1. Wymiana dokumentów z uwagi na zmianę imienia lub nazwiska

W przypadku zmiany imienia lub nazwiska absolwenta dokonanej na podstawie decyzji administracyjnej lub orzeczenia sądu, uczelnia wydaje nowy dyplom ukończenia studiów, odpis dyplomu, suplement do dyplomu i odpis suplementu na nowe imię lub nazwisko, po przedstawieniu decyzji administracyjnej lub orzeczenia sądu i za zwrotem dyplomu i suplementu, wraz z odpisami, wydanych na poprzednie imię lub nazwisko - § 26 ust. 3 rozporządzenia Ministra Nauki i Szkolnictwa Wyższego z dnia 27 września 2018 r. w sprawie studiów (Dz. U. z 2023 r. poz. 2787).

Wymianie podlega cały komplet dokumentów; wydanie kompletu dokumentów na nowe imię lub nazwisko następuje co do zasady za zwrotem kompletu dokumentów wydanych na poprzednie imię lub nazwisko.

Procedurę inicjuje wniosek absolwenta o wymianę dokumentów wraz z załączonymi: kompletem dokumentów wydanych na poprzednie imię lub nazwisko oraz decyzją administracyjną lub orzeczeniem sądu. W teczce akt osobowych studenta uczelnia odzwierciedla podstawę wymiany dokumentów, tj. wniosek wraz z załączoną kopią decyzji administracyjnej lub orzeczenia sądu (dyplom ukończenia studiów jest dokumentem publicznym, zatem w dokumentacji uczelni musi być potwierdzenie konieczności jego ponownego wydania). W procedurze wymiany zostaną ponownie sporządzone przez uczelnię i wydane te dokumenty, które zostały pierwotnie wydane; oznacza to, że absolwentowi, któremu po ukończeniu studiów nie został wydany suplement, w procedurze wymiany także nie zostanie on wydany (mimo że obecnie każdy absolwent go otrzymuje).

2. Wymiana dokumentów z uwagi na błędy lub omyłki

Zgodnie z § 25 ust. 5 rozporządzenia w sprawie studiów, elektroniczna legitymacja studencka, dyplom ukończenia studiów, odpis dyplomu, suplement do dyplomu oraz odpis suplementu, zawierające błędy lub omyłki, podlegają wymianie.

Wymianie podlega dokument wadliwy; uczelnia sporządza nowy dokument bez wad i wydaje go za zwrotem dokumentu z wadami.

Procedurę inicjuje wniosek absolwenta o wymianę dokumentu wraz z załączonym dokumentem zawierającym błędy lub omyłki. Uczelnia kwalifikuje dokument do wymiany i rozstrzyga, czy nastąpi wymiana dokumentu.

Nowy dyplom w powyższych przypadkach (pkt 1 i 2) sporządza się na wzorze dyplomu obowiązującym w dacie wystawienia dyplomu podlegającego wymianie albo na wzorze dyplomu obecnie obowiązującym w uczelni.

Obecnie wydawany dyplom zawiera obowiązującą nazwę uczelni (oraz obecnie obowiązującą nazwę wydziału/jednostki organizacyjnej – jeśli wzór dyplomu przewiduje taką rubrykę) i aktualne pieczęcie, podpis aktualnego rektora (albo osoby upoważnionej pełniącej funkcję kierowniczą w uczelni). Ponadto musi zawierać znak Polskiej Ramy Kwalifikacji (PRK) oraz zabezpieczenia przed fałszerstwem.

Znak PRK jest obowiązkowym elementem dyplomu i nie może być pominięty na obecnie wydawanym dyplomie (nawet w przypadku absolwentów sprzed wielu lat). Ponadto obecnie wydawane dyplomy (także wymieniane ze względu na błąd lub omyłkę albo zmianę imienia lub nazwiska, o której mowa w § 26 ust. 3 rozporządzenia w sprawie studiów) muszą zawierać zabezpieczenia wynikające z ustawy z dnia 22 listopada 2018 r. o dokumentach publicznych (Dz. U. z 2023 r. poz. 1006, ze zm.). Zgodnie z przepisami tej ustawy, od dnia 13 lipca 2022 r. uczelnie są obowiązane do wydawania wyłącznie dyplomów ukończenia studiów, które zawierają zabezpieczenia przed fałszerstwem (art. 73 ust. 1 pkt 1). Dyplom ukończenia studiów jest dokumentem publicznym kategorii drugiej w świetle tej ustawy.

Tym samym wydanie dyplomu na wzorze obowiązującym w dacie wystawienia dyplomu podlegającego wymianie jest możliwe w przypadku braku zmiany nazwy uczelni oraz pod warunkiem, że wzór ten zawiera znak PRK oraz zabezpieczenia przed fałszerstwem.

Dyplom wydawany obecnie w procedurze wymiany absolwentowi, który ukończył studia przed wielu laty powinien odwzorowywać treść pierwotnego dyplomu w zakresie: nazwy ukończonego kierunku studiów, tytułu zawodowego i daty jego uzyskania oraz zawierać: aktualne zdjęcie (o ile obecny wzór dyplomu to przewiduje), aktualną nazwę i pieczęć uczelni, pieczątkę imienną albo nadruk informacji odpowiadających danym zawartym na pieczątce oraz podpis aktualnego rektora albo osoby upoważnionej pełniącej funkcję kierowniczą w uczelni. W dyplomie ukończenia studiów uczelnia wpisuje aktualną datę wydania dokumentu. Przy sporządzaniu dyplomu na obecnie obowiązującym w uczelni wzorze, w przypadku absolwentów, którzy nie studiowali zgodnie z obecnie obowiązującymi przepisami, np. studia nie były prowadzone na profilu, w dyscyplinie/dyscyplinach naukowych – w miejscu przeznaczonym na te informacje należy wstawić poziomą kreskę.

3. Dodatkowy odpis dyplomu ukończenia studiów i suplementu do dyplomu

Zgodnie z art. 77 ust. 2a ustawy z dnia 20 lipca 2018 r. – Prawo o szkolnictwie wyższym i nauce (Dz. U. z 2023 r. poz. 742, z późn. zm.) uczelnia wydaje, na wniosek studenta lub absolwenta, dodatkowy odpis dyplomu ukończenia studiów lub odpis suplementu do dyplomu, w języku polskim lub w języku obcym, o którym mowa w ust. 2 (tj. w języku angielskim, francuskim, hiszpańskim, niemieckim, rosyjskim albo w innym języku obcym, w którym było prowadzone kształcenie – w przypadku dodatkowego odpisu dyplomu; w języku angielskim albo w innym języku obcym, w którym było prowadzone kształcenie – w przypadku dodatkowego odpisu suplementu do dyplomu). Sposób sporządzania odpisów dyplomu i suplementu do dyplomu jest określony w § 22 rozporządzenia w sprawie studiów.

Przepisy ustawy – Prawo o szkolnictwie wyższym i nauce nie ograniczają absolwentom możliwości wystąpienia w dowolnym terminie z wnioskiem o wydanie dodatkowych odpisów dyplomu lub suplementu. Przepisy nie wskazują terminu, w jakim absolwent może wystąpić do uczelni z takim wnioskiem (nie ograniczają również liczby takich wniosków, jak też liczby odpisów poszczególnych dokumentów, o jaką można wnioskować). Absolwent może zatem wnioskować w uczelni w każdym czasie (niezależnie od tego kiedy ukończył studia) o wydanie dodatkowych odpisów dyplomu lub suplementu - na podstawie art. 77 ust. 2a ww. ustawy. Uczelnia rozpatruje wniosek absolwenta na podstawie przepisów obowiązujących w dacie złożenia tego wniosku.

Uczelnia nie może zatem odmówić wydania absolwentowi odpisu dyplomu z uwagi na brak właściwego druku, jak również przepisy wewnątrzuczelniane nie mogą ograniczyć prawa absolwenta do wystąpienia do uczelni o wydanie dodatkowego odpisu (np. poprzez wskazanie terminu, w jakim można wystąpić o taki odpis czy też wskazania liczby odpisów).

Za wydanie dodatkowego odpisu dyplomu ukończenia studiów lub suplementu do dyplomu w języku obcym, uczelnia publiczna może pobierać opłaty  w wysokości 20 zł za każdy odpis (§ 36 ust.1 pkt 2 lit. a rozporządzenia w sprawie studiów). Nie ma natomiast podstaw do pobierania opłat za odpis dyplomu czy suplementu w języku polskim.

Zgodnie z § 22 rozporządzenia w sprawie studiów, odpis dyplomu ukończenia studiów sporządza się na druku zgodnym z oryginałem dyplomu (a nie na druku, na którym został sporządzony oryginał). Natomiast jeżeli brak jest takich druków albo nie jest możliwe ich użycie ze względu na zmiany organizacyjne (zmiana nazwy uczelni, zmiana nazwy jednostki organizacyjnej), odpis należy sporządzić na przygotowanym przez uczelnię druku zgodnym z treścią oryginału dyplomu, podobnie do zasad obowiązujących przy sporządzaniu duplikatu tego dokumentu (bez umieszczania nazwy: duplikat). Na odpisie umieszcza się wyraz „odpis” (w odpisie w języku obcym – wyraz „odpis” w tłumaczeniu na dany język obcy).

Odpis dyplomu ukończenia studiów (czy to w języku obcym, czy polskim) zawsze odzwierciedla informacje zawarte w oryginale dyplomu (nie podlega modyfikacji treść zawarta w dyplomie w zakresie np. nazwy kierunku studiów czy tytułu zawodowego), z tym że wydawany obecnie dodatkowy odpis dyplomu (a także odpis suplementu) powinien zawierać aktualną nazwę uczelni oraz być opatrzony aktualną datą wydania, a także powinien być podpisany przez aktualne władze uczelni (aktualne pieczęcie). Obecnie wydawany dokument musi bowiem zawierać aktualną nazwę podmiotu wydającego (także na pieczęci) oraz być podpisany przez osobę nim kierującą w chwili wydania dokumentu. Znak PRK nie będzie zawarty w odpisie dyplomu, jeśli w oryginale dyplomu go nie było. Warunkiem wydania (sporządzenia) dodatkowego odpisu dyplomu jest dostarczenie aktualnej w chwili składania wniosku fotografii – o ile oryginał dyplomu również zawiera fotografię.

Przy sporządzaniu odpisu dyplomu ukończenia studiów (również w języku obcym) należy mieć na uwadze przepisy odnoszące się do zabezpieczeń dokumentów przed fałszerstwem określonych ustawą o dokumentach publicznych. Zgodnie bowiem z art. 2 ust. 2 tej ustawy dokumentem publicznym jest również jego odpis, wypis, duplikat i wtórnik. Zatem kwestią kluczową dla sporządzenia odpisu dyplomu ukończenia studiów będzie druk oryginału dyplomu. Oznacza to, że w przypadku gdy dyplom został wydany bez uwzględnienia ww. przepisów systemu dokumentów publicznych, odpisy dyplomów mogą być wydawane na druku według wzoru obowiązującego w dacie wystawienia oryginału tego dokumentu, czyli bez zabezpieczeń wymaganych systemem dokumentów publicznych.