Biorąc pod uwagę liczne pytania i wątpliwości dotyczące prawidłowego sposobu sprawozdawania danych w zakresie kosztów opłat za artykuły naukowe i monografie, zgłaszane do Ministerstwa Edukacji i Nauki przez podmioty systemu nauki i szkolnictwa wyższego, Minister Edukacji i Nauki postanowił o odstąpieniu od egzekwowania obowiązku sprawozdawczego wobec artykułów opublikowanych i monografii wydanych w latach 2020-2021 (z terminem sprawozdania do 31 grudnia br.), w formie przewidzianej rozporządzeniem POL-on. Oznacza to, że za niesprawozdanie przedmiotowych danych w systemie POL-on, nie zostaną nałożone sankcje (w postaci kar administracyjnych) przewidziane w art. 431 ustawy z dnia 20 lipca 2018 r. – Prawo o szkolnictwie wyższym i nauce.

Jednocześnie, dla zapewnienia ciągłości prowadzonych w Ministerstwie analiz, podmioty systemu nauki i szkolnictwa wyższego zostają w zamian zobowiązane do sprawozdania danych dotyczących kosztów opłat poniesionych na rzecz artykułów opublikowanych i monografii wydanych w latach 2020-2021 za pośrednictwem specjalnie do tego opracowanej ankiety. Ankieta została udostępniona w dniu 2 listopada 2022 r., podmiotom na portalu PBN, o czym zostaną poinformowani użytkownicy systemu w newsletterze. Termin jej uzupełnienia został wyznaczony na 31 stycznia 2023 r., tj. wraz z upływem terminu na złożenie oświadczenia Kierownika Podmiotu o zgodności danych wprowadzonych do systemu POL-on (w tym PBN) ze stanem faktycznym.

Podkreślić należy, że odstąpienie od obowiązku sprawozdawczego w opisanym zakresie ma charakter jednorazowy. W szczególności, utrzymany zostaje obowiązek sprawozdawczy w odniesieniu do wszelkich pozostałych danych wymaganych rozporządzeniem POL-on, a także w odniesieniu do kosztów opłat poniesionych na rzecz artykułów opublikowanych i monografii wydanych w latach późniejszych (od 2022 roku włącznie).

W odniesieniu do zgłaszanych przez podmioty systemu nauki i szkolnictwa wyższego wątpliwości i pytań natury merytorycznej, należy zauważyć, że sprawozdawczość, w zakresie którego dotyczy komunikat, nie ma charakteru ewidencyjnego. Dane przekazywane przez podmioty, zostaną wykorzystanie do analiz rynku wydawniczego (w szczególności w celu identyfikacji wydawnictw stosujących praktyki nieetyczne). W związku z tym, sprawozdawane dane mogą mieć charakter przybliżony i szacunkowy – jeśli jest to uzasadnione stanem faktycznym.