Portal Interoperacyjności
i Architektury

System Inwentaryzacji Systemów Teleinformatycznych (SIST) jest narzędziem służącym do zbierania informacji o prowadzonych przez administrację publiczną:

• systemach teleinformatycznych,
• rejestrach.

SIST ma postać systemu dostępnego online, co oznacza, że korzystanie z niego nie wiąże się z żadnymi dodatkowymi instalacjami na komputerach użytkowników.

Właścicielem SIST jest Minister Cyfryzacji, a wykonawcą i administratorem Instytut Łączności - Państwowy Instytut Badawczy (jako instytucja nadzorowana przez ww. Ministra).

W SIST zbierane są informacje na temat systemów i rejestrów utrzymywanych przez administrację publiczną wraz ze wskazywaniem zależności pomiędzy tymi zasobami, nie tylko w ramach jednej organizacji, ale także pomiędzy podmiotami.

Istotne znaczenie mają tutaj same definicje. I tak, przez System należy rozumieć system teleinformatyczny w rozumieniu ustawy z dnia 18 lipca 2002 r. o świadczeniu usług drogą elektroniczną (Dz.U. 2002 nr 144 poz. 1204, z późn. zm.), który służy do realizacji zadań publicznych. Systemy wpisywane do SIST, to w pierwszej kolejności te, które przynoszą wartość dodaną architekturze informacyjnej państwa, tj. przechowują/przetwarzają dane:

• będące lub mogące być udostępniane w ramach informacji publicznej,
• w celu świadczenia usług publicznych,
• o obywatelach, przedsiębiorcach, innych podmiotach, a także obiektach (np. pojazdy, budynki, działki, czy też księgi wieczyste),
• będące lub mogące być udostępniane innym systemom administracji w celu świadczenia usług publicznych.

Do systemu SIST nie są wprowadzane systemy dziedzinowe tworzone bądź kupowane na wewnętrzne potrzeby danej jednostki tj. systemy: kadrowe, finansowo-księgowe, środki trwałe, magazynowe, rejestr czasu pracy, monitorowania systemów i sieci, poczta internetowa, strony internetowe i BIP, czy portale wewnętrzne.

Rejestry to z kolei rejestry publiczne w rozumieniu ustawy z dnia 17 lutego 2005 r. o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne (Dz. U. z 2014 r. poz. 1114). W szczególności będą to zatem takie rejestry, które przetwarzają lub przechowują informacje o obywatelach, przedsiębiorcach, innych podmiotach, a także obiektach (np. pojazdach, budynkach, działkach, księgach wieczystych), ale z wyłączeniem tych, wykorzystywanych na wewnętrzne potrzeby danej jednostki (analogicznie, jak jest to przy systemach).

Użytkownikami SIST są głównie przedstawiciele administracji publicznej posiadającej systemy i rejestry. To oni, jako właściciele biznesowi, mają najlepszą i najbardziej aktualną wiedzę z zakresu zasobów teleinformatycznych, formułują wymagania funkcjonalne i niefunkcjonalne , odpowiadają za ich finansowanie oraz utrzymanie.

Zbierane informacje pozwalają na tworzenie mapy interoperacyjności systemów w projekcie „Architektura Informacyjna Państwa” (AIP). Taka mapa ma bardzo duże znaczenie w kontekście sprawnego wysokopoziomowego zarządzania zasobami teleinformatycznymi kraju, bo usprawnia proces ich optymalizacji. Dzięki informacjom o powiązaniach pomiędzy poszczególnymi systemami, ograniczone zostaje ryzyko powielania baz danych w różnych instytucjach, możliwe jest szybkie dotarcie do referencyjnych źródeł danych, unika się nadmiarowości w budowaniu systemów, albo wyłączania systemów, które są kluczowe z punktu widzenia innych zewnętrznych rejestrów.

Można zatem powiedzieć, że dane są ważne dla wszystkich, bo pomagają efektywniej gospodarować środkami publicznymi w zakresie systemów teleinformatycznych administracji publicznej.

Dane inwentaryzowane są dwa razy w roku - zazwyczaj jest to połowa i koniec każdego roku kalendarzowego. Jeśli jednak któraś z instytucji woli wprowadzać dane systematycznie, to ma możliwość wpisywania danych w sposób ciągły! Dzięki temu informacje, jakimi dysponuje Minister właściwy ds. informatyzacji są aktualne, ustrukturyzowane i zebrane w jednym miejscu.

Nad całością procesu inwentaryzacji czuwa zespół z Departamentu Projektów i Strategii Ministerstwa Cyfryzacji, wspierany przez pracowników Instytutu Łączności obsługujących helpdesk i będących dedykowanymi opiekunami poszczególnych instytucji. W ramach dbałości o jakość wprowadzanych danych, organizowane są warsztaty instruktażowe, spotkania i rozmowy, w czasie których zespół zaangażowany w SIST udziela odpowiedzi oraz wskazówek w zakresie inwentaryzacji.

W SIST zbierane są informacje wyłącznie niezbędne dla AIP. Nie ma mowy tutaj o żadnej nadmiarowości czy bezużyteczności danych. Zakres zbieranych danych jest systematycznie przeglądany i niekiedy podlega niewielkim modyfikacjom, ale – co do zasady – jest on stały. Zakres danych jest rozszerzany na doraźne potrzeby Ministra Cyfryzacji, ale jest to wyłącznie działanie okresowe.

W kontekście inwentaryzowania danych, poza systemem SIST niejednokrotnie pojawia się repozytorium AIP. Jest to baza, w której przechowywane są dane z SIST oraz z fiszek projektowych, trafiających na Komitet Rady Ministrów ds. Cyfryzacji (KRMC). Co do zasady, SIST stanowi zatem rodzaj interfejsu do repozytorium AIP, dzięki któremu możliwa jest systematyczna aktualizacja przekazanych informacji, np. zmiana statusu systemu, modyfikacja pierwotnie zakładanych funkcjonalności czy powiązań pomiędzy systemami albo rejestrami.

Chociaż mapy interoperacyjności budowane są na podstawie danych w repozytorium, to - gdyby nie SIST – tych danych w repozytorium wcale by nie było! Krótko mówiąc: SIST jako element cyfrowej transformacji Polski jest jednym z ważniejszych narzędzi wspierających AIP.

W tej chwili trwają prace nad wpisaniem SIST do ustawy o Informatyzacji kraju, dzięki czemu „ukonstytuowana” zostanie podstawa prawna przekazywania danych w ramach inwentaryzacji. Dotychczas, działania inwentaryzacyjne podejmowane przez Ministra Cyfryzacji, opierały się na Uchwały nr 28 Rady Ministrów z dnia 18 lutego 2021 r. w sprawie Programu otwierania danych na lata 2021–2027 oraz na Uchwały nr 109 Rady Ministrów z dnia 24 września 2019 r. zmieniającej uchwałę w sprawie przyjęcia programu rozwoju "Program Zintegrowanej Informatyzacji Państwa" .

Niewykluczone jest też, że w przyszłości modyfikacjom ulegać będzie zakres przedmiotowy i podmiotowy systemu – zgodnie z bieżącymi potrzebami Ministra Cyfryzacji.