Szanowni Państwo Rektorzy,

zmiany wynikające z wprowadzania nowoczesnych technologii w istotny sposób przeobraziły funkcjonowanie naszego społeczeństwa. W szczególności odnosi się to do rewolucji cyfrowej, której owoce widoczne są praktycznie w każdym aspekcie życia obywateli oraz w działaniach wszystkich podmiotów, w tym także uczelni. Jednakże wraz ze zwiększeniem roli nowych technologii na znaczeniu zyskała również kwestia ochrony danych osobowych. Dane obywateli stały się dobrem, które wymaga szczególnej atencji, gdyż ich niezgodne z prawem wykorzystanie może prowadzić do bardzo poważnych konsekwencji.

Mając to na uwadze Parlament Europejski i Rada UE wydały rozporządzenie 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (Dz. Urz. UE L 119 z 4.05.2016), zwane rozporządzeniem RODO, które weszło w życie w dniu 25 maja 2018 r. Przepisy rozporządzenia RODO oraz towarzyszące mu ustawodawstwo krajowe w istotny sposób zmieniły podejście do tematyki ochrony danych osobowych. Wprowadzane przepisy mają na celu nie tylko zwiększenie poziomu zabezpieczenia interesów osób, których dane osobowe są przetwarzane, ale również wyposażają je w szereg uprawnień oraz wymuszają podjęcie określonych działań przez podmioty przetwarzające dane osobowe. To sprawia, że wprowadzenie w uczelni nowych przepisów z zakresu ochrony danych osobowych może być przedsięwzięciem złożonym i wymagającym działań w wielu zróżnicowanych obszarach. Przyjęte rozwiązania powinny umożliwić osobom, których dane są przetwarzane przez uczelnie, realizację ich uprawnień szczegółowo okreslonych w rozporządzeniu RODO.

Celem tego listu jest zwrócenie szczególnej uwagi Państwa Rektorów na kwestie związane z zapewnieniem należytej ochrony danych przetwarzanych w uczelniach, a także na umożliwienie realizacji praw osób, których dane są przetwarzane. W szczególności dotyczy to reorientacji w podejściu do przetwarzania danych osobowych, a także wyzwań związanych z zachowaniem spójnego systemu przetwarzania danych osobowych w uczelni. Czynnikiem warunkującym skuteczność i efektywność podjętych w tym zakresie działań jest właściwe zrozumienie nowych regulacji. W tym zakresie, w szczególności przy dokonywaniu wykładni i interpretowaniu przepisów, duże znaczenie będą miały działania podejmowane przez Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych.

Biorąc pod uwagę rozpoczynający się okres rekrutacji i związany z nim proces przetwarzania danych kandydatów do uczelni zwracam się do Państwa z prośbą o dołożenie staranności we wdrażaniu nowych przepisów. Wprawdzie zgodnie z obowiązującymi przepisami dane osobowe studentów, pracowników i innych osób przetwarza uczelnia, ale to na Rektorach, jako kierujących uczelniami, spoczywa obowiązek zapewnienia ochrony tych danych i działania uczelni zgodnie z prawem.

Z wyrazami szacunku

Piotr Müller