Polska w Hiszpanii

Transkrypcji może dokonać kierownik dowolnego Urzędu Stanu Cywilnego w Polsce.

Wniosek można złożyć: bezpośrednio w USC (osobiście w Polsce lub korespondencyjnie), poprzez osobę upoważnioną (np. członka rodziny), a także za pośrednictwem konsula.

Nie, dokumenty można złożyć osobiście albo listownie. 

Tutaj znajdziesz dane teleadresowe do placówek polskich w Hiszpanii.

Na wizytę umów się za pomocą systemu e-konsulat. Wybierz rodzaj wizyty "Sprawy prawne".

Zobacz więcej na stronie: Jak umówić się na spotkanie w konsulacie?

1. wniosek o transkrypcję (dostępny w urzędzie konsularnym lub do pobrania)
2. oryginał odpisu zagranicznego aktu urodzenia, wraz z ewentualną legalizacją lub apostille, jeżeli jest wymagana (nie wymagają apostille lub legalizacji odpisy aktów wydane w Unii Europejskiej - więcej na ten temat znajdziesz na stronie: Apostille)
3. poświadczone tłumaczenie zagranicznego aktu urodzenia dokonane przez tłumacza przysięgłego lub konsula - jeżeli jest wymagane
4. ewentualne dodatkowe dokumenty stanu cywilnego stanowiące podstawę do uzupełnienia lub sprostowania aktu, wraz z legalizacją/apostille i tłumaczeniem.

Pamiętaj! Dokumenty wymagające tłumaczenia musisz złożyć wraz z poświadczonym tłumaczeniem na język polski dokonanym przez:

• tłumacza przysięgłego wpisanego na listę prowadzoną przez Ministra Sprawiedliwości
• tłumacza przysięgłego uprawnionego do dokonywania takich tłumaczeń w państwach członkowskich Unii Europejskiej lub Europejskiego Obszaru Gospodarczego (EOG)
• konsula.

Jeżeli przedkładany odpis aktu urodzenia został wydany przez urząd w państwie członkowskim Unii Europejskiej, zamiast poświadczonego tłumaczenia możesz przedłożyć standardowy formularz wielojęzyczny, wydawany przez ten sam urząd, który wydał odpis akt, na podstawie rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/1191 z dnia 6 lipca 2016 r. w sprawie promowania swobodnego przepływu obywateli poprzez uproszczenie wymogów dotyczących przedkładania określonych dokumentów urzędowych w Unii Europejskiej i zmieniającego rozporządzenie (UE) nr 1024/2012. Zwróć jednak szczególną uwagę, czy formularz został wypełniony prawidłowo - na przykład czy daty nie zostały w nim zapisane słownie, zamiast cyframi. Urząd stanu cywilnego dokonujący transkrypcji może nie przyjąć niepoprawnie sporządzonego standardowego formularza wielojęzycznego i zażądać przedłożenia poświadczonego tłumaczenia (lub odpisu wielojęzycznego).

Przedłożone dokumenty nie podlegają zwrotowi - są one przesyłane do Urzędu Stanu Cywilnego, który dołącza je do akt zbiorowych rejestracji stanu cywilnego. 

Opłata wynosi 50,00 EUR. Obejmuje ona też doręczenie odpisu polskiego aktu urodzenia sporządzonego przez USC w wyniku transkrypcji.

Akceptowane formy płatności: karta, gotówka, przelew.

Więcej informacji o pobieraniu opłat w konsulacie na stronie: Opłaty konsularne 

Konsul niezwłocznie przekaże Twój wniosek do wskazanego przez Ciebie kierownika urzędu stanu cywilnego oraz poinformuje Cię o spodziewanym terminie realizacji wniosku przez USC. W przypadku większości urzędów stanu cywilnego (za wyjątkiem USC m.st. Warszawy) termin ten wynosi od 2 do 8 tygodni.

Konsul powiadomi Cię, że polski akt urodzenia został już sporządzony i wprowadzony do elektronicznego rejestru stanu cywilnego (można już wówczas wnioskować o pierwszy paszport dla dziecka). Następnie, gdy odpis zupełny aktu zostanie doręczony do konsulatu, skontaktujemy się z Tobą w celu ustalenie formy jego odbioru (osobiście lub przez wysyłkę pocztą).

Polski odpis zupełny aktu odbierzesz osobiście w konsulacie albo może zostać wysłany pocztą.

Kierownik urzędu stanu cywilnego odmawia dokonania przeniesienia zagranicznego aktu stanu cywilnego (transkrypcji), jeżeli:

• dokument w państwie wystawienia nie jest uznawany za dokument stanu cywilnego lub nie ma mocy dokumentu urzędowego lub nie został wydany przez właściwy organ, lub budzi wątpliwości co do jego autentyczności, lub potwierdza zdarzenie inne niż urodzenie, małżeństwo lub zgon,
• zagraniczny dokument powstał w wyniku transkrypcji w państwie innym niż państwo zdarzenia,
• byłoby to sprzeczne z podstawowymi zasadami porządku prawnego Rzeczypospolitej Polskiej.

Odmowa dokonania przeniesienia zagranicznego aktu stanu cywilnego nastąpi w formie decyzji administracyjnej, od której przysługuje odwołanie do właściwego miejscowo wojewody. 

Czy do złożenia wniosku o transkrypcję konieczna jest obecność obojga rodziców?

Nie, obecność obojga rodziców nie jest konieczna przy składaniu wniosku o transkrypcję aktu urodzenia ich dziecka. Wniosek do wybranego kierownika urzędu stanu cywilnego o dokonanie transkrypcji może złożyć osoba, której dotyczy zdarzenie podlegające transkrypcji lub inna osoba, która wykaże interes prawny w transkrypcji. 

Czy wniosek o transkrypcję może złożyć osoba inna niż rodzic?

Wniosek o dokonanie transkrypcji może złożyć osoba „która wykaże interes prawny w transkrypcji”. W związku z tym przypadki składania wniosków np. przez osoby niespokrewnione lub instytucje miejscowe są oceniane indywidualnie.

Moja partnerka urodziła dziecko w Hiszpanii. Na akcie urodzenia naszego dziecka są wskazane moje dane jako ojca dziecka. Ale w Polsce wciąż toczy się sprawa rozwodowa partnerki. Czy w przypadku transkrypcji do polskiego aktu urodzenia zostaną wpisane dane jej męża jako ojca dziecka?

Nie, dane ojca dziecka będą takie jak w zagranicznym akcie urodzenia. W czasie wizyty zostaniecie poproszeni o wskazanie adresu zamieszkania męża partnerki. Po dokonaniu transkrypcji kierownik urzędu stanu cywilnego zawiadomi jej męża o zarejestrowaniu aktu urodzenia dziecka i wpisaniu Twoich danych jako ojca dziecka. Poinformuje także męża partnerki, że jeżeli on sam poczuwa się do ojcostwa, może wnieść do sądu sprawę o zaprzeczenie ojcostwa.

W hiszpańskim akcie urodzenia zostałam wpisana jako samotna matka i nie ma w nim danych ojca. Czy będę musiałą podać tzw. dane kryjące ojca?

To zależy od decyzji kierownika USC, do którego złożysz wniosek o transkrypcję. Ustal tę sprawę z urzędem, zanim złożysz wniosek.

Czy sporządzenie polskiego aktu urodzenia wiąże się z nadaniem numeru PESEL?

Nie do końca. W przypadku osób urodzonych za granicą i nieposiadających zameldowania w Polsce sporządzenie (w wyniku transkrypcji) polskiego aktu urodzenia jest warunkiem koniecznym do nadania numeru PESEL. Ale wniosek o nadanie tego numeru dziecku konsul składa dopiero w czasie wizyty paszportowej. W przypadku osób, które dokonały transkrypcji w związku z toczącym się postępowaniem o potwierdzenie posiadania obywatelstwa polskiego warunkiem dodatkowym przyjęcia wniosku paszportowego (i nadania numeru PESEL) będzie uzyskanie pozytywnej decyzji wojewody w sprawie posiadania polskiego obywatelstwa.

Dane w zagranicznym akcie urodzenia naszego dziecka zostały zapisane bez polskich znaków diakrytycznych. Jak to się ma do wniosku o transkrypcję?

W takim wypadku możecie złożyć wniosek o dostosowanie pisowni w akcie sporządzonym w wyniku transkrypcji do reguł pisowni polskiej lub wniosek o sprostowanie danych w oparciu o Wasz akt małżeństwa lub Wasze akty urodzenia. O ile jednak urzędy stanu cywilnego w Polsce dokonują sprostowania na takiej podstawie danych rodziców w akcie urodzenia ich dziecka (jako osoby posiadające już akta stanu cywilnego w Polsce), to nie zawsze dokonują sprostowania danych samego dziecka. Może to prowadzić do sytuacji, w której dane rodziców zostaną zapisane zgodnie z regułami pisowni polskiej, a dane dziecka bez polskich znaków diakrytycznych. W niektórych przypadkach konieczne może się okazać złożenie wniosku o zmianę imienia lub nazwiska dziecka w trybie administracyjnym.