W wyniku nowelizacji rozporządzenia gremia działające na uczelniach muszą mieć tak zorganizowaną pracę, aby nie było konieczne bezpośrednie spotykanie się ich członków. W okresie obowiązywania ograniczeń uchwały kolegiów elektorów uczelni publicznych, komisji stypendialnych, komisji i zespołów powołanych w postępowaniach w sprawach nadania stopni i tytułów prowadzonych w uczelniach oraz komisji i innych gremiów działających na podstawie statutów uczelni będą mogły być podejmowane wyłącznie za pomocą środków komunikacji elektronicznej, niezależnie od tego, czy taki tryb ich podejmowania został określony w aktach wewnętrznych uczelni lub aktach regulujących działanie tych podmiotów.

Zwracamy równocześnie uwagę, że do 10 kwietnia pracownicy uczelni (zarówno nauczyciele akademiccy, jak i pracownicy niebędący nauczycielami akademickimi) nie będą mieli obowiązku świadczenia pracy na terenie uczelni, z wyłączeniem przypadków gdy jest to niezbędne dla zapewnienia ciągłości funkcjonowania uczelni.

Uczelnie funkcjonują zdalnie, nie są zamykane.

Podkreślamy natomiast, że w uczelniach musi być zapewniona obsługa finansowa, w tym związana np. z wypłatą wynagrodzeń, obsługą specjalistycznych laboratoriów, opieką nad zwierzętami, funkcjonowaniem systemów teleinformatycznych. Również realizacji zadań związanych z systematycznym aktualizowaniem danych w systemie POL-on, które są niezbędne do podziału subwencji oraz przeprowadzenia w 2021 r. ewaluacji jakości działalności naukowej. Tam gdzie to możliwe, praca powinna być świadczona w sposób zdalny.

Respektowanie praw studentów i doktorantów

W związku z niepokojącymi sygnałami napływającymi ze środowiska studentów i doktorantów, zwracamy uwagę na potrzebę:

• załatwiania spraw administracyjnych dotyczących studentów i doktorantów z wykorzystaniem środków komunikacji elektronicznej, tak, aby nie musieli osobiście przychodzić do uczelni,
• informowania doktorantów o wydawanych przez uczelnie, a także instytuty naukowe PAN i instytuty badawcze komunikatów, informacji, zaleceń i aktów wewnętrznych związanych z przeciwdziałaniem COVID-19.

Zakwaterowanie w domach studenckich

W tej szczególnej sytuacji należy pamiętać o  doktorantach zakwaterowanych w domach studenckich, hotelach asystenta i innych budynkach służących zakwaterowaniu doktorantów:

• w przypadku doktorantów, którzy ze względu na odwołanie zajęć nie korzystają z tych obiektów, wskazane jest zwolnienie ich z opłat za zakwaterowanie za ten okres,
• przypominamy, że uczelnie muszą zapewnić zakwaterowanie tym doktorantom którzy nie mogą, z różnych względów, opuścić akademika, domu asystenta, itp. Dotyczy to m.in. cudzoziemców oraz doktorantów, dla ww. zakwaterowanie stanowi jedyną możliwość zamieszkania w związku z samodzielnym prowadzeniem gospodarstwa domowego.

Rekrutacja do szkół doktorskich

Uczelnie prowadzące szkoły doktorskie, mogą  przyjąć zasady rekrutacji do szkoły doktorskiej oraz regulamin szkoły doktorskiej w trybie obiegowym albo za pomocą środków komunikacji elektronicznej. Takie działanie  jest możliwe niezależnie od tego, czy taki tryb ich podejmowania został określony w aktach wewnętrznych uczelni.