Mazowiecki Urząd Wojewódzki w Warszawie

Szanowni Państwo,

w związku z zakwalifikowaniem do dofinansowania zadania w ramach Resortowego programu rozwoju instytucji opieki nad dziećmi w wieku do lat 3 „MALUCH+”2020- moduł4, informujemy, że umowa w sprawie przekazania dofinansowania (zwana dalej „umową”) będzie mogła zostać podpisana po weryfikacji kompletności danych przekazanych przez beneficjentów oraz przedłożeniu dokumentów potwierdzających dane zawarte w ofercie i wymagane przez Program, o których mowa poniżej.

Wskazujemy, że Beneficjent może zostać wykluczony z listy podmiotów zakwalifikowanych do uzyskania dofinansowania w 2020 r. w przypadku zaistnienia okoliczności, o których mowa w pkt. 6.1.8. Programu Maluch+ 2020 m.in., gdy nie dokonał rozliczenia dofinansowania z lat ubiegłych lub nie dokonał zwrotu ewentualnych należności wraz z odsetkami w ramach realizacji poprzednich edycji programu Maluch+, również jeśli w programie Maluch+ 2020 występuje jako inny podmiot lub członek innego podmiotu. Dotyczy to również sytuacji beneficjenta gdy nie dochował okresu trwałości przewidywanego przez poprzednie edycje programu Maluch+, w ramach których otrzymał dofinansowanie i nie dokonał zwrotu ewentualnych należności wraz z odsetkami.

 

W związku z powyższym zwracamy się do Państwa z prośbą o przesłanie do MUW w Warszawie
(za pośrednictwem poczty bądź drogą elektroniczną, w tym zwłaszcza za pośrednictwem platformy ePUAP, podpisane przez osoby niezbędne do prawidłowej reprezentacji Beneficjenta profilem zaufanym lub kwalifikowanym podpisem elektronicznym) następujących dokumentów:

 

1. HARMONOGRAM WYPŁATY TRANSZ wg. zał. Nr 1 – odrębnie do każdej instytucji opieki
   W poszczególnych miesiącach, w zależności od rodzaju instytucji, proszę wpisać liczbę miejsc opieki, która jest planowana do obsadzenia. Dane w miesiącach styczeń – maj 2020 r. powinny być zgodne z liczbą faktycznie obsadzonych miejsc opieki. W miesiącach zawieszenia działalności placówek opieki w związku z COVID-19, dofinansowanie będzie przyznane tym dzieciom, za które rodzice ponosili opłaty pomimo nieuczęszczania dziecka do placówki opieki z zastrzeżeniem, że kwota dofinansowania nie może przekroczyć wysokości opłaty ponoszonej przez rodziców (patrz: komunikat w spr. COVID-19. pod adresem: https://www.gov.pl/web/uw-mazowiecki/maluch-komunikat-w-spr-covid-19 )

 

2. OŚWIADCZENIE O KWALIFIKOWALNOŚCI PODATKU VAT - wg. zał. Nr 2 - odrębnie do każdego rodzaju instytucji opieki  

 

3. KALKULACJA kosztów funkcjonowania instytucji opieki wg. zał. Nr 4 - 1 egzemplarz, odrębnie do każdej instytucji opieki, na którą beneficjent przyjął dofinansowanie w ramach Programu    
   Zgodnie z zapisami pkt 6.2.2 Programu, beneficjenci najpóźniej przed podpisaniem umowy z wojewodą mają obowiązek przedstawić kalkulację kosztów. Kwoty wykazane w kalkulacji kosztów powinny być zbieżne z kwotami podanymi w ofercie. W przypadku zmian w odniesieniu do danych przedstawionych w ofercie, beneficjent do kalkulacji załącza uzasadnienie wprowadzonych zmian.

 

4. OŚWIADCZENIE dotyczące poprawności danych w Rejestrze Żłobków i Klubów Dziecięcych lub w Wykazie Dziennych Opiekunów - wg. zał. Nr 5 lub Nr 6 - odrębnie do każdej instytucji opieki
   Zgodnie z zapisami pkt 6.1.4 Programu, beneficjenci przez zawarciem umowy na dofinansowanie funkcjonowania miejsc opieki, mają obowiązek złożenia oświadczenia o kompletności, poprawności i aktualności danych zawartych w Rejestrze Żłobków i Klubów Dziecięcych lub Wykazie Dziennych Opiekunów. Wojewoda weryfikuje kompletność ww. danych, a brak kompletności, poprawności i aktualności ww. danych może być przyczyną niezawarcia umowy o dofinansowanie.

 

5. NUMER RACHUNKU BANKOWEGO według zał. Nr 7 - 1 egzemplarz          
   Beneficjent składając oświadczenie podaje nr rachunku bankowego, nazwą banku oraz oświadcza, że wskazany rachunek bankowy jest wyodrębnionym rachunkiem w ramach prowadzonej działalności gospodarczej i przeznaczonym do obsługi środków dotacji celowej lub dofinansowania ze środków Funduszu Pracy (odrębnie dla każdego źródła dofinansowania).

 

6. OŚWIADCZENIA w sprawie korespondencji e-mailowej, według zał. Nr 8 - 1 egzemplarz     
   W trosce o sprawną wymianę korespondencji pomiędzy beneficjentami a Wojewodą Mazowieckim, zwracamy się z prośbą o wyrażenie zgody na otrzymywanie z Mazowieckiego Urzędu Wojewódzkiego w Warszawie korespondencji w postaci skanu pisma podpisanego elektronicznie, stanowiącego załącznik do e-maila lub samego e-maila. W tym przypadku, zobowiązuje się beneficjentów do każdorazowego potwierdzenia otrzymania pisma/e-maila, poprzez potwierdzenia odczytu e-maila. Jednocześnie prosimy o potwierdzenie aktualności adresu poczty elektronicznej wskazanego w ofercie konkursowej lub oświadczeniu o przyjęciu środków na dofinansowanie zadania. W przypadku, gdy beneficjent korzysta z Elektronicznej Platformy Usług Administracji Publicznej (ePUAP), korespondencja będzie prowadzona za pośrednictwem platformy ePUAP.     
   Wyjaśniamy, że zgodnie z rozporządzeniem Prezesa Rady Ministrów z 14 września 2011 roku w sprawie sporządzania pism w formie dokumentów elektronicznych, doręczania dokumentów elektronicznych oraz udostępniania formularzy, wzorów i kopii dokumentów elektronicznych, elektroniczna skrzynka podawcza ePUAP umożliwia doręczanie pisma w formie dokumentów elektronicznych opatrzonych profilem zaufanymi lub bezpiecznym podpisem elektronicznym weryfikowanym za pomocą kwalifikowanego certyfikatu. Dokumenty dostarczane w powyższy sposób są równoważne z oryginalnymi dokumentami podpisanymi odręcznie. Rekomendując powyższy sposób doręczania dokumentów zachęcamy do zapoznania się ze szczegółowymi informacjami dotyczącymi bezpłatnego założenia profilu zaufanego ePUAP, znajdującymi się na stronie internetowej: www.mazowieckie.pl, w zakładkach: Strona główna/Kontakt/Elektroniczna Skrzynka Podawcza.

 

7. UPOWAŻNIENIE lub PEŁNOMOCNICTWO - w  dowolnej formie w 3 egzemplarzach,           
   W ramach dopełnienia obowiązku przedstawienia kompletności dokumentów niezbędnych do zawarcia umowy, zwracamy się również z prośbą o wskazanie osoby lub osób upoważnionych do podpisania umowy wraz z danymi kontaktowymi oraz stosownym upoważnieniem lub pełnomocnictwem, w przypadku wskazania osoby innej niż Beneficjent.      
   Upoważnienie lub pełnomocnictwo powinno mieć zapis wyraźnie wskazujący, że osoba upoważniona ma prawo podpisać umowę dofinansowania i weksel in blanco w ramach programu Maluch +2020.

 

8. ZABEZPIECZENIE NALEŻYTEGO WYKONANIA UMOWY
   Zgodnie z zapisami pkt 6.2.9 Programu, Wojewoda wskazuje, że formą obligatoryjnie wniesionego zabezpieczenia należytego wykonania umowy jako zabezpieczenie roszczenia budżetu państwa
   i Funduszu Pracy z tytułu niewykonania (niepełnego wykonania) zadania, w tym w zakresie minimalnego okresu funkcjonowania instytucji i miejsc opieki dofinansowanych z Programu jest weksel lub weksel in blanco wraz z deklaracją wekslową.    
   Ponadto w przypadku osób prowadzących działalność gospodarczą należy złożyć oświadczenie współmałżonka o wyrażeniu zgody na zaciąganie zobowiązania w formie weksla in blanco
   (w przypadku wspólnoty majątkowej) według wzoru nr 9 - Oświadczenie o zgodzie współmałżonka na zaciągnięcie zobowiązania wekslowego  - 1 egzemplarz

 

9. OŚWIADCZENIE beneficjenta o fakcie poinformowania rodziców o zakwalifikowaniu się instytucji opieki do Programu MALUCH+2020 wg. zał. Nr 10 - 1 egzemplarz         
   Zgodnie z zapisami pkt 6.2.1 Programu, beneficjenci (w przypadku otrzymania dofinansowania na funkcjonowanie miejsc opieki), mają obowiązek poinformowania rodziców o fakcie zakwalifikowania instytucji opieki do Programu, w tym o kwocie przyznanego dofinansowania na 1 dziecko w ujęciu miesięcznym oraz o okresie dofinansowania, niezwłocznie po ogłoszeniu wyników konkursu przez Ministra lub w pierwszym możliwym terminie, jeśli instytucja została utworzona w terminie późniejszym, poprzez umieszczenie informacji na stronie internetowej beneficjenta, jeśli taka jest prowadzona oraz poprzez wywieszenie ww. informacji w ogólnie dostępnym miejscu w instytucji opieki.            
   Ponadto zgodnie z pkt. 6.2.6 Programu przy rozliczeniu dofinansowania na funkcjonowanie miejsc opieki mają obowiązek udokumentowania faktycznego obniżenia opłat rodziców, które powinno być potwierdzone oświadczeniami rodziców (indywidualnymi) według wzoru stanowiącego załącznik nr 3 do umowy – Indywidulane oświadczenie rodzica o pomniejszeniu opłat.

 

10. OŚWIADCZENIE w sprawie zwiększonych kosztów funkcjonowania miejsc opieki dla dzieci niepełnosprawnych lub wymagających szczególnej opieki - wg. zał. Nr 11 – 1 egzemplarz

 

 

JEDNOCZEŚNIE PRZYPOMINAMY,

• że wszelkie zmiany wymagają formy pisemnej, najczęściej w postaci pisemnej zgody wojewody, a w przypadku zawarcia umowy – aneksu. Umowa natomiast, sporządzona jest na podstawie zakwalifikowania danej oferty konkursowej w ramach naboru, uzupełnionej zgodnie z zasadami Programu, dlatego też beneficjent zobowiązany jest do realizacji zadania zgodnie z dokumentacją, na podstawie, której dany wniosek był oceniany. W przypadku konieczności aktualizacji danych dotyczących realizacji zadania lub wprowadzenia zmian dopuszczalnych pkt 10 Programu, beneficjent powinien uzyskać zgodę na ich wprowadzenie. Zatem, należy zwrócić uwagę na konieczność bieżącego informowania o planowanych zmianach, szczególnie na obecnym etapie, tak, aby mogły być one odpowiednio uwzględnione w umowie lub jej załącznikach.
• że dowodem potwierdzającym wprowadzenie zmian, przewidzianych Programem, po uzyskaniu zgody wojewody, jest przedłożenie do MUW w Warszawie wypisu z rejestru żłobków, klubów dziecięcych/wykazu dziennych opiekunów uwzględniającego wprowadzone zmiany.
• że beneficjent zobowiązuje się do spełnienia obowiązku informacyjnego, o którym mowa w art. 13 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE
  (Dz.U. UE. L 2016.119.1 z dnia 2016.05.04) (RODO) oraz przyjmuje do wiadomości, że Wojewoda Mazowiecki będzie przetwarzał dane osobowe Beneficjenta, osób wskazanych przez Beneficjenta jako osoby do kontaktu w procesie przyznawania i rozliczania dofinansowania a także dane osobowe przekazane przez beneficjenta w toku realizacji zadania.

 

W przypadku rezygnacji z udziału w Programie MALUCH+2020, beneficjent jest zobowiązany do niezwłocznego złożenia rezygnacji do Mazowieckiego Urzędu Wojewódzkiego w Warszawie w formie pisemnej zgodnie z zapisami pkt 6.1.9 Programu.