Portal Interoperacyjności
i Architektury

Baza Adresów Elektronicznych (dalej: „BAE”) jest rejestrem publicznym. Za jej prowadzenie odpowiedzialny jest Minister Cyfryzacji (jako minister właściwy ds. informatyzacji). W BAE gromadzone są adresy do doręczeń elektronicznych. Baza prowadzona jest w dedykowanym systemie teleinformatycznym, dzięki czemu możliwa jest wymiana informacji pomiędzy takimi systemami teleinformatycznymi jak np. system obsługujący bazę (rejestr) PESEL.

W przypadku, gdy w rejestrze PESEL odnotowany został zgon osoby fizycznej lub administratora skrzynki doręczeń, informacja w tym zakresie jest automatycznie przekazywana do Bazy Adresów Elektronicznych. Taka redystrybucja danych wewnątrz administracji publicznej pomaga uniknąć wielu błędów wynikających np. domniemania doręczenia profesjonalnemu pełnomocnikowi strony pism procesowych z upływem 14-dniowego terminu od umieszczenia ich na skrzynce odbiorczej - w sytuacji, gdy pełnomocnik ten nie żyje. Gdyby takiej wymiany danych nie było, rodziło by to niekorzystne skutki dla strony, której upłynęłyby terminy na skorzystanie z przysługujących jej środków prawnych. Analogiczna wymiana danych ma miejsce w razie zmiany imienia lub nazwiska.

Minister Cyfryzacji udostępnia ponadto usługę sieciową umożliwiającą przekazanie informacji przez kwalifikowanego dostawcę usług zaufania za pomocą bezpośredniej wymiany danych między systemem kwalifikowanego dostawcy usług zaufania a Bazą Adresów Elektronicznych.

Takie rozwiązania sprzyjają interoperacyjności. Rejestr PESEL jest referencyjnym źródłem danych dla BAE, a wiele zdarzeń, które bez integracji tych źródeł danych byłyby wykrywane po miesiącach czy latach są notyfikowane automatycznie.

Wpis adresu do doręczeń elektronicznych do BAE jest równoznaczny z żądaniem doręczania korespondencji przez podmioty publiczne na ten adres. Nie oznacza to jednak, że dla nadawcy będzie generował obowiązek wysyłania korespondencji z wykorzystaniem e-doręczeń – chyba, że przepis szczególny stanowi inaczej.

Na mocy ustawy z dnia 18 listopada 2020 r. o doręczeniach elektronicznych (t.j. Dz. U. z 2023 r. poz. 285 z późn. zm.), dalej „ustawa”, podmioty publiczne są obowiązane do posiadania adresu do doręczeń elektronicznych wpisanego do Bazy Adresów Elektronicznych, powiązanego z publiczną usługą rejestrowanego doręczenia elektronicznego. Uwaga: Definicja podmiotu publicznego w rozumieniu e-doręczeń wskazana została w art. 2 pkt. 6 ustawy i nie pokrywa się z definicją zawartą w ustawie o informatyzacji. Za podmiot publiczny w rozumieniu ustawy uważany jest też komornik sądowy.

Ponadto, obowiązek ten dotyczy też szeregu osób wykonujących zawody zaufania publicznego tj. adwokatów, radców prawnych, doradców podatkowych, doradców restrukturyzacyjnych, rzeczników patentowych, notariuszy – pod warunkiem, że wykonują oni zawód. Dotyczy także przedsiębiorców wpisanych do Krajowego Rejestru Sądowego (KRS), a także podmiotów wpisanych do Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej (CEiDG). Przy czym nowo utworzonym podmiotom adresy nadawane będą automatycznie przy rejestracji. Dla pozostałych podmiotów niepublicznych jest to dobrowolne.

Termin zobowiązujący wyżej wymienione osoby wykonujące zawody zaufania publicznego, przedsiębiorców zarejestrowanych w KRS i podmioty wymienione w art. 155 ust. 1–5 ustawy (tj. administrację rządową, inne organy władzy publicznej, ZUS, KRUS, NFZ, agencje wykonawcze, instytucje gospodarki budżetowej, państwowe fundusze celowe, SPZOZ, uczelnie publiczne, PAN, państwowe i samorządowe instytucje kultury wykonujące zadania publiczne) do doręczania korespondencji z wykorzystaniem publicznej usługi rejestrowanego doręczenia elektronicznego lub publicznej usługi hybrydowej, wskazany został na 30 grudnia 2023 roku w Komunikacie Ministra Cyfryzacji z dnia 22 listopada 2023 r. w sprawie określenia terminu wdrożenia rozwiązań technicznych niezbędnych do doręczania korespondencji z wykorzystaniem publicznej usługi rejestrowanego doręczenia elektronicznego lub publicznej usługi hybrydowej oraz udostępnienia w systemie teleinformatycznym punktu dostępu do usług rejestrowanego doręczenia elektronicznego w ruchu transgranicznym (Dz.U. 2023 poz. 2540).

Pierwotnie termin wdrożenia e-doręczeń Minister Cyfryzacji wyznaczył na 10 grudnia, jednak kierując się głosami ze środowisk zawodowych i organizacji branżowych, podjął decyzję o odroczeniu terminu do 30 grudnia 2023 r. Aktualnie, po powołaniu nowego sejmu, Minister Cyfryzacji złożył Projekt ustawy o zmianie ustawy o doręczeniach elektronicznych (wniosek UD514), który docelowo zakłada wydłużenie terminu na wdrożenie e-doręczeń o kolejny rok. Data ta ma zagwarantować wszystkim podmiotom zobowiązanym osiągniecie wystarczającej gotowości organizacyjnej do wdrożenia e-doręczeń.

Kwestie opłat, w przypadku korzystania z usługi elektronicznych doręczeń czy z usług hybrydowych (tj. gdy Poczta Polska dokonuje doręczeń elektronicznych dokumentów drogą tradycyjną), reguluje art. 52 ustawy.

Ustawa nie nakłada wprost sankcji na podmioty publiczne za brak posiadania przez nie adresu do doręczeń elektronicznych wpisanego do Bazy Adresów Elektronicznych powiązanego z publiczną usługą rejestrowanego doręczenia elektronicznego.

Wniosek o utworzenie adresu do e-doręczeń można złożyć także online, pod adresem: https://www.biznes.gov.pl/pl/opisy-procedur/-/proc/709, podpisując go profilem zaufanym lub kwalifikowanym podpisem elektronicznym lub z wykorzystaniem e-dowodu (tj. dowodu osobistego wyposażonego w warstwę elektroniczną). Docelowo system e-doręczeń ma zastąpić ePUAP.

Praktycznym wymiarem zasady domyślności cyfrowej w administracji publicznej jest wprowadzenie obligatoryjnych e-doręczeń między podmiotami publicznymi. Podmioty publiczne będą również doręczały korespondencję osobom, których adresy znajdują się w Bazie Adresów Elektronicznych (ewentualnie – gdy kierowały korespondencję do podmiotu ze wskazanego adresu do e-doręczeń).

Wyjątki od tej zasady wskazane zostały wprost w ustawie, a są to:

• wymiana danych z systemami teleinformatycznymi za pomocą usług sieciowych;
• osoba fizyczna posiadająca adres do doręczeń elektronicznych została pozbawiona wolności (przypis: wtedy zastosowanie ma usługa hybrydowa) lub brak jest możliwości e-doręczeń;
• gdy doręczana korespondencja: zawiera informacje niejawne, doręczana jest w ramach konkursów i w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego, w postępowaniu o zawarcie umowy koncesji na roboty budowlane, a także, gdy przepisy odrębne regulują inne sposoby doręczeń (w szczególności na konta w systemach teleinformatycznych obsługujących postępowania sądowe lub do repozytoriów dokumentów).

Obowiązek stosowania e-doręczeń przez wszystkie podmioty wskazane w ustawie został rozłożony w czasie. Wprowadzenie e-doręczeń przyczyni się do jeszcze sprawniejszego wprowadzania interoperacyjnych usług publicznych i szybszego załatwiania spraw. Na stronie Ministerstwa Cyfryzacji opublikowano harmonogram wdrożeń, który jest na bieżąco aktualizowany.

Wdrożenie e-doręczeń jest wyzwaniem dla zobowiązanych podmiotów. Jak jednak wskazano w uzasadnieniu do projektu ustawy: „Projekt wpłynie na usprawnienie organizacji pracy i przyśpieszy prowadzenie postępowań administracyjnych. Dodatkowo kluczowe jest wskazanie jego horyzontalnego charakteru, który niesie istotne skutki ekonomiczne oraz wywierać będzie istotny wpływ na działanie podmiotów sektora publicznego i prywatnego.”

Przyjęcie horyzontalnego rozwiązania dla całej administracji ma również zapobiec wdrażaniu nieoptymalnych i bardziej kosztownych w dłuższej perspektywie czasu rozwiązań silosowych przez poszczególne instytucje. Ocenić należy, że takie działania wpisują się w postulaty zgodności z Architekturą Informacyjną Państwa.