowadzona również w tej formie jeżeli okaże się to możliwe. W innych przypadkach o sposobie rozpoznania wniosku zostaną Państwo poinformowani w formie pisemnej, listem poleconym za potwierdzeniem odbioru.

Rozpatrzenie wniosku jest wolne od opłat. Jeżeli jednak żądanie jest nieuzasadnione lub często powtarzane, Administrator może nałożyć uzasadnioną opłatę, uwzględniającą rozsądne koszty administracyjne związane z rozpoznaniem wniosku, komunikacją lub przeprowadzeniem wnioskowanych operacji lub odmówić rozpoznania wniosku.

Jak skontaktować się z Inspektorem Ochrony Danych?

Funkcję IOD w Urzędzie pełni Pani Katarzyna Krzywiec.

Z Inspektorem Ochrony Danych można skontaktować się pod adresem e-mail: iod@urpl.gov.pl,

Obowiązek informacyjny 

Dane osobowe wskazane we wniosku, o którym mowa powyżej będą przetwarzane w celu jego rozpatrzenia. Ich przetwarzanie jest niezbędne z uwagi na obowiązek Administratora Ochrony Danych realizacji praw osób, których dane dotyczą wskazanych w treści Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólnego rozporządzenie o ochronie danych).

Państwa dane osobowe będą przetwarzane w celu weryfikacji Państwa tożsamości oraz prawidłowego rozpatrzenia złożonego wniosku. Państwa dane osobowe będą przetwarzane przez okres niezbędny do rozpatrzenia wniosku oraz dalszy okres 5 lat, celem ochrony przed przysługującymi Państwu roszczeniami lub dochodzenia roszczeń przysługujących Administratorowi Danych Osobowych.

Państwa dane mogą być przetwarzane w celu:

• realizacji działalności statutowej Urzędu, zgodnie z Ustawą z dnia 18 marca 2011 r. o Urzędzie Rejestracji Produktów Leczniczych, Wyrobów Medycznych i Produktów Biobójczych,
• realizacji procesu rekrutacji i zatrudnienia,
• wykonania umowy, której stroną jest osoba, której dane dotyczą, lub do podjęcia działań na żądanie osoby, której dane dotyczą, przed zawarciem umowy,
• realizacji działań komunikacyjnych i informacyjnych,
• zapewnienia bezpieczeństwa obiektów będących w dyspozycji Urzędu i są niezbędne do celów wynikających z prawnie uzasadnionych interesów realizowanych przez Administratora.

W powyższych przypadkach, dane będą przetwarzane odpowiednio przez okres:

• zgodnie przepisami prawa,
• 3 miesiące po zakończeniu procesu rekrutacji lub w przypadku zatrudnienia - 50 lat po ustaniu zatrudnienia,
• do zakończenia obowiązywania umowy oraz 5 lat po tym okresie, ze względu na zabezpieczenie ewentualnych roszczeń,
• 2 lat kalendarzowych, licząc od 1 stycznia roku następującego po roku, w którym sprawa została zakończona, a następnie w celu archiwalnym na podstawie art. 6 ust. 2 pkt 1 ustawy z dnia 14 lipca 1983 r., o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach,
• obowiązywania udzielonej zgody.

Państwa dane osobowe mogą być przekazywane podmiotom publicznym w ramach wykonywania zadań przez Prezesa Urzędu, podmiotom zewnętrznym, w ramach podpisanych z Urzędem umów powierzenia przetwarzania danych osobowych.

Posiadają Państwo prawo dostępu do treści swoich danych oraz prawo ich sprostowania, usunięcia, ograniczenia przetwarzania, prawo do przenoszenia danych, prawo wniesienia sprzeciwu.

Mają Państwo również prawo wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych. Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, z siedzibą przy ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa, jeżeli uznają Państwo, że przetwarzanie Państwa danych osobowych narusza przepisy RODO.

Podanie przez Państwa danych osobowych jest dobrowolne, przy czym jest również warunkiem rozpoznania złożonego przez Państwa wniosku lub załatwienia innej sprawy w Urzędzie.