Narodowe Centrum Badań
i Rozwoju

Ważnym elementem wdrażania projektów, stanowiącym narzędzie skutecznego i sprawnego zarządzania, obejmującego badanie stanu faktycznego i porównanie ze stanem zaplanowanym, jest ich kontrola. Za przeprowadzanie kontroli w NCBR odpowiedzialny jest Dział Kontroli Projektów.

Kontrola projektu, o której mowa w art. 42 ust. 2 ustawy z dnia 30 kwietnia 2010 r. o Narodowym Centrum Badań i Rozwoju oraz w art. 23 ustawy z dnia 11 lipca 2014 r. o zasadach realizacji programów w zakresie polityki spójności finansowanych w perspektywie finansowej 2014–2020, to proces, który polega na ustaleniu stanu faktycznego na miejscu realizacji projektu i sprawdzeniu, na ile pokrywa się on ze stanem wymaganym, wynikającym z umowy.

Wyróżnia się następujące rodzaje kontroli:

Ze względu na tryb wszczęcia:

• kontrole planowe – przeprowadzane w oparciu o Roczny Plan Kontroli,
• kontrole doraźne – przeprowadzane poza planami, wynikające z konieczności pilnego zbadania zaistniałych faktów lub zdarzeń.

Ze względu na zakres:

• kontrole projektów na miejscu, w tym:

• kontrole na miejscu -  w siedzibie beneficjenta, bądź w miejscu realizacji,
• kontrole trwałości – przeprowadzane po zakończeniu realizacji projektu, w siedzibie beneficjenta PO IR bądź w miejscu ich realizacji,
• kontrole krzyżowe – przeprowadzane w celu wykluczenia podwójnego finansowania projektu w siedzibie beneficjenta PO IR bądź w miejscu ich realizacji,

• kontrole projektów zza biurka - przeprowadzane w odniesieniu do projektów, w trakcie ich realizacji, kontrole dokumentów przeprowadzane w siedzibie NCBR.

 Kontrola w miejscu realizacji projektu lub w siedzibie beneficjenta składa się z następujących etapów:

1. Przekazania zawiadomienia o kontroli instytucji kontrolowanej.

W przypadku kontroli planowych podmiot kontrolowany zawiadamiany jest o kontroli projektu nie później niż 5 dni przed terminem jej rozpoczęcia. W przypadku kontroli doraźnych nie jest przekazywane pisemne zawiadomienie o kontroli.

2. Przeprowadzenie czynności kontrolnych.

• przekazanie podmiotowi kontrolowanemu upoważnienia do kontroli,
• przekazanie przedstawicielowi podmiotu kontrolowanego informacji o dokumentach jakie powinny zostać przygotowane na potrzeby kontroli.

W trakcie prowadzenia czynności kontrolnych weryfikowany jest postęp merytoryczny  i finansowy projektu. W związku z kontrolą podmiot kontrolowany powinien udostępnić  dokumenty związane z realizacją projektu, w szczególności dokumenty umożliwiające potwierdzenie kwalifikowalności wydatków, zapewnić dostęp do pomieszczeń i terenu realizacji projektu, dostęp do związanych z projektem systemów teleinformatycznych oraz udzielać wszelkich wyjaśnień dotyczących realizacji projektu. W ramach kontroli w miejscu realizacji projektu mogą być przeprowadzane oględziny.

3. Sporządzenie informacji pokontrolnej wraz z ewentualnymi zaleceniami pokontrolnymi lub rekomendacjami i przekazania jej podmiotowi kontrolowanemu.

W terminie do 21 dni roboczych od dnia zakończenia czynności kontrolnych sporządzana jest informacja pokontrolna zawierająca ustalenia z przeprowadzonych czynności kontrolnych.

4. Rozpatrzenie zastrzeżeń wniesionych do informacji pokontrolnej wraz z ewentualnym sporządzeniem i przekazaniem ostatecznej informacji pokontrolnej.

Podmiot kontrolowany ma prawo do zgłoszenia, w terminie 14 dni od dnia otrzymania informacji pokontrolnej, umotywowanych pisemnych zastrzeżeń do tej informacji. Zastrzeżenia do informacji pokontrolnej rozpatrywane są w terminie nie dłuższym niż 14 dni od dnia zgłoszenia tych zastrzeżeń (podjęcie dodatkowych czynności kontrolnych każdorazowo przerywa bieg terminu).
Po rozpatrzeniu zastrzeżeń sporządzana jest ostateczna informacja pokontrolna, do której nie przysługuje możliwość złożenia zastrzeżeń.

5. Wdrożenie zaleceń pokontrolnych.

W przypadku wydania zaleceń pokontrolnych podmiot kontrolowany w wyznaczonym terminie informuje o sposobie wykonania zaleceń pokontrolnych lub rekomendacji.

Zakres przeprowadzanych kontroli wynika z zapisów zawartych umów oraz przepisów powszechnie obowiązującego prawa.

Kontrola projektu. W ramach czynności kontrolnych sprawdzana jest dokumentacja finansowa projektu (np. ewidencja środków trwałych, zapisy księgowe, listy płac i inne dokumenty księgowe etc.), umowy zawarte z personelem projektu oraz z podwykonawcami, jak również dokumentacja związana z wyborem przez beneficjenta podwykonawców i dostawców towarów i/lub usług, w zależności od tego czy beneficjent jest zobowiązany do przestrzegania ustawy Pzp, to weryfikowane postępowania realizowane w ramach ustawy Pzp lub też Zasadę Konkurencyjności, rozeznanie rynku u tych beneficjentów, którzy nie są zobowiązani do przestrzegania ustawy Prawo zamówień publicznych. Dokonywane są  również oględziny zakupionych lub wytworzonych środków trwałych.

Podczas kontroli weryfikujemy czy beneficjent posiada właściwe dokumenty potwierdzające kwalifikowalność uczestników projektu oraz dane wprowadzone do systemu SL2014 są zgodne 
z dokumentami papierowymi i czy beneficjent przetwarza powierzone mu dane osobowe zgodnie 
z Rozporządzeniem Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 (RODO), obowiązującymi przepisami krajowymi oraz umową o dofinansowanie projektu. Badamy również jak realizowane są działania informacyjno-promocyjne oraz w jaki sposób są przechowywane dokumenty, w jaki sposób beneficjent planuje archiwizować dokumentację projektową.
W przypadku kontroli na miejscu działania kontrolne są realizowane poprzez bezpośrednie zapoznanie się z oryginałami dokumentów.

W przypadku projektów realizowanych w partnerstwie, kontrolę prowadzi się u lidera projektu, który powinien zapewnić kontrolującym dostęp do całości dokumentacji projektowej. Jednostka kontrolująca może również zadecydować o przeprowadzeniu czynności kontrolnych 
u partnera, w szczególności jeśli istnieje wątpliwość co do prawidłowości jego działań w projekcie.

Wizyta monitoringowa planowana jest przed kontrolą w siedzibie beneficjenta na podstawie udostępnionych przez beneficjenta harmonogramów udzielania wsparcia. Wizyty monitoringowe są prowadzone co do zasady bez zapowiedzi. Celem wizyty monitoringowej jest weryfikacja sposobu realizacji projektu w miejscu prowadzenia działań merytorycznych (np. w miejscu szkolenia, stażu, konferencji).

Kontrola trwałości przeprowadzana po zakończeniu realizacji projektu, w siedzibie beneficjenta POWER. W ramach czynności kontrolnych weryfikowane jest czy beneficjent wywiązał się z wymogu utrzymania rezultatów i/lub produktów osiągniętych/wytworzonych w momencie realizacji projektu oraz w jaki sposób beneficjent archiwizuje dokumentację projektową.