Mazowiecki Urząd Wojewódzki w Warszawie

Szanowni Państwo!

Informujemy, że Mazowiecki Urząd Wojewódzki w Warszawie (dalej: MUW w Warszawie) rozpoczyna zawieranie umów z Beneficjentami modułu 3 Resortowego programu rozwoju instytucji opieki nad dziećmi w wieku do lat 3 „Maluch+” 2020 (dalej: program Maluch+ 2020), dla których zadań przewidziane jest dofinansowanie z Funduszu Pracy.

Zawieranie umów z Beneficjentami modułu 3 programu Maluch+ 2020, których zadania dofinansowywane są ze środków rezerwy celowej budżetu państwa, zostanie rozpoczęte w terminie późniejszym.

Na stronie MUW w Warszawie zamieszczone zostały wzory umów wraz z załącznikami, dotyczące realizacji zadań zakwalifikowanych do dofinansowania w ramach modułu 3 programu Maluch+ 2020 z Funduszu Pracy.

Umowa w sprawie przekazania dofinansowania z Funduszu Pracy (dalej: umowa) w ramach modułu 3 będzie mogła zostać podpisana wyłącznie dla zadań umieszczonych na liście ofert zakwalifikowanych do uzyskania dofinansowania, dla których:

• Beneficjent złożył oświadczenie o przyjęciu środków Funduszu Pracy;
• Beneficjent przedstawił potwierdzony za zgodność z oryginałem dokument potwierdzający tytuł prawny do lokalu, w którym będzie prowadzony żłobek, klub dziecięcy lub będzie sprawowana opieka przez dziennego opiekuna (np. akt własności, umowa najmu), obejmujący okres realizacji zadania i okres trwałości; przedwstępna umowa, np. najmu czy przeniesienia własności, nie stanowi dokumentu potwierdzającego tytuł prawny do lokalu, niezbędnego do zawarcia umowy;
• Beneficjent wniesie zabezpieczenie należytego wykonania umowy jako zabezpieczenie roszczenia budżetu państwa z tytułu niewykonania lub nienależytego wykonania zadania (w tym niepełnego wykonania zadania lub niedochowania minimalnego okresu funkcjonowania dofinasowanych miejsc opieki w okresie trwałości zadania), w trybie wskazanym w umowie.

Umowa zostanie zawarta po przedłożeniu przez Beneficjenta dokumentów potwierdzających dane zawarte w ofercie i wymagane przez program Maluch+ 2020, o których mowa poniżej, oraz po weryfikacji ich kompletności i prawidłowości.

Wskazujemy, że Beneficjent może zostać wykluczony z listy podmiotów zakwalifikowanych do uzyskania dofinansowania w 2020 r. w przypadku zaistnienia okoliczności, o których mowa w pkt. 6.1.8. programu Maluch+ 2020 m.in., gdy nie dokonał rozliczenia dofinansowania z lat ubiegłych lub nie dokonał zwrotu ewentualnych należności wraz z odsetkami w ramach realizacji poprzednich edycji programu Maluch+, również jeśli w programie Maluch+ 2020 występuje jako inny podmiot lub członek innego podmiotu czy też gdy nie dochował okresu trwałości przewidywanego przez poprzednie edycje programu Maluch+ 2020, w ramach których otrzymał dofinansowanie, i nie dokonał zwrotu ewentualnych należności wraz z odsetkami.

W związku z powyższym zwracamy się do Państwa z prośbą o niezwłoczne przekazanie do MUW w Warszawie (za pośrednictwem poczty bądź drogą elektroniczną, w tym zwłaszcza za pośrednictwem platformy ePUAP, podpisane przez osoby niezbędne do prawidłowej reprezentacji Beneficjenta profilem zaufanym lub kwalifikowanym podpisem elektronicznym):

• KOSZTORYSU REALIZACJI ZADANIA

Kosztorys realizacji zadania złożony wraz z ofertą konkursową należy przesłać na nowym formularzu kosztorysu, tj. z zastosowaniem załącznika nr 1 do umowy. Załącznik nr 1 zamieszczony został na stronie MUW w Warszawie w zakładce: Co robimy  > Polityka społeczna > Maluch + > Realizacja MALUCH+ 2020 > Moduł 3 > Wzory umów wraz z załącznikami.

• HARMONOGRAMU ZAPOTRZEBOWANIA NA ŚRODKI FINANSOWE

Harmonogram należy przesłać na formularzu stanowiącym załącznik nr 2 do umowy (załącznik nr 2 zamieszczony został w zakładce: Co robimy  > Polityka społeczna > Maluch + > Realizacja MALUCH+ 2020 > Moduł 3 > Wzory umów wraz z załącznikami).

Prosimy, aby w razie przekazania dokumentów w formie papierowej lub skanów drogą elektroniczną, zaktualizowaną kalkulację wydatków oraz harmonogram zapotrzebowania na środki finansowe w wersji edytowalnej przesłać również za pośrednictwem poczty elektronicznej na adres e-mailowy pracownika Biura Rozwoju i Inwestycji, który będzie opiekunem Państwa zadania. Po przydzieleniu Państwa sprawy opiekunowi, pracownik ten skontaktuje się z Państwem e-mailowo.

Wskazujemy także na konieczność nierozdzielania załączników nr 1—5 i 7, bowiem zachowanie ich spójności będzie kluczowe dla rozliczenia zadania i sprawozdań z trwałości. W związku z powyższym prosimy, aby Beneficjent pracował na jednym pliku i zachowywał ostatnią aktualną wersję załączników przekazaną do MUW w Warszawie. Ww. formularze są bowiem ze sobą funkcjonalnie połączone, co ma ułatwić Beneficjentom ich wypełnianie i minimalizować ryzyko wystąpienia błędów, przede wszystkim na etapie rozliczeń.

• OŚWIADCZENIA O VAT

Prosimy o złożenie oświadczenia o kwalifikowalności podatku VAT, które stanowi załącznik nr 6 do umowy. Załącznik nr 6 zamieszczony został w zakładce: Co robimy  > Polityka społeczna > Maluch + > Realizacja MALUCH+ 2020 > Moduł 3 > Wzory umów wraz z załącznikami.

W drodze oświadczenia o kwalifikowalności podatku VAT Beneficjent oświadcza, czy realizując zadanie w ramach programu Maluch+ 2020 będzie mógł odzyskać poniesiony koszt podatku VAT, czy też nie będzie miał takiej możliwości. Podatek VAT, który może zostać odzyskany lub odliczony na podstawie przepisów ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (Dz. U. z 2020 r. poz.106, z późn. zm.) oraz aktów wykonawczych do tej ustawy, stanowi bowiem koszt niekwalifikowalny zadania.

• INFORMACJI NT. NUMERU RACHUNKU BANKOWEGO I NAZWY BANKU

Prosimy o podanie: numeru rachunku bankowego utworzonego jako specjalny rachunek przeznaczony wyłącznie do obsługi środków otrzymywanych na realizację danego zadania w ramach programu Maluch+ 2020 oraz nazwy banku (tj. w przypadku realizacji dwóch różnych zadań, także w ramach dwóch różnych modułów programu, rachunki bankowe powinny zostać założone odrębnie dla każdego zadania). Prosimy także o przekazanie informacji, że Beneficjent jest właścicielem tego rachunku oraz że został on utworzony jako oddzielny rachunek przeznaczony wyłącznie do obsługi środków otrzymywanych w ramach programu Maluch+ 2020.

• DANYCH OSÓB UPOWAŻNIONYCH DO PODPISANIA UMOWY

Prosimy o podanie danych osoby lub osób upoważnionych do podpisania umowy, w tym danych kontaktowych, oraz o przekazanie stosownego upoważnienia lub pełnomocnictwa w przypadku wskazania osoby innej niż Beneficjent.

W razie woli wskazania osoby bezpośrednio zaangażowanej w realizację zadania, upoważnionej do bezpośredniego kontaktowania się w trybie roboczym w celu uzyskania aktualnych informacji dotyczących realizowanego zadania, prosimy także o podanie jej imienia i nazwiska, numeru telefonu kontaktowego oraz adresu e-mail, a także o nadesłanie oświadczenia o zgodzie tej osoby na przetwarzanie danych osobowych dla osób fizycznych według wzoru wykorzystywanego w naborze ofert – jeśli oświadczenie to nie zostało złożone wcześniej.

• INFORMACJI NT. ZABEZPIECZENIA NALEŻYTEGO WYKONANIA UMOWY

Kierując się zasadami dotyczącymi wniesienia zabezpieczenia należytego wykonania umowy jako zabezpieczenia roszczenia budżetu państwa z tytułu niewykonania (niepełnego wykonania) zadania, w tym w zakresie minimalnego okresu funkcjonowania instytucji i miejsc opieki dofinansowanych z programu Maluch+ 2020, ustalono konieczność złożenia deklaracji wystawcy weksla in blanco oraz samego weksla in blanco, gwarancji bankowej, hipoteki lub zastawu.

Gwarancja bankowa może zostać wniesiona, gdy Beneficjentem jest podmiot prowadzący działalność gospodarczą dłużej niż 1 rok. Prosimy o stosowną informację, wskazującą zamiar złożenia danej formy zabezpieczenia. Nieprzekazanie takiej informacji uznaje się za złożoną milczącą zgodę na wniesienie zabezpieczenia w formie weksla in blanco.

W przypadku wniesienia zabezpieczenia w formie weksla in blanco wraz z deklaracją wekslową przez osobę fizyczną, prowadzącą działalność gospodarczą oraz pozostającą w małżeńskiej wspólności majątkowej, konieczne jest przekazanie zgody małżonka na zaciągniecie zobowiązania wekslowego. W razie niepozostawania w małżeńskiej wspólności majątkowej, osoby fizyczne prowadzące działalność gospodarczą winny nadesłać stosowne oświadczenie do MUW w Warszawie.

• INFROMACJI NT. TERMINÓW REALIZACJI ZADANIA W CZĘŚCI DOTYCZĄCEJ TWORZENIA ORAZ FUNKCJONOWANIA MIEJSC OPIEKI

Prosimy o potwierdzenie aktualności terminów realizacji dotowanych zadań, tj.: okresu tworzenia miejsc opieki. W przypadku rozbieżności ww. terminów wskazanych w ofercie konkursowej i dokumentach złożonych wraz z oświadczeniem o przyjęciu środków Funduszu Pracy albo o przyjęciu dotacji, ze stanem faktycznym, prosimy o informację nt. aktualnych terminów tworzenia miejsc opieki i ewentualnie ich funkcjonowania; w razie zgłoszenia prośby o zgodę na zmianę tych terminów względem oferty konkursowej prosimy o ujęcie w tej prośbie wskazania przyczyn wnioskowanej zmiany.

• W TROSCE O SPRAWNĄ WYMIANĘ KORESPONDENCJI POMIĘDZY BENEFICJENTAMI A WOJEWODĄ MAZOWIECKIM, ZWRACAMY SIĘ Z PROŚBĄ O WYRAŻENIE ZGODY NA OTRZYMYWANIE Z MUW KORESPONDENCJI W POSTACI PISMA STANOWIĄCEGO ZAŁĄCZNIK DO E-MAILA.

Jednocześnie prosimy o potwierdzenie aktualności adresu poczty elektronicznej wskazanego w ofercie konkursowej. W przypadku gdy Beneficjent korzysta z Elektronicznej Platformy Usług Administracji Publicznej (ePUAP), korespondencja będzie prowadzona za pośrednictwem platformy ePUAP. Wyjaśniam, że zgodnie z rozporządzeniem Prezesa Rady Ministrów z 14 września 2011 roku w sprawie sporządzania pism w formie dokumentów elektronicznych, doręczania dokumentów elektronicznych oraz udostępniania formularzy, wzorów i kopii dokumentów elektronicznych (Dz. U. z 2018 r. poz. 180), elektroniczna skrzynka podawcza ePUAP umożliwia doręczanie pisma w formie dokumentów elektronicznych potwierdzonych profilem zaufanymi lub opatrzonych bezpiecznym podpisem elektronicznym weryfikowanym za pomocą kwalifikowanego certyfikatu. Dokumenty dostarczane w powyższy sposób są równoważne z oryginalnymi dokumentami podpisanymi odręcznie. Rekomendując powyższy sposób doręczania dokumentów, zachęcamy do bezpłatnego założenia profilu zaufanego ePUAP na stronie internetowej: https://pz.gov.pl/pz/registerMainPage.

W przypadku informacji dot. rachunku bankowego, zabezpieczenia należytego wykonania umowy, adresu poczty elektronicznej, terminów realizacji zadania oraz danych osób upoważnionych do podpisania umowy, przekazanie tych danych nie wymaga wypełnienia przez Beneficjenta wzoru formularza. Dane te można przekazać w piśmie skierowanym do MUW wraz z harmonogramem zapotrzebowania na środki finansowe, oświadczeniem o kwalifikowalności podatku VAT oraz aktualizacją kosztorysu realizacji zadania, z zastrzeżeniem, że muszą być one podpisane przez Beneficjenta lub osobę bądź osoby upoważnione do reprezentowania Beneficjenta.

Na obecnym etapie załączniki nr 3—5 i 7 nie są wypełniane.

 

PONADTO WSKAZUJEMY, ŻE:

• szczegółowy tryb zawierania umowy i składania wymaganego zabezpieczenia będzie ustalany bezpośrednio przed zawarciem umowy, po uzgodnieniu jej ostatecznej treści;
• wszelkie zmiany wymagają formy pisemnej, najczęściej w postaci pisemnej zgody wojewody, a w przypadku ich dokonywania po zawarciu umowy – aneksu. Umowa sporządzona jest na podstawie zakwalifikowania danej oferty konkursowej w ramach naboru, uzupełnionej zgodnie z zasadami programu Maluch+ 2020, dlatego też Beneficjent zobowiązany jest do realizacji zadania zgodnie z dokumentacją, na podstawie której dany wniosek był oceniany. W przypadku konieczności aktualizacji danych dotyczących realizacji zadania lub wprowadzenia zmian dopuszczalnych w myśl pkt. 10 programu Maluch+ 2020, Beneficjent powinien uzyskać zgodę na ich dokonanie, co do zasady wyrażoną poprzez przygotowanie umowy uwzgledniającej aktualizacje/zmiany wprowadzone do oferty bądź udzieloną odrębnym pismem. Należy zwrócić zatem uwagę na konieczność bieżącego informowania o planowanych zmianach, także na obecnym etapie, tak, aby mogły być one odpowiednio uwzględnione w umowie lub jej załącznikach;
• dofinansowanie może być wykorzystane na zasadzie refundacji poniesionych wydatków lub na zasadzie zaliczki;
• konieczne jest zachowanie szczególnej precyzji przy określaniu rodzaju kosztów — bieżących lub majątkowych, ponieważ zachowanie poziomu dofinansowania w razie konieczności dokonania późniejszych przesunięć pomiędzy kosztami bieżącymi a majątkowymi będzie w późniejszym czasie w części przypadków niemożliwe;
• w przypadku osób fizycznych kosztami kwalifikowalnymi zadania będą wyłącznie koszty poniesione w okresie prowadzenia przez te osoby działalności gospodarczej, tj. od daty uzyskania wpisu do Centralnej ewidencji i informacji o działalności gospodarczej;
• Wojewoda oraz beneficjent programu zawierają umowy w sprawie przekazania dofinansowania niezwłocznie i nie później niż w terminie do 3 miesięcy po uzyskaniu przez Wojewodę środków na realizację programu (tj. od daty wydania decyzji wojewody o zwiększeniu budżetu wojewody na realizację Programu lub od daty wpływu środków Funduszu Pracy na wyodrębniony rachunek bankowy wojewody), z zastrzeżeniem, że beneficjent przedłożył komplet spójnych i poprawnych, zgodnych z ofertą konkursową (z uwzględnieniem zaakceptowanych bezwarunkowo korekt i zmian) dokumentów niezbędnych do jej zawarcia, dysponuje uzgodnionym programem inwestycji (jeśli realizuje inwestycję budowlaną), zapewnił kompletność, poprawność i aktualność danych w rejestrze żłobków i klubów dziecięcych lub wykazie dziennych opiekunów oraz spełnił warunek rozliczenia dofinansowania udzielonego w poprzednich edycjach programu i utrzymania trwałości.

W przypadku rezygnacji z udziału w programie, podmiot jest zobowiązany do złożenia niezwłocznie rezygnacji do urzędu wojewódzkiego w formie pisemnej.