Narodowe Centrum Badań
i Rozwoju

Beneficjent realizując projekt współfinansowany ze środków Unii Europejskiej, korzysta z pieniędzy publicznych i jest zobowiązany do zachowania zasady uczciwej konkurencji i równego traktowania wykonawców.
Oznacza to, że beneficjent, dokonując wyboru dostawcy usługi lub towaru – w zależności od wartości szacunkowej netto zamówienia – jest zobowiązany zastosować procedurę rozeznania rynku, zasadę konkurencyjności lub jedną z procedur zawartych w ustawie Prawo Zamówień Publicznych (zwanej dalej PZP).

Zamówienia w projekcie realizowane są w oparciu o Wytyczne. Zanim przystąpisz do procedury wyboru wykonawców usług zapoznaj się z zapisami tego dokumentu, które precyzują działania, jakie musisz podjąć w zależności od danego trybu konkurencyjnego.

Jest to o tyle istotne, że w przypadku błędnego przeprowadzenia przez beneficjenta postępowania o udzielenie zamówienia, IP uzna całość lub część wydatków związanych z tym zamówieniem za niekwalifikowalne zgodnie z taryfikatorem, tj. załącznikiem do Rozporządzenia Ministra Rozwoju z dnia 29 stycznia 2016 r. w sprawie warunków obniżania wartości korekt finansowych oraz wydatków poniesionych nieprawidłowo związanych z udzielaniem zamówień (Dz.U. 2016 poz. 200, z późn. zm.).

Uproszczenia w projektach rozliczanych kwotami ryczałtowymi:

• nie mają zastosowania procedury dotyczące zamówień udzielanych w ramach projektów,
• beneficjent nie przekazuje danych w zakładce Zamówienia publiczne w SL2014.

W toku rozliczania projektów IP identyfikuje dużą liczbę błędów przy stosowaniu procedur związanych z wyborem wykonawców. Poniżej przedstawiamy błędy występujące najczęściej:

• niewskazywanie konkretnej szacunkowej wartości netto przedmiotu zamówienia uzasadniającej zastosowanie danej procedury/ niezastosowanie procedur,
• dokonywanie nieuprawnionego podziału zamówienia skutkującego niezastosowaniem odpowiednich procedur (uwaga – tożsamość czasowa odnoszona jest do całego projektu, a nie np. roku akademickiego),
• w przypadku realizacji zamówień o wartości do 30 000 euro netto (zwolnienie ze stosowania PZP) niestosowanie procedur rozeznania rynku/ zasady konkurencyjności przez Beneficjentów będących zamawiającymi w rozumieniu PZP,
• błędne, tj. niezgodne z Wytycznymi, zastosowanie procedury rozeznania rynku lub zasady konkurencyjności, np. zastosowanie procedury wewnętrznej funkcjonującej u Beneficjenta niespełanijącej warunków rozeznania rynku lub zasady konkurencyjności określonych w Wytycznych,
• niepodawanie w opisie przedmiotu zamówienia nazw i kodów określonych we Wspólnym Słowniku Zamówień (CPV),
• określanie warunków udziału w postępowaniu w sposób nieproporcjonalny do przedmiotu zamówienia, dyskryminujący potencjalnych wykonawców,
• nieokreślanie na podstawie jakich dokumentów (np. oświadczeń) dokonana zostanie ocena spełniania warunków udziału w postępowaniu,
• określanie kryteriów oceny ofert w sposób niezapewniający zachowania uczciwej konkurencji oraz równego traktowania wykonawców (np. kryteria dotyczące właściwości wykonawcy, w szczególności jego wiarygodności ekonomicznej, technicznej lub finansowej),
• nieokreślanie sposobu przyznawania punktacji (np. skali) za poszczególne kryteria oceny ofert lub określanie skali w sposób niejednoznaczny, np. x punktów otrzyma oferta, która w ocenie Zamawiającego zostanie uznana za najbardziej korzystną, a y punktów otrzyma oferta, która zostanie uznana za umiarkowanie korzystną,
• wyznaczanie terminu składania ofert krótszego niż wymagany Wytycznymi (termin 7, 14 albo 30 dni liczy się od dnia następnego po dniu upublicznienia zapytania ofertowego, a kończy się z upływem ostatniego dnia),
• nieumieszczanie w treści zapytania ofertowego, SIWZ i protokołu wszystkich elementów wymaganych ustawą PZP lub Wytycznymi,
• wprowadzenie zmian do umowy z wykonawcą w zbyt szerokim zakresie.

Podstawowym błędem przy wyborze wykonawcy usług jest brak oszacowania wartości zamówienia bądź szacowanie nieprawidłowe.

Oszacowanie wartości przedmiotu zamówienia co do zasady musi być udokumentowane.

Zamówienia szacowane są na różnych poziomach:

• Uczelnia niepubliczna szacuje wartość netto przedmiotu zamówienia w odniesieniu do danego projektu – nawet jeśli podobne zamówienia realizowane są jednocześnie w kilku innych projektach.
• Uczelnia publiczna szacuje wartość netto przedmiotu zamówienia w odniesieniu do całej Uczelni (Zamawiającego). Następnie – ale tylko po stwierdzeniu, że wartość ta na poziomie całej Uczelni nie przekracza 30 000 euro netto – dokonuje sumowania na poziomie projektu.

Dokładnie przeanalizuj więc budżet projektu w celu zidentyfikowania powtarzających się zamówień, których wartość musi być zsumowana. Nie patrz jedynie na wartość danej kategorii budżetowej, ale zweryfikuj czy podobnego rodzaju wydatki nie zostały zaplanowane w innych kategoriach w pozostałych zadaniach. Bezpodstawne dzielenie zamówień może skutkować uznaniem wydatków za niekwalifikowane.

Aby ustalić, czy w danym przypadku masz do czynienia z jednym zamówieniem, czy też z odrębnymi zamówieniami, konieczna jest analiza konkretnego przypadku. Należy przy tym wziąć pod uwagę konieczność łącznego spełnienia następujących przesłanek:
tożsamość przedmiotowa, tożsamość podmiotowa, tożsamość czasowa

Jeżeli dla danego zamówienia spełnione zostaną łącznie powyższe trzy kryteria, tj. tożsamość przedmiotowa, czasowa i podmiotowa, to w takim przypadku mówimy o jednym zamówieniu.

Jeżeli Beneficjent niezobligowany do stosowania PZP, na podstawie zatwierdzonego wniosku o dofinansowanie, jest pewien konieczności stosowania zasady konkurencyjności (a więc bardziej restrykcyjnego trybu niż rozeznanie rynku) i ją właściwie zastosuje, nie musi sporządzać odrębnej notatki dotyczącej szacowania wartości przedmiotu zamówienia. W takiej sytuacji zapisy wniosku o dofinansowanie w zakresie planowanej wartości zamówień są wystarczające.
Szacowanie wartości przedmiotu zamówienia przed rozeznaniem rynku nie jest konieczne (rozeznanie rynku to de facto szacowanie wartości przedmiotu zamówienia):

Jeśli jednak w przypadku dokonania szacowania wartości zamówienia przed zakładanym zastosowaniem zasady konkurencyjności ustalisz, że wartość ta jest niższa niż 50 000 zł netto, wówczas zobowiązany jesteś do przeprowadzenia rozeznania rynku zgodnie z wymogami Wytycznych (sekcja 6.5.1), chyba że przeprowadzone szacowanie wartości przedmiotu zamówienia spełniało te wymogi.

Po oszacowaniu wartości netto przedmiotu zamówienia sprawdź, jakie postępowanie jesteś zobowiązany zastosować.

Dla uczelni niepublicznej:

• Jeśli wartość szacunkowa netto to kwota mniejsza niż 20 000 zł – zastosuj wewnętrzne procedury obowiązujące w Uczelni.
• Jeśli wartość szacunkowa netto to kwota mieszcząca się w przedziale od 20 000 zł do 50 000 zł – musisz zastosować rozeznanie rynku.
• Jeśli wartość szacunkowa netto to kwota przekraczająca 50 000 zł – musisz zastosować zasadę konkurencyjności.

Dla uczelni publicznej:

• Jeśli wartość szacunkowa netto to kwota mniejsza niż 20 000 zł – zastosuj wewnętrzne procedury obowiązujące w Uczelni.
• Jeśli wartość szacunkowa netto to kwota mieszcząca się w przedziale od 20 000 zł do 50 000 zł – musisz zastosować rozeznanie rynku.
• Jeśli wartość szacunkowa netto to kwota mieszcząca się w przedziale od 50 000 zł do 30 000 euro – musisz zastosować zasadę konkurencyjności.
• Jeśli wartość szacunkowa netto to kwota równa lub wyższa niż 30 000 euro – musisz zastosować ustawę Prawo zamówień publicznych.

1 stycznia 2021 r. wchodzi w życie nowa ustawa Prawo zamówień publicznych, wprowadzając wobec zamawiających nowe zasady udzielania zamówień, w tym wobec zamawiających publicznych – przepisy w zakresie udzielania tzw. zamówień bagatelnych, których wartość dotycząca jednorazowego zakupu, bez podatku od towarów i usług jest mniejsza niż 130 000 zł, nie mniejsza jednak niż 50 000 zł.

Jednocześnie, zgodnie z pkt 1 sekcji 6.5.2 Wytycznych w zakresie kwalifikowalności wydatków w ramach EFRR, EFS oraz FS na lata 2014-2020, beneficjent projektu UE udziela zamówienia o wartości przekraczającej 50 000 zł netto – zgodnie z zasadą konkurencyjności. Dalej, zgodnie z pkt 4 sekcji 6.5.2 ww. Wytycznych, w przypadku beneficjenta będącego zamawiającym w rozumieniu Pzp, zasadę konkurencyjności uznaje się za spełnioną, jeżeli postępowanie o udzielenie zamówienia przeprowadzone jest na zasadach i w trybach określonych w Pzp.

Powyższe oznacza, że beneficjenci będący zamawiającymi publicznymi będą udzielać od dnia 1 stycznia 2021 r. zamówień bagatelnych zgodnie z właściwymi przepisami Pzp, a nie jak dotychczas (w większości przypadków) w oparciu o zasady ww. Wytycznych.

Przepis art. 2 ust. 2 Pzp obliguje beneficjenta będącego zamawiającym publicznym w rozumieniu art. 4 Pzp, podczas udzielania zamówienia bagatelnego, do stosowania przepisów art. 82, art. 267 ust. 1 i ust. 2 pkt 9, art. 268, art. 269 ust. 1, art. 271 ust. 1–3 oraz art. 272 tej ustawy. Oznacza to, że zamawiający publiczny udzielający zamówienia bagatelnego ma obowiązek:

• zamieszczenia ogłoszenia o zamówieniu bagatelnym w BZP (art. 267 ust. 1 i ust. 2 pkt 9) przy użyciu środków komunikacji elektronicznej, za pomocą formularzy umieszczonych na stronach portalu internetowego UZP (art. 269 ust. 1) wraz z przekazaniem potencjalnym wykonawcom informacji o zamiarze udzielenia tego zamówienia (art. 268),
• postępowania zgodnie z art. 271 ust. 1-3 Pzp w przypadku zmiany treści ogłoszenia,
• sporządzenia rocznego sprawozdania o udzielonych zamówieniach (art. 82).

• Stosuj do zamówień o wartości szacunkowej netto poniżej 20 000 zł.
• Postępuj zgodnie z wewnętrznymi zasadami obowiązującymi na Uczelni (nie twórz procedur specjalnie na potrzeby projektu).
• Zapewnij spełnienie ogólnych warunków kwalifikowalności określonych w podrozdziale 6.2. Wytycznych.

• Stosuj do zamówień o wartości szacunkowej netto od 20 000 zł do 50 000 zł.
• Rozeznanie rynku ma na celu potwierdzenie, że wybór dostawcy/wykonawcy został dokonany w sposób przejrzysty, racjonalny i efektywny, a dana usługa, dostawa została wykonana po cenie nie wyższej niż cena rynkowa (cena = jedyne kryterium).
• Postępuj zgodnie z zapisami sekcji 6.5.1 Wytycznych:

• odpowiednio upublicznij zapytanie ofertowe,
• musisz pozyskać więcej niż jedną ofertę (pozyskanie jednej oferty nie spełnia wymogów rozeznania rynku).

• Nie musisz zawierać pisemnej umowy z wykonawcą.

Jeśli nie otrzymasz żadnych ofert (lub otrzymasz tylko jedną), możesz pozyskać kolejne oferty w drodze dalszych zapytań kierowanych do innych podmiotów mających potencjał do realizacji usługi albo bezpośrednio z ich stron internetowych czy np. w oparciu o dane historyczne Uczelni (dotychczas zawarte umowy, faktury/rachunki na zakupione towary/usługi, itp.).

• Stosuj do zamówień o szacunkowej wartości netto zamówienia:

• powyżej 50.000 zł – jeśli Twoja Uczelnia nie jest zamawiającym w rozumieniu PZP,
• od 50.000 zł do 30.000 euro jeśli Twoja Uczelnia jest zamawiającym w rozumieniu PZP.

• Postępuj zgodnie z zapisami sekcji 6.5.2 Wytycznych:

• opisz przedmiot zamówienia w sposób jednoznaczny i wyczerpujący,
• upewnij się, że warunki udziału w postępowaniu – jeśli je określisz w zapytaniu ofertowym - nie przewyższają wymagań wystarczających do należytego wykonania zamówienia,
• nie dopuść do konfliktu interesów,
• upewnij się, że kryteria oceny ofert są sformułowane w sposób zapewniający zachowanie uczciwej konkurencji oraz równego traktowania wykonawców,
• upewnij się, że sposób oceny poszczególnych kryteriów oceny ofert jest sformułowany jednoznacznie,
• zawrzyj w zapytaniu ofertowym wszystkie wymagane Wytycznymi elementy,
• upublicznij zapytanie ofertowe na stronie Baza konkurencyjności,
• wyznacz realny termin składania ofert (z uwzględnieniem stopnia złożoności zamówienia oraz czasu, którego w tym konkretnym postępowaniu potrzebują potencjalni wykonawcy na sporządzenie oferty), przy czym termin ten nie może być krótszy niż wskazany w Wytycznych termin minimalny,
• wybierz najkorzystniejszą ofertę,
• upublicznij wynik postępowania na stronie Baza konkurencyjności,
• zawrzyj w protokole z postępowania wszystkie wymagane Wytycznymi elementy,
• zawrzyj pisemną umowę z wykonawcą.

• Jeżeli otrzymasz jedną ofertę, masz obowiązek poddać ją kompleksowej ocenie.