Dostępność cyfrowa

Dostępne cyfrowo dokumenty są bardziej czytelne, zrozumiałe i przyjazne dla każdego. Z takich dokumentów mogą samodzielnie korzystać także osoby z niepełnosprawnościami. Poznaj sześć podstawowych elementów wpływających na dostępność cyfrową, o które może dbać każdy, kto tworzy dokumenty tekstowe.

Dostępność cyfrowa nie jest zadaniem wyłącznie dla specjalistów. Małymi, codziennymi działaniami, każdy może wspierać dostępność cyfrową. Większość programów, w których tworzysz dokumenty, posiada wbudowane elementy i funkcje, które wspierają dostępność cyfrową. Wystarczy, że z nich skorzystasz.

Staraj się stosować spójne zasady do wszystkich dokumentów i tekstów, które tworzysz. Nawet jeśli nie trafią one do Internetu, będą przyjaźniejsze w obsłudze na przykład dla pracowników twojego lub innych podmiotów.

Podstawą czytelności tekstu jest jego podział na akapity i na logiczne części ze śródtytułami. To nie tylko kwestia wyglądu dokumentu. Odpowiednio zrobione śródtytuły pomagają osobom, które korzystają z czytników ekranu, na przykład osobom niewidomym. Są dla nich jednym z kluczowych sposobów szybkiej nawigacji po dokumencie. Użytkownicy nie muszą go całego czytać, aby łatwo zorientować się w treści i odnaleźć interesujący fragment. Pamiętaj też, aby nazwa pliku informowała, co zawiera.

Przydatne dla każdego

Śródtytuły i akapity ułatwiają czytanie tekstu i orientowanie się w nim każdemu. Jeśli wykonasz śródtytuły w odpowiedni sposób —  i nadasz im odpowiednie poziomy nagłówkowe (style) — zyskasz więcej możliwości. Z tak przygotowanych śródtytułów automatycznie wygenerujesz spis treści dokumentu czy wykonasz w dokumencie zakładki, które umożliwiają szybkie przewijanie treści.

Jak tworzyć czytelną strukturę dokumentu?

• Dziel tekst na akapity —  stosuj zasadę: jedna myśl to jeden akapit.
• Dłuższe teksty dziel na mniejsze, logiczne części i nadawaj im śródtytuły. Wyobraź je sobie jako tytuły rozdziałów i podrozdziałów w książce.
• Zawsze używaj odpowiednich narzędzi do tworzenia śródtytułów (w programie MS Word służą do tego style: Nagłówek 1, Nagłówek 2 itd.). Jeśli wyróżnisz tytuły tylko wizualnie (np. poprzez ręczne pogrubienie i powiększenie czcionki), ale bez określenia stylu, to nie skorzystają z nich osoby, które używają czytników ekranu, na przykład osoby niewidome.
• Przykładowy schemat struktury z nagłówkami:
  Tytuł dokumentu to styl Tytuł
  Wstęp to nagłówek poziomu 1
  Rozdział 1 to nagłówek poziomu 1
  Podrozdział 1.1 to nagłówek poziomu 2
  Podrozdział 1.2 to nagłówek poziomu 2
  Rozdział 2 to nagłówek poziomu 1
  itd.

Czytelna struktura w MS WORD 

W programie MS Word funkcja ustawiania styli jest w pasku narzędzi głównych. Dzięki temu możesz bardzo łatwo z niej korzystać.

1. Dla akapitów stosuj styl Normalny — najczęściej jest on domyślnie wybrany dla tekstu i nie musisz niczego zmieniać.
2. Tytuł dokumentu oznacz stylem Tytuł:

• wstaw kursor w akapicie z tytułem dokumentu,
• w pasku narzędzi (wstążka u góry strony) — otwórz Narzędzia główne i wybierz w zakładce Style: Tytuł.

Pamiętaj jednak, że jeśli chcesz utworzyć ze swojego dokumentu dostępny PDF, to styl Tytuł nie konwertuje się na nagłówek H1. W takiej sytuacji oznacz go Nagłówek 1, a dla śródtytułów wybieraj odpowiednio Nagłowek 2 do Nagłówek X.

3. Dla śródtytułów stosuj odpowiedni poziom stylu nagłówka. 
   Pierwszy śródtytuł oznaczaj stylem Nagłówek 1. 
   Kolejne śródtytuły oznaczaj stylami Nagłówek 1 do Nagłówek X, za każdym razem pamiętając, by układ nagłówków zachowywał logikę i odpowiednią kolejność. Na przykład śródtytuł, który następuje po śródtytule oznaczonym stylem Nagłówek 1, oznaczaj stylem Nagłówek 1 lub stylem Nagłówek 2, jeśli w logice treści jest to śródtytuł podrzędny wobec poprzedniego.

• wstaw kursor w akapicie, który będzie śródtytułem (na przykład Nagłówkiem 1),
• w pasku narzędzi (wstążka u góry strony) — otwórz Narzędzia główne i wybierz w zakładce Style odpowiedni poziom nagłówka (na przykład: Nagłówek 1) lub
• możesz kliknąć prawym przyciskiem myszy wybrany akapit, który ma być śródtytułem i wybrać Style oraz potrzebny poziom nagłówka.

4. Możesz zmodyfikować wygląd każdego ze stylów. Pamiętaj tylko o logice, na przykład aby wielkość śródtytułów odpowiadała ich hierarchii w tekście. Aby zmodyfikować styl:
   • wstaw kursor w modyfikowanym akapicie, na przykład w akapicie o stylu Nagłówek 1,
   • wybierz w pasku narzędzi NARZĘDZIA GŁÓWNE,
   • w zakładce Style rozwiń strzałkę w dolnym prawym narożniku. Znajdź styl zmienianego akapitu: jest w ramce. Wybierz go kursorem i rozwiń strzałkę, która pojawi się przy nim z prawej strony. Wybierz: Modyfikuj. Gdy wprowadzisz potrzebne ustawienia, zatwierdź je przyciskiem OK.

Listy elementów wspierają czytelność lepiej niż wymienianie elementów po przecinku. Stosuj listy, jeśli tylko treść dokumentu to umożliwia.

Listy — tak jak nagłówki — są dla osób, które korzystają z czytników ekranu (na przykład niewidomych), ważnym elementem nawigacyjnym i informacyjnym. Dzięki skrótom klawiaturowym czytnika ekranu osoby te mogą poruszać się łatwo pomiędzy listami. Czytnik podaje im też automatycznie informacje o liczbie elementów listy.

Przydatne dla każdego

Listy porządkują informacje, zarówno logicznie, jak i wizualnie. Listę elementów łatwiej odnajdziesz w dłuższym dokumencie. Jednocześnie łatwiej zapamiętasz jej elementy, niż gdy byłyby wymienione po przecinku w jednym zdaniu.

Jak tworzyć listy elementów

• Stosuj przeznaczone do tego funkcje, które oferuje program na przykład MS Word. Nie twórz list za pomocą wpisywanych z klawiatury znaków (cyfr, liter i symboli), spacji czy tabulatora.
• Twórz listy punktowane — dla treści, które nie wyczerpują wyliczenia (np. podajesz tylko niektóre przykłady) lub dla których nie jest ważna kolejność podania elementów.
• Twórz listy numerowane — dla treści, w których jest ważna kolejność podania elementów lub ich liczba jest znana (zamknięta, tyle i nie więcej).
• Zadbaj o jednorodny styl list w całym dokumencie.
• Sprawdzaj, czy zachowujesz logiczny ciąg numeracji w liście. Pamiętaj, że jeśli nadasz w liście, swoją decyzją, inną wartość początkową, program potraktuje tę listę jako osobną.

Listy elementów w MS WORD

1. Otwórz w pasku narzędzi programu MS Word okno NARZĘDZIA GŁÓWNE, wybierz ikonę:
   • Punktory (trzy kropki w pionie) — jeśli chcesz utworzyć listę punktowaną (nieuporządkowaną).
   • Numerowanie (cyfry 1, 2, 3 w pionie) — jeśli chcesz utworzyć listę numerowaną (uporządkowaną).
   • Lista wielopoziomowa (znaki: 1, a, i usytuowane w pionie) — jeśli chcesz uporządkować grupę wielu elementów, które występują na różnych poziomach listy lub utworzyć konspekt.
2. Jeśli chcesz zmienić styl (wygląd) punktorów, numeracji lub listy — rozwiń strzałkę przy wybranej ikonie

Zdjęcia, grafiki, wykresy, schematy itp. to elementy graficzne. Tekst alternatywny to opis tekstowy elementu graficznego. Korzystają z niego osoby, które nie mogą wyświetlić lub zobaczyć takiego elementu, na przykład osoby niewidome.

Jak stworzyć tekst alternatywny

• Opisz zwięźle, co przedstawia element graficzny. Pamiętaj też o kontekście — ten sam element graficzny może być użyty, w różnych dokumentach czy artykułach, z zupełnie różnych powodów.
• Pomyśl, jak zdjęcie, obraz czy wykres, można opisać komuś przez telefon i w ten sposób zredaguj tekst alternatywny.
• Nie powtarzaj informacji, które są w tekście w pobliżu elementu, który opisujesz. Na przykład jeśli pod wykresem jest tekst, który opisuje dane pokazane na wykresie, to w tekście alternatywnym tego wykresu podaj jedynie informację, czego dotyczy wykres, ale bez przytaczania wartości danych.
• Nie używaj określeń w stylu: Zdjęcie przedstawiające… — skup się na tym, co jest na danym elemencie graficznym. Do opisu zdjęcia użyj czasu teraźniejszego i strony czynnej, na przykład: Dwaj starsi mężczyźni siedzą na ławce w parku i rozmawiają. 
• Tekst alternatywny to nie to samo, co podpis — dodaj go we właściwościach danego elementu graficznego, a nie w tekście pod elementem.
• Jeśli element graficzny pełni dodatkową funkcję, na przykład grafika jest linkiem czy przyciskiem, to w jego tekście alternatywnym opisz funkcję tego elementu, a nie jego wygląd.

Tekst alternatywny w MS WORD

Masz dwie możliwości:

• kliknij element graficzny prawym przyciskiem myszy i wybierz Edytuj tekst alternatywny, lub
• zaznacz element graficzny. Wybierz formatowanie dla zaznaczonego elementu np. Formatowanie obrazu i wybierz Tekst alternatywny.

Aby dodać tekst alternatywny do całej grafiki SmartArt lub wykresu, kliknij obramowanie grafiki lub wykresu, a nie pojedynczy kształt lub fragment.

W polu tekstowym wpisz zwięzły tekst alternatywny, tak, aby opisać obiekt i jego kontekst osobie, która nie może go zobaczyć.

Jeśli element graficzny jest tylko dekoracyjny (np. stylizowana ramka wokół tekstu), nie wpisuj tekstu alternatywnego, a jedynie oznacz pole wyboru przy etykiecie: Element dekoracyjny (opcja dostępna w programach pakietu MS Office 365).

W starszych wersjach programu kliknij obiekt, na przykład obraz, prawym przyciskiem myszy, wybierz Formatuj obraz — w oknie Formatowanie obrazu kursorem podejrzyj funkcję ikon, wybierz Układ i właściwości, w polu Opis wpisz tekst alternatywny.

Uwaga! W nowych wersjach MS Word generuje samodzielnie teksty alternatywne elementów graficznych. Jakość tych tekstów jest jednak wciąż bardzo niska i bardzo często nie spełniają one swojej funkcji. Zawsze pisz treść tekstu alternatywnego samodzielnie. To ty wiesz po co i w jakim kontekście umieszczasz grafikę w tekście, a od tego zależy treść tekstu alternatywnego.

Tabele są powszechnie wykorzystywane, zarówno w dokumentach tradycyjnych, jak i cyfrowych. Służą do prezentowania oraz porównywania danych. Nie wykorzystuj ich do porządkowanie lub budowania układu strony czy dokumentu.

Aby utworzyć tabelę w dokumencie tekstowym, stosuj specjalne funkcje, które oferuje program na przykład MS Word. Ułatwi Ci to nie tylko ich tworzenie, ale też rozbudowywanie czy edycję. Strukturę tak stworzonych tabel odczytują czytniki ekranu, z których korzystają na przykład osoby niewidome.

Przydatne dla każdego

Proste i czytelne tabele z danymi są przyjazne dla każdego. Przygotowanie ich za pomocą odpowiednich funkcji ułatwia edycję tabel, a także ich kopiowanie do innych dokumentów czy do treści maila.

Jak stworzyć dostępne cyfrowo tabele

• Korzystaj z przeznaczonych do tego funkcji w programie. Nie prezentuj informacji w sposób, który naśladuje układ tabeli, ale nią technicznie nie jest (na przykład układ kolumnowy tekstu udający dwie kolumny tabeli).
• Używaj prostej struktury tabeli z nagłówkami kolumn.
• Ogranicz scalanie komórek i nie wstawiaj tabel do tabeli.
• Obejrzyj tabelę — sprawdź, czy nie zawiera całkowicie pustych wierszy lub kolumn. Puste komórki w tabeli mogą sprawić problem użytkownikom niewidomym — nie będą mieć pewności, czy w komórce nie ma informacji, czy są, ale w takiej formie, że czytnik ekranu ich nie identyfikuje. Upewnij się, że możesz dojść do dowolnej komórki tabeli używając samych klawiszy strzałek na klawiaturze — jeśli nie, tabela nie jest dostępna.

Tabele w MS Word

1. Otwórz w pasku narzędzi programu MS Word okno WSTAWIANIE, a następnie wybierz Tabela.
2. Teraz masz dwie możliwości:
   • w sekcji Wstawianie tabeli przesuń kursor nad siatką, aby wyróżnić odpowiednią liczbę wierszy i kolumn, a wybór potwierdź na przykład. kliknięciem lub klawiszem Enter, lub
   • wybierz sekcję Wstaw tabelę i w oknie wyboru wstaw liczbę potrzebnych kolumn i wierszy tabeli.
3. Jeśli w tabeli pierwszy wiersz zawiera nagłówki dla danych podanych poniżej, oznacz go:
   • zaznacz cały pierwszy wiersz,
   • kliknij zaznaczenie prawym przyciskiem myszy i wybierz: Właściwości tabeli,
   • wybierz: Wiersz i zaznacz: Powtórz jako wiersz nagłówka na początku każdej strony. Takie oznaczenie ułatwi zrozumienie i czytanie tabeli osobom, które korzystają z czytnika ekranu. Ponadto, gdy tabela będzie zajmowała więcej niż jedną stronę, wiersz nagłówka automatycznie powtórzy się na kolejnych stronach.

Linki to jeden z kluczowych elementów Internetu. Linki pojawiają się także w dokumentach. Pozwalają użytkownikowi przejść do szczegółowych treści, które umieszczone są na przykład na stronach internetowych, lub ułatwiają szybkie przewinięcie treści dokumentu do interesującej części.

Zrozumiały link składa się z dwóch elementów:

1. etykiety, którą widzisz na ekranie,
2. adresu , do którego ten link prowadzi.

Przydatne dla każdego

Linki, których teksty opisowe precyzyjnie informują, dokąd prowadzą, są przyjazne dla każdego. Użytkownik nie musi poznać kontekstu, by wiedzieć, czy chce skorzystać z linku.

Ważne jest także, aby linki odróżniały się od tekstu — wówczas dużo łatwiej je odnaleźć i użyć.  

Jak stworzyć zrozumiały link?

Utwórz taki tekst opisu linku, aby informacja, dokąd link prowadzi, była precyzyjna i zrozumiała bez konieczności analizy otaczającego go tekstu. Nie linkuj pojedynczych słów, jak: link, strona, tutaj. Link Omówienie wymogów dostępności cyfrowej dla podmiotów publicznych jest bardziej zrozumiały niż w formie adresu https://www.gov.pl/web/dostepnosc-cyfrowa/omowienie-wymogow-dostepnosci-cyfrowej-dla-podmiotow-publicznych czy w formie „Więcej informacji o wymaganiach prawnych związanych z dostępnością cyfrową znajdziesz tutaj”.

Linki w formie widocznego adresu URL (np. http://...) są mniej zrozumiałe, ale stosuj je, gdy dokument ma być wydrukowany. Wówczas linki w takiej formie będą lepsze, bo użytkownik, w razie potrzeby, będzie mógł przepisać adres strony w przeglądarce.  

Gdy tworzysz opis linku, który prowadzi do innego dokumentu, podaj w nim także format i wielkość tego dokumentu, na przykład Lista kontrolna do samodzielnego badania dostępności cyfrowej stron internetowych (DOCX; 122 kB). To szczególnie ważne dla użytkowników, którzy nie chcą pobierać dużych plików lub formatów, których nie otworzą na swoim urządzeniu.

Wyróżniaj linki w tekście przynajmniej na dwa sposoby – kolorem i formatowaniem (na przykład poprzez podkreślenie). Dzięki temu także osoby słabowidzące czy nierozróżniające kolorów będą mogły łatwo zidentyfikować, co jest linkiem, a co nie.

Linki w MS Word

1. Napisz zrozumiały opis linku.
2. Zaznacz tekst opisu linku i kliknij zaznaczony tekst prawym przyciskiem myszy.
   Zamiast używać prawego przycisku myszy, możesz w pasku narzędzi programu MS Word otworzyć okno WSTAWIANIE i wybrać: Łącza.
3. Wybierz opcję Hiperłącze.
4. W polu Adres wpisz lub wklej adres URL, do którego ma prowadzić link. Następnie wybierz OK.

Sprawdź, czy link wyświetla się i działa poprawnie. W razie konieczności zmień jego wygląd, tak, aby wyróżniał się od tekstu.

Pisz zrozumiale, czyli prostą polszczyzną. Tak napisany tekst jest zrozumiały, już po pierwszej lekturze, dla osób o różnym stopniu wykształcenia.

Prosty język jest standardem komunikacyjnym. Oznacza to, że tekst uznajemy za prosty wtedy, gdy spełnia określone zasady. Prosty język nie jest standardem jednorodnym, bo różne języki mają swoją specyfikę. Podstawowe zasady efektywnej komunikacji są jednak wspólne.

Przydatne dla każdego

Prosty język oznacza zamianę skomplikowanych, formalnych tekstów, na język zrozumiały dla odbiorców. Zrozumiałość tekstu to uniwersalna cecha, z której korzystają wszyscy użytkownicy. Prostszy tekst:

• czytamy szybko (w swoim naturalnym tempie) i więcej z niego zapamiętujemy,
• mogą łatwiej zrozumieć osoby, dla których język polski jest językiem obcym (na przykład cudzoziemcy) lub osoby, które mają  zaburzenia koncentracji,
• poprawia przystępność dokumentów, które tworzysz, i dzięki temu możesz skuteczniej dotrzeć do swoich odbiorców.

Jak pisać prostszą polszczyzną

• Rozpocznij od informacji najważniejszej dla odbiorcy, czyli przyjmij jego perspektywę.
• Zwracaj się bezpośrednio do odbiorcy, czyli używaj form osobowych — unikaj strony biernej (np. dokonano zmiany) i rzeczowników odczasownikowych (np. dokonanie zmiany).
• Pisz krótkimi zdaniami — do 15-20 wyrazów. Unikaj wtrąceń i imiesłowów (na przykład: zmieniając, uzyskawszy, piszący, odkryty, zawołany).
• Stosuj naturalny szyk zdania. W języku w polskim jest to rzeczownik, a dopiero potem czasownik.
• Wyjaśniaj skrótowce przy pierwszym użyciu, na przykład. Kancelaria Prezesa Rady Ministrów (KPRM).
• Unikaj zbędnych słów. Pisz zwięźle, rzeczowo i na temat.
  • zamiast dokonywać zakupów — kupić,
  • zamiast ulec pogorszeniu — pogorszyć się,
  • zamiast: w dniu dzisiejszym, pisz — dzisiaj, zamiast: w miesiącu maju, pisz — w maju.
• Unikaj synonimów, jeśli nie jest to tekst literacki.
• Używaj słów dobrze znanych, które brzmią swojsko, na przykład zamiast: dedykowany, pisz: przeznaczony. Kula zaczepu urządzenia sprzęgającego pojazd to po prostu hak holowniczy. Jeśli wprowadzasz trudne terminy, wyjaśnij je.
• Używaj języka z rozwagą. Wybieraj krótsze i prostsze słowa (na przykład zamiast: celem, użyj: aby), zamiast rozbudowanych, wielosylabowych, obcobrzmiących (na przykład zamiast: komponent, użyj: składnik, czynnik).
• Unikaj przesady, patosu i podniosłego stylu (na przykład zamiast: niniejszy, użyj: ten).
• Używaj poprawnej polszczyzny.

Prosta polszczyzna w MS WORD

• Ułóż tekst dokumentu w logicznej kolejności.
• Używaj nagłówków i akapitów, które uporządkują strukturę tekstu i pozwolą odbiorcy szybko zorientować się, w której jest sekcji i czego ona dotyczy. Czytelność tekstu pomaga w jego zrozumieniu.
• Stosuj listy elementów (wyliczenia) i twórz tabele do prezentowania i porównywania danych.
• Sprawdzaj poprawność pisowni i gramatyki.

Wypróbuj także dodatkowe narzędzia do automatycznej analizy stopnia trudności tekstu. Sprawdź swój tekst w bezpłatnych narzędziach Logios lub Jasnopis.