Narodowe Centrum Badań
i Rozwoju

Projekty realizowane w ramach III Osi PO WER są zwykle długoletnie. Nigdy się jeszcze nie zdarzyło, by zapisy projektu nie uległy zmianie w trakcie jego realizacji. Takie zmiany są możliwe do wprowadzenia w każdej niemal chwili. Należy pamiętać jednak o następujących zasadach.

Jest wiele zmian o charakterze porządkowo-technicznym, które nie wymagają zgody IP, np. przesunięcia kwot w obrębie jednego zadania, przesunięcia kwot między latami, aktualizacja zapisów wniosku wynikająca ze zmian organizacyjnych na uczelni, wynikająca z przepisów prawa powszechnie obowiązującego, inne zmiany zapisów wniosku, ale takie, które nie wpływają na cel i główne założenia projektu. Możecie je wprowadzać na bieżąco, co najwyżej informując nas o tym fakcie przekazując wiadomość w SL. Można skorzystać ze specjalnego formularza, tzw. Formularza zielonego – INFORMACJA O WPROWADZONYCH DO PROJEKTU ZMIANACH – ZMIANY NIEWYMAGAJĄCE AKCEPTACJI IP.

Możecie dokonywać przesunięć w budżecie projektu do 10% wartości środków w odniesieniu do zadania, z którego są przesuwane środki, jak i do zadania, na które są przesuwane środki. Chyba że pozycja kosztowa dotyczy wydatku w ramach tzw. cross-financingu, zakupu środków trwałych, kosztów rozliczanych ryczałtowo.

• Kiedy zmiana ma kluczowe znaczenie dla realizacji projektu i może wpływać na spełnienie przez projekt kryteriów dostępu lub premiujących, kiedy dotyczy obniżenia wskaźników projektu, okresu realizacji projektu, wartości dofinansowania czy wkładu własnego, kiedy chcielibyście zmienić sposób realizacji zadania albo rozszerzyć grupę docelową.
• Kiedy kwoty przesuwane między zadaniami przekraczają 10% wartości środków w odniesieniu do zadania, z którego są przesuwane środki, jak i do zadania, na które są przesuwane środki.
• W przypadku chęci wykorzystania oszczędności powstałych w projekcie w wyniku przeprowadzenia postępowania o udzielenie zamówienia publicznego lub zasady konkurencyjności – kiedy oszczędności te przekraczają 10% środków alokowanych na dane zadanie.
• Kiedy dotykacie kosztów w ramach cross-financingu, środków trwałych, wkładu własnego.

Możecie skorzystać z tzw. Formularza czerwonego – FORMULARZ WPROWADZANIA KLUCZOWYCH ZMIAN W PROJEKCIE WYMAGAJĄCYCH AKCEPTACJI IP.

Pamiętajcie: przedstawiając nam pomysł na wykorzystanie oszczędności nie zaczynajcie od: "Ponieważ mamy oszczędności, to chcielibyśmy zakupić…".
Uzasadnienie powinno iść raczej w następującym kierunku: "Zdiagnozowaliśmy potrzebę (aby projekt został zrealizowany we właściwy czy lepszy sposób) i na ten cel wygenerowaliśmy oszczędności w projekcie…".

Więcej na temat zmian wymagających zgody IP, niewymagających zgody IP oraz pozostałych zmianach znajdziecie Państwo w naszym wbinarze.

1. Do IP – za pośrednictwem SL – trafia informacja o potrzebie dokonania zmian wraz z uzasadnieniem (Formularz lub treść wiadomości).
2. Opiekun dokonuje analizy Waszego zgłoszenia i:

• prosi o dodatkowe wyjaśnienia, zgłasza ewentualne wątpliwości lub
• akceptuje zmiany.

3. Jeśli były wątpliwości, po ich ostatecznym wyjaśnieniu otrzymacie informację o akceptacji zmian.
4. Zmiany mogą pociągać za sobą konieczność modyfikacji wniosku w SOWA, ale nie muszą. Opiekun na pewno zaznaczyć to w odpowiedzi do Was. Czasami zgłoszone zmiany mogą poczekać na większą modyfikację lub też tzw. obligatoryjną.
5. Jeśli zmiany wymagają natychmiastowej modyfikacji wniosku w SOWA, opiekun zawrze w odpowiedzi do Was informację, że wniosek został właśnie zwrócony/odblokowany.
6. To jest Wasz czas na naniesienie zmian, które uzyskały akceptację IP. Po ich naniesieniu, przesyłacie wniosek z powrotem do Instytucji – jak podczas aplikowania w konkursie.
7. Jeśli nie stwierdzimy żadnych błędów, wniosek zatwierdzamy w SOWA i dokonujemy eksportu danych w nim zawartych do SL.