Szanowni Państwo kierownicy jednostek naukowych,

w związku z otrzymaniem przez Państwa decyzji przyznającej środki finansowe z budżetu państwa na wnioskowaną inwestycję, uprzejmie informuję i przedstawiam co następuje.

Przyznane środki finansowe mają charakter dotacji celowej, co oznacza, że należy nimi gospodarować zgodnie z ustawą o finansach publicznych. Po otrzymaniu decyzji mogą Państwo rozpoczynać (jeśli jest to konieczne) procedury przetargowe, zgodnie z ustawą prawo zamówień publicznych. Wydatki poniesione przed datą decyzji oraz przed datami określonymi w harmonogramie płatności, nie mogą być refundowane.

Po rozstrzygnięciu procedur przetargowych i podpisaniu umowy z wykonawcą, należy złożyć w ministerstwie harmonogram płatności. Termin złożenia harmonogramu, to najpóźniej 30 listopada roku, na który została przyznana dotacja. Dodatkowo, jeżeli wysokość przyznanych środków finansowych przekracza 3 000 000 zł, to do harmonogramu płatności dołącza się poświadczoną za zgodność z oryginałem kopię umowy zawartej z wykonawcą.

Należy pamiętać, że dotacja celowa musi zostać wykorzystana w danym roku kalendarzowym (kwota i rok, w którym należy ją wykorzystać określone w decyzji), poprzez zapłatę wykonawcy za realizację inwestycji. Oznacza to, że na dzień 31 grudnia na rachunku bankowym wnioskodawcy powinno pozostać 0 zł z przekazanych w ramach dotacji środków, którymi dysponowała Jednostka. Po tym terminie środki niewykorzystane, podlegają zwrotowi na rachunek bankowy ministerstwa do dnia 31 stycznia, zgodnie z ustawą o finansach publicznych (art. 168 ust. 1 i 3). Środki, które pozostaną na rachunku bankowym wnioskodawcy po 31 grudnia danego roku, nie mogą być  już wykorzystane ani przeniesione i wydatkowane w roku następnym.

Jednocześnie przypominamy, że wszelkie zmiany dotyczące realizacji inwestycji, w tym rozszerzenie lub zmiana zakresu rzeczowego, wymagają zgody Ministra.

Jeżeli realizacja inwestycji trwa dłużej niż rok, to do 28 lutego następnego roku, są Państwo zobowiązani do złożenia, w wersji papierowej lub przez e-PUAP, raportu rocznego. Wzory raportów stanowią załączniki do rozporządzenia w sprawie inwestycji. Dokumenty przesyłane za pomocą e-PUAPu, muszą być podpisane elektroniczne przez te same osoby, które podpisywałyby wersje papierowe – czyli zarówno Rektor/Dyrektor/Dziekan, jak i Główny Księgowy/Kwestor. Załączone w e-PUAPie podpisane skany w formacie PDF, nie mają charakteru dokumentu elektronicznego. Pozytywna ocena raportu, warunkuje dalsze finansowanie inwestycji. Natomiast, jeżeli na dany rok przyznana dotacja wynosi 0 zł, to nie ma obowiązku składania raportu rocznego.

Istotna jest także kwestia wkładu własnego w inwestycję. W przypadku kiedy we wniosku był zadeklarowany wkład własny, to należy go wykazać zarówno w raporcie rocznym (jeśli wymagany), jak i w raporcie końcowym, a jeżeli wartość kosztorysowa inwestycji zostanie obniżona – np. poprzez uzyskane rabaty, spadek kursu euro itd., należy obniżyć zarówno dotację celową ze środków z budżetu państwa, jak i wkład własny.

Momentem zakończenia inwestycji jest przyjęcie całego asortymentu, zawartego w zakresie rzeczowym, na stan środków trwałych jednostki, poprzez wystawienie dokumentu OT (inwestycja aparaturowa i rozbudowa infrastruktury informatycznej nauki) lub dodatkowo protokołu odbioru końcowego inwestycji i decyzji o przyjęciu obiektu do użytkowania (inwestycje budowlane) – zgodnie z § 16 ust. 2 rozporządzenia w sprawie inwestycji.

Od daty wystawienia dokumentów OT, Wnioskodawca ma 60 dni na złożenie raportu końcowego z wykorzystania środków finansowych na naukę. Bardzo istotne jest, aby dotrzymać tego terminu. Raport końcowy składają Państwo w wersji papierowej, bądź przez e-PUAP.

Raporty roczne i końcowe są weryfikowane pod względem formalnym i finansowym przez pracowników ministerstwa, a następnie oceniane przez Zespół specjalistyczny do spraw związanych z finansowaniem inwestycji służących potrzebom badań naukowych lub prac rozwojowych oraz infrastruktury informatycznej nauki, zgodnie z kryteriami zawartymi w ustawie o finansowaniu nauki oraz rozporządzeniu w sprawie inwestycji.

W przypadku błędów, bądź niejasności w raportach lub harmonogramach płatności, pracownicy ministerstwa będą się z Państwem kontaktować, w celu uzyskania wyjaśnień, bądź korekty dokumentów.

Po uzyskaniu pozytywnej oceny przez Zespół, Minister rozstrzyga o dalszym postępowaniu w sprawie inwestycji.

Należy pamiętać, że prawidłowość wykorzystania i rozliczenia przyznanych środków na naukę, stanowi jedno z kryteriów oceny kolejnych wniosków na realizację inwestycji.

Jednocześnie, zachęcamy do kontaktowania się z pracownikami ministerstwa, w przypadku jakichkolwiek wątpliwości związanych z realizacją inwestycji.

Poniżej podajemy podstawy prawne niezbędne/przydatne przy realizacji inwestycji, numery rachunków bankowych, na które należy zwracać niewykorzystane środki i odsetki, oraz niezbędne dane kontaktowe  pracowników ministerstwa, zajmujących się inwestycjami.

Podstawy prawne:

• Ustawa z dnia 30 kwietnia 2010 r. o zasadach finansowania nauki (Dz. U. z 2018 r. poz. 87)
• Ustawa z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz. U. z 2017 r. poz. 2077, z późn. zm.)
• Rozporządzenie Ministra Nauki i Szkolnictwa Wyższego z dnia 8 października 2015 r. w sprawie szczegółowych kryteriów i trybu przyznawania oraz rozliczania środków finansowych na inwestycje służące potrzebom badań naukowych lub prac rozwojowych (Dz. U. z 2015 r. poz. 1693)
• Kodeks postępowania administracyjnego (Dz. U. 2017 r. poz. 1257, z późn. zm.)
• Ustawa z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (Dz.U. 2017 poz. 1579, z późn. zm.)

Nr rachunków bankowych w zakresie części 28 Nauka:

50 1010 1010 0032 5822 3100 0000 – rachunek dochodów

03 1010 1010 0032 5822 3000 0000 – rachunek wydatków

Na rachunek bieżący dochodów przyjmowane są:

• wpływy z tytułu zwrotu przekazanych środków finansowych, jeżeli zwrot następuje po upływie roku budżetowego, w którym środki zostały przekazane;
• wpływy z tytułu oprocentowania środków zgromadzonych na rachunkach, stanowiące dochody.

Na rachunek bieżący wydatków w odpowiedniej części budżetowej przyjmowane są:

• wpływy z tytułu zwrotu przekazanych środków finansowych dokonanych w tym samym roku, w którym zostały one przekazane;

Dane kontaktowe pracowników ministerstwa:

Wydział Inwestycji Departamentu Nauki Ministerstwa Nauki i Szkolnictwa Wyższego

Patrycja Gutowska – Naczelnik Wydziału – tel. 22 52 92 425, patrycja.gutowska@nauka.gov.pl

Elżbieta Piotrowska – inwestycje aparaturowe (instytuty badawcze) + inwestycje budowlane – tel. 22 52 92 344, elzbieta.piotrowska@nauka.gov.pl

Iwona Rybczyńska – inwestycje aparaturowe (szkoły wyższe + PAN) – tel. 22 50 17 860, iwona.rybczynska@nauka.gov.pl

Jacek Rybczyński – inwestycje informatyczne - tel. 22 50 17 145, jacek.rybczynski@nauka.gov.pl

Wydział Obsługi Finansowej Nauki Departamentu Budżetu i Finansów

Urszula Wróblewska – tel. 22 52 92 311, urszula.wroblewska@mnisw.gov.pl

Bożena Rybarczyk – tel. 22 52 92 313, bozena.rybarczyk@mnisw.gov.pl