Jak należy postąpić ze studentami z zagranicy przebywającymi w polskich uczelniach w ramach Programu Erasmus+

Uprzejmie prosimy o bezzwłoczne poinformowanie zagranicznych uczelni partnerskich programu Erasmus+ o zawieszeniu zajęć dydaktycznych i dwustronne uzgodnienie dalszych działań wobec stypendystów.

Informujemy, iż studenci zagraniczni, którzy przebywają w ramach programu Erasmus+ w polskich uczelniach powinni być traktowani jak studenci uczelni polskiej. Dotyczy to zarówno ich praw, polegających na zapewnieniu im równego traktowania w sprawach związanych z tokiem studiów i dostępem do infrastruktury uczelnianej, jak i obowiązków.

W sytuacji nierespektowania zaleceń Rektora uczelni, w której przebywają, należy poinformować uczelnię macierzystą, która skierowała studenta na wymianę do polskiej uczelni.

Przypominamy, że zgodnie z rekomendacją z 12 marca 2020 r. uczelnie muszą zapewnić zakwaterowanie tym studentom (w tym obcokrajowcom), którzy nie mogą opuścić akademika

Jak należy działać wobec studentów polskich uczelni przebywających obecnie na wymianie w ramach Programu Erasmus+ za granicą

Student lub pracownik, który zdecydował się na przerwanie lub anulowanie wyjazdu w ramach Programu Erasmus+ w związku z rozprzestrzenianiem się wirusa COVID-19 powinien skontaktować się ze swoją uczelnią macierzystą (wysyłającą) i zgłosić przerwanie / rezygnację z mobilności w sposób wymagany przez uczelnię (pismo lub wiadomość mailowa).

Powinien to zrobić w porozumieniu z uczelnią lub organizacją, w której realizują pobyt.

W zawiadomieniu student / pracownik powinien podać przyczynę rezygnacji / przerwania oraz przedstawić wstępną kalkulację poniesionych kosztów, których nie da się odzyskać (oraz załączyć kopie dokumentów poświadczających poniesienie tych wydatków).

Odsyłanie studentów lub pracowników do AN-FRSE (co niestety już ma miejsce) jest nieefektywne, z uwagi na to, że AN-FRSE nie jest stroną umów finansowych z uczestnikami mobilności. Umowę finansową z uczestnikiem podpisała uczelnia. Mobilność przerwana bądź anulowana z uwagi na zaistnienie „siły wyższej”, w stosunku do której jej zasadność zostanie poświadczona przez AN-FRSE, będzie wpisana do Mobility Tool+ (w sposób uzgodniony – patrz dalsza część niniejszej korespondencji) i finansowo rozliczona przez uczelnię. Uczelnia dokona zwrotu środków dla uczestnika - jeżeli będzie to dotyczyć danej sytuacji.

AN-FRSE dopuszcza wysyłanie dokumentów związanych z „siłą wyższą” z powodu COVID-19 (wniosek itp.) w formie skanów przesyłanych w poczcie elektronicznej. Dokumenty te będą podlegały weryfikacji w ramach standardowych procedur związanych z audytami i kontrolami, co oznacza, że uczelnia musi posiadać oryginał pisma / oświadczenia uczestnika mobilności, na którego podstawie występuje do AN-FRSE o uznanie przypadku jako „siły wyższej”. Uczelnie mające wiele podań o zastosowanie „siły wyższej” mogą składać do AN-FRSE wnioski zbiorcze, ale załączane dla każdej osoby skany dokumentów powinni pozwalać na jednoznaczną identyfikację uczestnika, którego dotyczą.

Jednocześnie prosimy o stałe monitorowanie sytuacji studentów z państwa uczelni, którzy obecnie przebywają w ramach Programu poza granicą kraju.