Przeczytaj raport „Cyfryzacja urzędów miast”
25.11.2022
Jak ma się cyfryzacja polskich miast? Aż 60% z nich nie posiada żadnego dokumentu strategicznego, w którym poruszono temat cyfryzacji. Niemal wszystkie mierzą się w procesie cyfryzacji z trudnościami finansowymi, a 42% także kompetencyjnymi. Obserwatorium Polityki Miejskiej IRMiR przedstawia raport „Cyfryzacja urzędów miast”.
Publikacja kreśli ogólny obraz poziomu cyfryzacji urzędów w miastach: od zarządzania procesem cyfryzacji, przez rozwiązania i technologie, oferowane e-usługi, aż po kompetencje cyfrowe. Pokazuje możliwy wpływ pandemii na cyfryzację miejskich urzędów oraz bariery, na jakie napotykają miasta. Dostarcza także szczegółowych informacji i danych na temat wybranych e-usług udostępnianych przez miasta duże (powyżej 100 tys. mieszkańców).
Odbiorcy – w zależności od potrzeb – mogą sięgnąć do zwięzłego podsumowania przedstawionego w częściach Kluczowe obserwacje i wnioski oraz Najważniejsze rekomendacje lub pokusić się o spojrzenie w głąb i przeczytanie dalszej części raportu.
Cyfryzacja wciąż nie jest dla miast priorytetem i napotyka na liczne bariery
W większości miast (60%) nie ma żadnego dokumentu strategicznego, w którym poruszono temat cyfryzacji. Jeśli miasta posiadają już taki dokument, to zwykle jest to ogólna strategia rozwoju gminy lub miasta. Brak dokumentów strategicznych pokazuje, że o transformacji cyfrowej w polskich miastach wciąż nie myśli się systemowo i długofalowo, a poprawa stopnia cyfryzacji administracji lokalnej następuje na ogół w sposób nieskoordynowany i dość przypadkowy. Symptomem tego problemu jest m.in. brak w strukturze urzędów jednostek organizacyjnych, które odpowiadałyby za zagadnienia cyfrowe. Jedynie w co trzecim mieście została wyznaczona osoba lub komórka organizacyjna zajmująca się transformacją cyfrową w urzędzie, a w co siódmym – osoba lub komórka odpowiedzialna za tematykę smart city.
Niemal wszystkie miasta dostrzegają bariery związane z cyfryzacją, najczęściej finansowe (92%). Około połowie miast doskwierają niechętne nastawienie pracowników do zmian i ich niewystarczające kompetencje. 40% miast (a aż 73% w grupie miast dużych) jako barierę w cyfryzacji wskazuje obowiązujące prawo. Dla miast dużych istotnym hamulcem są także niewystarczająca współpraca różnych komórek urzędu oraz istniejące rozwiązania IT. Niemal co trzecie miasto zwraca też uwagę na niski priorytet transformacji cyfrowej w zadaniach urzędu i brak lidera zmian.
Pandemia przyspieszyła cyfryzację
Pandemia COVID-19 zachęciła niemal wszystkie miasta do wprowadzania nowych rozwiązań dla pracowników związanych ze zwiększeniem zdalnego dostępu do miejskich zasobów, a co trzecie miasto – do wdrażania kolejnych e-usług dla mieszkańców.
E-usługi w miastach są na ogół rozproszone i pozwalają załatwić sprawę w urzędzie tylko częściowo
Choć 77% urzędów miast udostępnia na swoich stronach e-usługi dla mieszkańców, to są one na ogół rozproszone po różnych stronach/portalach miasta. Większość oferowanych e-usług (63%) umożliwia jedynie wypełnienie i złożenie wniosku lub deklaracji online. Administracja lokalna cały czas polega przy tym przede wszystkim na rozwiązaniach centralnych. W nieco ponad 60% e-usług w przeciętnym mieście używa się wyłącznie rozwiązań przygotowanych przez administrację państwową (prawdopodobnie ePUAP).
W miastach dużych oferta e-usług jest szersza, ale niekoniecznie łatwiej dostępna
Liczba usług rośnie wraz z wielkością miasta. W większości miast małych (5–20 tys. mieszkańców) nie przekracza ona 10, podczas gdy w ponad połowie największych ośrodków (pow. 200 tys.) wynosi ponad 100.
Trzy czwarte miast dużych (powyżej 100 tys. mieszkańców) gromadzi informacje o dostępnych e-usługach w jednym miejscu, ale tylko dwa na trzy urzędy umożliwiają łatwe wyszukanie tych informacji z poziomu strony głównej. Komunikaty o miejskich usługach w zdecydowanej większości miast napisane są formalnym, nie zawsze zrozumiałym językiem. Ewentualne e-usługi pozbawione są zazwyczaj jakichkolwiek wyjaśnień, użytkownikowi musi wystarczyć link, a w kilku miastach brakuje nawet jego – pomimo że e-usługa jest dostępna.
Zarówno układ warstwy informacyjnej oraz różnorodny sposób opisu, jak i rozproszenie e-usług na wielu platformach zdradzają silosowy charakter przeważającej większości urzędów miast dużych oraz niewystarczającą koordynację procesów cyfryzacyjnych. Są także świadectwem ignorowania perspektywy użytkownika. W skrajnych przypadkach miasta nie udostępniają nawet jednego punktu informującego o e-usługach i linkującego do wszystkich dostępnych platform.
Przeczytaj publikację „Cyfryzacja urzędów miast”!
